Neben einer Einführung in das Thema Wissensmanagement wurden auch die Fallbeispiele unserer Kunden VBH (siehe auch Beitrag zur VBH Wissensdatenbank auf dem CCD09), K.D.Feddersen und T-Systems Multimedia (siehe auch Beitrag zum “Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence“) vorgestellt. Bereits während der Vorträge kam eine lebhafte Diskussion auf. Insbesondere auch zu den vorgestellten Fallbeispielen.

Stefan Ehrlich von T-Systems Multimedia Solutions stellte in seinem Vortrag das wiki-basierte Intranet “Teamweb” vor, welches in enger Zusammenarbeit mit Communardo entstanden ist. Das Teamweb wird in diesem Jahr das klassische CMS-basierte Intranet vollständig ablösen. Vor allem aber ist das Teamweb ein Arbeitsmedium, z.B. für die Vorbereitung und Protokollierung von Mitarbeitermeetings, die Sammlung und Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen oder auch die Erstellung und Verbreitung von Management-Berichten über Blogbeiträge. Die Umstellung vom klassischen, von Teamassistenzen redaktionierten Berichtsdokumenten hin zum Berichtswesen 2.0 über Blogbeiträge, die über Tags (“Wochenbericht”) aggregiert werden stellt eine Prozessoptimierung dar, die bei T-Systems MMS zu deutlicher Zeitersparnis geführt hat. Stefan Ehrlich berichtete zudem, dass viele Mitarbeiter die Anzeige ihrer Fotos begrüßen und stolz auf Ihre Beiträge sind. So sind in den letzten zwei Jahren aktiver Nutzung über 15.000 Artikel im Teamweb entstanden. Dies ist vor allem auf die breite Anwendung für alle wichtigen Themen im Unternehmen zurückzuführen, von der Strategieentwicklung über Projekte bis hin zu internen Communities und Interest Groups.

In folgenden Vortrag stellte Björn Erik Mai das “Staxwiki” von Staxera vor, einem Hersteller von Hochtemperatur-Brennstoffzellen aus Dresden. Als Unternehmen mit einem hohen Anteil an Aktivitäten im Bereich Forschung und Entwicklung betreibt Staxera ein internes Wiki unter dem Motto  “Der Wissensvorsprung ist unser Erfolgsrezept”. Nach einem ersten Pilotversuch erfolgte eine konzeptionell begleitete Einführung im Top-down Vorgehen, welche vom BMWI-Vorhaben “DiWis – Wissenswerkstätten” begleitet wurde. Hr. Mai berichtete, dass es besonders wichtig war, die ersten engagierten Nutzer zu fördern, denn “Vorbildfunktion schafft Wiederholungstäter”. Das Staxwiki ist als Arbeitstool für die Mitarbeiter im Einsatz. Erstellt und verteilt werden auf diese Weise z.B. Produktbeschreibungen, Vorlagen, Protokolle u.v.a.m. Dies hat insbesondere nach dem Weggang eines australischen Mitarbeiters in seine Heimat sehr geholfen, zumindest Teile seines Wissens für das Unternehmen zu erhalten. Besonders interessant ist die bei Staxera konsequent umgesetzte Kategorisierung aller Wikiseiten durch Einordnung in einen Würfel mit den Dimensionen Inhaltskategorie, Betriebsbereich, Berechtigung. Die Einführung wurde anfangs von der Geschäftsleitung vorangetrieben. Nach erster Skepsis haben auch die Führungskräfte recht schnell das Potential erkannt und mitgezogen. Heute ist das Staxwiki “bei uns nicht mehr wegzudenken” und ein strategisches Element im Unternehmen, betontet Herr Mai in seinem Fazit.

Im anschließenden Vortrag stellte Herr Lesch von der Systema GmbH vor, wie das Unternehmen ein nahezu lückenloses Informations- und Wissensmanagement auf Basis von Lotus Notes aufgebaut hat. Dieses umfasst vor allem Applikationen rund um die Themen Kundendaten, Projekt- und Dokumentenmanagement.

Im Abschlussvortrag stellte Klemens Keindl (Core Business Development GmbH, Berlin) das o.g. Projekt DiWis und die Wissenswerkstätten vor und berichtete von einem Projekt zur Einführung einer unternehmensweiten Suchmaschine bei einem teilnehmenden Unternehmen.

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Vielen Dank an Martin Koser und Björn Negelmann für die Einladung zu diesem Interview und die Kommentare dazu. Entstanden ist dieses Video im Vorfeld des Enterprise 2.0 SUMMIT [Web] [Blog] [Twitter]. Ich werde an dieser Veranstaltung in diesem Jahr leider nicht selbst teilnehmen können, da ich in dieser Woche bereits die Enterprise 2.0 Conference in San Francisco besuche. Berichte zu dieser Veranstaltung sind hier im Human Network Competence Blog nachzulesen.

Ein Blick auf das Programm des Enterprise 2.0 SUMMIT zeigt, dass dies eine hochspannende Veranstaltung werden wird. Wer sich noch schnell für eine Teilnahme am E20SUMMIT entscheiden möchte, dem bietet der (Community-Manager-)Blogger-Promotioncode “e20sfp” einen Rabatt von 200€ bei der Registrierung.

Moderne Intranetlösungen stellen Werkzeuge für die Erfüllung dieser Anforderungen bereit. Wikis strukturieren firmeninternes Wissen, Content-Management Systeme verwalten Dateien und Dokumente, CRM-Systeme erfassen Kundendaten, ERP-Systeme organisieren den Einsatz vorhandener Ressourcen. An dieser Aufzählung wird jedoch die gemeinsame Schwachstelle dieser Lösungen deutlich: so zahlreich wie die Anforderungen in einem modernen Unternehmen sind, so zahlreich sind die Lösungen, mit denen sie umgesetzt werden. In einem üblichen Intranet können durchaus 5 oder mehr Systeme gleichzeitig im Einsatz sein – jedes als “Insellösung” mit einem klar definierten Einsatzgebiet. Es liegt auf der Hand, dass aus dieser Vielfalt Probleme erwachsen. Im Normalfall verfügt jedes dieser Systeme über eine eigene Benutzerverwaltung, eigene Oberflächen und ein eigenes Bedienkonzept. Zudem erschweren fehlende Standards die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen einzelnen Software-Produkten.

An dieser Problemstellung setzen webbasierte Portalsysteme an. Dabei ist zunächst festzuhalten: wo bereits bewährte Intranetlösungen exisitieren, werden diese durch den Einsatz einer Portallösung keinesfalls ersetzt. Vielmehr agieren Portale eine Ebene über bestehenden Wikis, CMS oder ERP-Systemen: sie integrieren die in einem Netzwerk vorhandenen IT-Systeme unter einer gemeinsamen Oberfläche und kombinieren deren Funktionalität zu einer neuen, zentralen Informations- und Prozessplattform. Gleichzeitig können durch den Einsatz mitgelieferter Out-of-the-box Funktionalität sowie durch die Integration neuer Systeme vorhandene Lücken effektiv geschlossen werden. Auf diese Weise schaffen Portale Einheitlichkeit. Benutzer müssen sich nicht mehr in allen Systemen einzeln anmelden; nach der einmaligen Eingabe von Benutzernamen und Passwort für das Portal ist der Nutzer in allen integrierten Systemen authentifiziert (Single Sign-On). Da der Zugriff über einen Browser erfolgt, sind keine zusätzlichen Software-Installationen notwendig. Gleichzeitig können die Mitarbeiter das Portal von jedem internetfähigen Rechner aus benutzen.

Ein Portalsystem kann verschiedene Schwerpunkte aufweisen, deren Ausprägung je nach Einsatzgebiet variieren kann.

• Informationsportal – Aus klassischen Content-Management Systemen bekannte Funktionen können in Portallösungen integriert und unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst werden. Der Einsatz von Formularen, Vorlagen und Workflows gewährleistet auch in hochgradig strukturierten Prozessen einen klar definierten Arbeitsablauf.
• Wissensportal – Mitarbeiter können ihren Erfahrungsschatz, ihre Ideen, Konzepte und Strategien in einer gemeinsamen Wissensbasis verwalten. Das Know-How einer Firma wird strukturiert verwaltet und kann zentral recherchiert werden. Jeder kann seine Erfahrungen mit Anderen teilen und gleichtzeig vom Wissen seiner Kollegen profitieren.
• Projektportal – Eine gemeinsame Arbeitsplattform verbessert die Zusammenarbeit räumlich verteilter Mitarbeiter und Teams. Teamräume fördern die Kommunikation und schaffen einen Platz für das kollaborative Lösen von Problemen.
• Social Networks – Die Vernetzung der Mitarbeiter schafft neue Wege der Kommunikation, fördert den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl. Alle Angestellten erhalten einen besseren Überblick, welches Wissen in ihrem Unternehmen vorhanden ist und an wen sie sich bei Problemen wenden können.
• Prozessportal – Durch die Steuerung von Workflows können Portale gewährleisten, dass Arbeitsabläufe nach einem vorgegebenen Schema ablaufen. Prozesschritte können automatisiert und die Aktivitäten der beteiligten Personen besser koordiniert werden.
• Integration Services – Moderne Portallösungen verfügen über Schnittstellen zu allen geschäftsrelevanten Applikationen und Services. Bestehende Funktionalität wird dabei unter einer gemeinsamen Oberfläche gebündelt.

Unabhängig von der konkreten Ausprägung verbindet Portallösungen ein gemeinsames Merkmal: die flexible Architektur ermöglicht eine personalisierbare Zusammenstellung von Informationen. Auf Wunsch kann jeder Nutzer eigene Sichten auf vorhadene Daten anlegen und in individuellen Oberflächen – den Dashboards – organisieren. Relevante Informationen werden gefiltert und zusammengefasst, Irrelevantes kann ausgeblendet werden. Durch die Bereitstellung vordefinierter Sichten erhalten Führungskräfte einen besseren Überblick über die Vorgänge in ihrem Unternehmen und sind jederzeit über aktuelle Statusmeldungen und Projektberichte informiert. Mitarbeiter können die für sie relevanten Team- und Projektinformationen auf einen Blick einsehen und auswerten.

Besonders bei Portalsystemen hat sich die Verwendung von Open Source Software (z.B. Liferay, JetSpeed, JBoss) im Unternehmenseinsatz als vorteilhaft erwiesen. Dank der Standardkonformität und Interoperabilität, auf die in der Open-Source Gemeinde besonderer Wert gelegt wird, entstehen systemoffene und flexibel erweiterbare Lösungen. Teure Individualentwicklungen für Datenmigration und proprietäre Kommunikation entfallen. Durch die große Gemeinde an freiwilligen Entwicklern wird die Qualität der zugrunde liegenden Software sowie eine fortlaufende, kostenlose Weiterentwicklung garantiert. Auch unternehmenskritische Aspekte wie Sicherheit, effiziente Suche sowie Skalierbarkeit sind Schwerpunkte aktueller Entwicklungen und müssen den Vergleich mit kommerziellen Systemen nicht scheuen. Für viele Unternehmen spielt natürlich auch die Kostenersparnis durch die Lizenzkostenfreiheit von Open Source Software eine wichtige Rolle. Dieser Aspekt sollte allerdings nicht der Ausschlaggebende sein – auch bei Open Source Produkten entstehen Kosten für Betrieb und Wartung, für das Training der Mitarbeiter sowie die Integration von Drittsystemen. Eine Amortisation der anfänglichen Investition ist dabei nach etwa einem bis drei Jahren realistisch.

Im Vergleich verschiedener Open Source Portale hat sich insbesondere Liferay als praktikable Lösung für den Unternehmenseinsatz etabliert und ist unter anderem bei der Lufthansa, der Deutschen Post und der BMW AG im Einsatz. Dank der Vielzahl mitgelieferter Portlets lässt sich bereits Out-of-the-box ein funktionales Intra- und Internetportal erstellen. Die – im Vergleich zu JetSpeed und JBoss – überragende Unterstützung von Standards (u.a. JSR 168, JSR 286, JSF-314, WSRP, Hessian/Burlap, REST, RMI, Mikroformat) garantiert ein interoperables und zukunftssicheres System.

Vergleicht man das dargestellte Potential eines webbasierten Unternehmensportals mit den Eingangs angeführten Anforderungen an moderne Unternehmen, werden die Vorteile für alle Beteiligten deutlich: Mitarbeiter erlangen an zentraler Stelle Zugang zu allen Informationen, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen. Internes Know-How kann team- und projektübergreifend verwaltet werden und steht allen Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Führungskräfte sind jederzeit über das firmeninterne Geschehen informiert. Eine u.U. zerstreute und ungenutzte Intranetlandschaft wird vereinheitlicht, die Akzeptanz und der Umgang mit bewährten und neuen Lösungen steigt.

Die aus Offenheit und Flexibilität resultierenden Vorteile machen deutlich, dass der Einsatz eines Open Source Portals im Unternehmensumfeld eine wirtschaftlich sinnvolle Kombination aus Qualität, Funktionalität und Preis-Leistung darstellen kann. Insbesondere für Lösungen mit hohem Anspruch an Funktionsvielfalt, Personalisierbarkeit und Zukunftssicherheit stellen Portale eine ernstzunehmende Alternative zu proprietären Eigenentwicklungen dar.

Wie bei vielen IT-Lösungen gilt allerdings auch hier: um die erfolgreiche Integration in ein Unternehmen zu gewährleisten, sollte bei der fachliche Konzeption und der technischen Integration Rückhalt durch einen erfahrenden Dienstleister eingeholt werden. Auf diese Weise bietet die Einführung eines Unternehmensportals die Chance und das Potential, sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Eine intensive Diskussion des Themas findet sich u.a. im Blog von Berhard Schloss.

Nimmt man zum Beispiel IT Projekte unter die Lupe, so stimmt sicher jeder zu, wenn man behauptet, dass Kommunikation in IT Projekten eine große Rolle spielt. Eher die Regel als die Ausnahme ist es, dass die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten an der Entwicklung von Softwareprojekten arbeiten.

Bisher dominiert hier das immer voller werdende E-Mail Postfach die Kommunikationslandschaft. Doch modernere Formen der Kommunikation, insbesondere Blogging und Micro-Blogging können einen Teil unserer Kommunikation sinnvoller entgegennehmen und verteilen, als das E-Mails können.

Doch wo liegen die Probleme dieser Kommunikation und wie können die neuen Kommunikationswege zu einer Verbesserung führen. Beginnen muss man damit, dass die Ablage der Mails korrekt sortiert in den Postfächern der Mitarbeiter organisiert ist. Wie übergibt man in einer solchen Situation einer Person, die neu in das Projekt kommt, die bisherige Kommunikation inklusive wichtiger Informationen, womöglich auch Themenbezogen? Das damit verbundene Standardvorgehen ist im besten Fall die Freigabe des E-Mail Postfaches für Andere, wesentlich häufiger ist der Informationsstand direkt abhängig vom Zeitpunkt des Projekteintrittes, ohne dass der “Neue” die Möglichkeit erhält, die Historie des Projektes zu ergründen. Aus diesem Grund kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen nicht weitergereicht werden bzw. für die Zukunft im Postfach eines Einzelnen sicher verwahrt werden.

Ein zweites Problem stellt auch die Art der Informationsverteilung dar. Hier muss sich jeder, der eine Information innerhalb des Projektteams versenden möchte, der Frage stellen, für wen denn diese Informationen eigentlich relevant oder interessant sind. Diese Entscheidung muss auch abhängig von der Art der zu versendenden Information jederzeit neu getroffen werden. Alle, die schon einmal an einem Projekt mitgearbeitet haben, bei dem mehrere Abteilungen für verschiedene Aufgaben involviert sind, werden dieses Problem kennen. Fragen der Art “Wer gehört eigentlich jetzt zum Projekt?” oder “Wurde das Team in einer anderen Abteilung/an einem anderen Standort um eine Person vergrößert, an die ich meine Mail auch senden muss?” treten dann relativ schnell auf und sind in der Regel nur zeitintensiv zu beantworten.

Aus der Schilderung der Probleme heraus muss man sich schon die Frage stellen, ob die aktuellen Kommunikationsformen in Projekten durch Web 2.0 Anwendungen wie Blogs oder Micro-Blogs unterstützt oder aber teilweise auch abgelöst werden können?

Am Beispiel des communote Micro-Blogging Servers soll dies Potential aufgezeigt werden.

Kollektiver Kommunikationsspeicher

Nutzt man für einen Teil der Projektkommunikation (Kurznachrichten, Notizen, Hinweise, Statusinformationen) ein Microblogging System, so werden diese Informationen zentral abgelegt. Jeder Projektmitarbeiter hat so einfach und schnell die Möglichkeit, die kommunizierten Informationen einzusehen und darin zu recherchieren. Auch für Mitarbeiter, die später in das Projektteam aufgenommen werden, stehen diese Informationen aus der Zeit vor ihrer Aufnahme unproblematisch zur Verfügung.

Projektkommunikation mit communote

Ebenso vorteilhaft dürfte sich der Einsatz der Microblogging Beiträge auf den unvorhergesehenen Ausfall von Projektmitgliedern und die damit verbundene Notwendigkeit, einen schnellen Ersatz zu finden, auswirken. Wo vorher gerätselt werden musste, auf welchem Stand die Arbeit unterbrochen wurden, lassen die Eintrage im Microblogging Server Hinweise und Schlüsse auf den Stand und die Fertigstellung der Aufgaben zu.

Zentrale Kommunikation – dezentrale Verteilung

Setzt man in IT Projekten auf Micro-Blogging, wendet man sich von der vorausschauenden, direkten Verteilung der Informationen ab. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern eine Erleichterung für denjenigen, der die Informationen bisher vollständig und direkt verteilen musste.

Vielmehr liegt es jetzt in der Pflicht aller Projektmitglieder, die für sie wichtigen Kanäle, Autoren und Themen zu abonnieren. Kommen Projektmitglieder in einer beliebigen Abteilung im Projekt neu dazu, abonnieren diese die wichtigen Themen und werden ab sofort themenbezogen informiert.

Diese Beispiele zeigen, dass Micro-Blogging in IT Projekten das Potential besitzt, die Kommunikation im Team transparenter, nachvollziehbarer und zentral zugreifbar zu organisieren.

In einem nächsten Beitrag möchte ich der Frage nachgehen, welche Anforderungen sich an die Nutzer eines Micro-Blogs stellen.

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines “Teamweb” als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.

Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten “StraWiki” innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als “Best Practice” anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der “Leuchttürme” müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

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In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

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Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

• Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
• Unternehmens-Wikis brauchen einen “Kümmerer” oder “Wiki-Gärtner“, der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
• Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
• Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz “Pilot” und “Beta” für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
• Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
• Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein “Big Bang”

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

Bei der Betrachtung des organisationen Wissensmanagements wurden die Bedürfnisse des Wissensarbeiters an sich oftmals schlicht vergessen. Nichtzuletzt deshalb wird derzeit verstärkt über das “persönliche” Wissensmanagement diskutiert, wie z.B. in unserem Vortrag auf dem Barcamp in Jena und in diesem Weblog. Von der überbetont unternehmensweiten Perspektive wird also zu einer betont persönlichen Perspektive übergegangen.

Ein möglicher Lösungsansatz für das persönliche Wissensmanagement besteht in der Nutzung von Weblogs. In ihrer Grundform als einfaches, chronologisches Internet-Tagebuch einer Person stellt es eine besonders persönliche Form der Online-Kommunikation dar. Jochen Robes schreibt in seinem Blog ausführlich darüber, auf welche Weise Wissensarbeiter Weblogs einsetzen können. Ich möchte an dieser stelle beleuchten, worin nun der Unterschied zwischem “klassischen” Wissensdatenbanken und dem Einsatz von Weblogs im Unternehmen liegt?

1. Persönliches Interesse als primäre Motivation des Autors

Während bei klassischen Wissensdatenbanken Inhalte eher nach einer zentralen Vorgabe i.S.e. betrieblichen Anforderung erstellt wurden, wird ein bloggender Mitarbeiter sich vor allem Themen widmen, die aus seiner ganz spezifischen Tätigkeit stammen, denen er sich für eine gerade aktuelle Problemstellung widmet oder für die ganz allgemein sein Interesse gefunden haben. Durch die persönliche Note gewinnen Blogbeiträge eine hohe Authentizität – und die Persönlichkeit des Autors wird durch die Blogbeiträge im Unternehmen geprägt und bekannt.

2. Individuelle Formate

Zentrale Wissensdatenbanken enthalten oftmals gut strukturierte Dokumentationen von Fakten, Quellen und Vorgehensweisen oder Best Practices. Demgegenüber sind Weblogs eher von Mikroartikeln über persönliche Erkenntnisse und Erfahrungen, aber auch von Meinungen und Thesen geprägt, die über das Weblog zur Diskussion gestellt werden. Manche Blogger nutzen Weblogs auch, um ihre eigenen Erkenntnisse geeignet zu strukturieren und zu dokumentieren.

3.  Feedback als Qualitätssicherung

Anstelle von Reviews und Freigabeprozessen steht bei Weblogs das Feedback der Leser im Mittelpunkt. In seinem Weblog kann ein Autor alles veröffentlichen, egal ob frühreif oder fundiert. Einmal publiziert ist der Inhalt dann einem mitunter schonungslosen Diskurs ausgesetzt, wobei eine Bewertung nicht durch zentrale Prüfungen sondern über das Leseverhalten, Ratings und Kommentare der Leser erfolgt.

4. Vernetzung

Die Blogosphäre lebt im Internet wie im Intranet von der Vernetzung von Blogbeiträgen über Hyperlinks und Kommentare, wobei an beidem in der Regel mehrere Personen mitwirken und nicht nur eine einmalige Verlinkung und Verschlagwortung vorgenommen wird. Rund um die Blogbeiträge und Kommentare bildet sich eine Blogger-Community, die zur Vernetzung im Unternehmen beiträgt, einem der wichtigsten Aspekte im firmenweiten Wissensmanagement überhaupt.

5. Einfache technologisch Basis

Während für sog. Wissensmanagementsysteme oft in umfangreichen Projekten komplexe Plattformen entwickelt und zentral bereitsgestellt wurden, können Weblogs relativ schnell und kostengünstig bereitgestellt werden, z.B. unter Einsatz von WordPress, welches auch diesem Blog als Basis dient. Für einen umfassenden Einsatz im Unternehmen ist jedoch sehr zu empfehlen, aus Gründen der Sicherheit, Stabilität, Wartbarkeit und Skalierbarkeit Weblogs als zentalen Service im Unternehmensintranet anzubieten. Neben den bekannten Open Source Werkzeugen bietet sich dabei vor allem auch der Einsatz von Plattformen wie Atlassian Confluence und Microsoft Sharepoint an, die über praxistaugliche Blogging-Funktionen für den Unternehmenseinsatz verfügen. (Disclaimer: Wir bei Communardo beschäftigen uns u.a. genau mit diesen Dingen und werden dazu an dieser Stelle weiter berichten.)

5. Die Masse der Blogs schafft die Wissensbasis

Die dezentrale Erzeugung und Publikation von Blogbeiträgen führt zu einer neuen Herausforderung: Wie kann eine Integration in eine organisatorische Wissensbasis oder ein Gesamtüberblick über das gesammelte Erfahrungswissen gelingen. Dazu gibt es verschiedene erste Ansätze die geeignet kombiniert werden müssen:

• Volltextsuche: Einbindung aller Weblogs in eine einheitliche, firmenweite Volltextsuche als Bestandteil einer zentralen Plattform (wie z.B. Confluence oder Sharepoint) oder als zusätzlicher Dienst
• Social Bookmarking: Firmeninterne Nutzung eines Dienstes für Online-Lesezeichen, die wie bei del.icio.us von den Mitarbeitern angelegt und mit Schlagworten (engl. tags) charakterisiert werden. Über die Tags können dann Verzeichnisse relevanter Quellen angelegt und Volltext-Recherchen ausgeführt werden.
• Mash-ups: Unter Verwendung von RSS (ein XML-Protokoll mit dem Namen Real Simple Syndication) können die Inhalte der Blogs in Intranet-Seiten integriert und mit anderen Inhaltsangeboten geeignet kombiniert werden.

Fazit:

Während zentrale Wissensmanagementsysteme oft aufgezwungen worden sind, kann der firmenweite Einsatz von Weblogs durchaus als befreiend empfunden werden. Aber auch der Umgang mit dieser Freiheit muss erlernt werden. Angefangen von der Kultur des Umgangs mit und der Kommunikation über dieses Medium bis hin zum professionellen Betrieb von unternehmensweiten Blogging-Plattformen.