Jetzt stelle man sich vor, ein übergreifendes Thema im Unternehmen ist gerade aktuell und täglich werden Informationen in vielen Fachbereichen (Communities) dazu veröffentlicht. Diskussionen entstehen und einzelne Mitarbeiter erlangen neue Kompetenzen daraus. Die Aufgabe hierbei besteht nun, am Thema dran zu bleiben, ohne in die einzelnen Fachbereiche (Communities) tiefer einsteigen zu müssen. Die Lösung: “Folge dem Tag!”.

In IBM Connections besteht die Möglichkeit, einem oder mehreren selbstgewählten Tags zu folgen und so keine Aktivität aus seinem Netzwerk aus dem Auge zu verlieren.

Mit wenigen Klicks kann sich das jeder für sich einrichten:

1. Login in IBM Connections
2. Aufruf der Seite “Aktualisierung” unter “Homepage” (horizontale Navigation)
3. Öffnen des “Nachrichtenfeed” (linke Navigation)
4. Menüeintrag “Tags” auswählen
5. Mit Hilfe von “Meine Tags verwalten” eigene Tags hinzufügen, denen man folgen möchten

Die zu den Tags gehörenden Aktionen werden ab sofort auf dieser Seite angezeigt, sortiert nach dem Änderungsdatum. Man erfährt auf einen Blick, welche Aktion von wem erstellt wurde und kann direkt in das Thema übder den Link einsteigen.

Wer sich per E-Mail über diese Aktivitäten informieren lassen möchte, der kann auch “Tags” mit einschließen. Dazu unter “Einstellungen” (“Top-Menü”) den Eintrag “Tag” suchen und die gewünschte Einstellung treffen.

Mit Hilfe des Enterprise AdContext Widget von Communardo können diese Informationen auch auf der persönlichen Widget Homepage angezeigt werden.

Fazit:
Die Funktion “Tags folgen” bietet dem Anwender die Möglichkeit, Aktivitäten zu einem bestimmten Thema zu verfolgen. Speziell Management und Themenverantwortliche erhalten die für Sie wichtigen Informationen verdichtet angezeigt und verschaffen sich mit wenig Aufwand einen guten Überblick über Aktivitäten in Ihrem Bereich.

Intranet 2.0

Prinzip „Authoring“: Alle Mitarbeiter können Inhalte erstellen, ändern oder ergänzen. Diese Möglichkeit bleibt nicht einer kleinen Gruppe von Anwendern vorbehalten, sondern jeder wird in die Lage versetzt, transparent im Unternehmen Inhalte zu generieren (dies wird auch als ‘User generated content’ bezeichnet ) .
Oft wird diese Möglichkeit von den Anwendern in Form von Corporate Blogs, Projekt Wikis oder Microblogs zur transparenten Kommunikation wahrgenommen.

In unserer eigenen Firma und bei unseren Kunden haben wir beobachtet, dass die Fähigkeit der Anwender, Inhalte, wie Texte, Bilder, Videos oder Dokumente, in einem Kontext gemeinschaftlich zu organisieren dazu führt, dass mehr Informationen und Wissen allgemein zugänglich abgelegt werden. Gerade in Projekten entstehen so Wissensinseln, die über Intranet 2.0 Technologien schnell auch durch andere Mitarbeiter gefunden und genutzt werden können.
Durch die Umsetzung einer microblog-orientierten Kommunikation (z.B. mit Communote) in Projekten oder im Unternehmen allgemein, konnten wir eine höhere Transparenz im Unternehmen schaffen, die wiederum zu einer stärkeren und übergreifenden Zusammenarbeit der Mitarbeiter unabhängig von Abteilungsgrenzen führte.
Die Vorteile entstehen durch effiziente Problemlösungsprozesse durch die Integration von Kollegen mit entsprechenden Kompetenzen, der Vermeidung von Doppelarbeit oder Mehrfachrecherchen und aktiver Unterstützung durch Fach- und Führungskräfte im Kontext der Aufgabenstellungen der Mitarbeiter.

Prinzip „Linking“: In einem Intranet 2.0 ist es möglich, alle Inhalte miteinander zu verlinken, Inhalte einzubetten oder auf externe Quellen im Internet zu verweisen.
Durch die Anwendung dieses Prinzips generieren die Mitarbeiter im Unternehmen ein übergreifendes Wissensnetz. Der Vorteil hierbei, die relevanten Inhalte werden nicht ausschließlich über hierarchische Strukturen erreicht, sondern es werden die verschiedenen Verlinkungen im Intranet genutzt. Diese dynamische, automatisch generierte und integrierte Navigation führt zum schnelleren Zugriff auf die benötigten Informationen.

Prinzip „Tagging“: Einens der wertvollsten Prinzipien ist das „Tagging“ der Inhalte in einem Intranet 2.0. Durch das Markieren der Informationen mit Tags (einzelne Begriffe, die Inhalte näher beschreiben bzw. kategorisieren) ist es für die Anwender einfacher, Filter auf die Inhalte des Intranets oder auf Suchergebnisse anzuwenden und die angezeigten Ergebnisse entsprechend ihres Informationsbedarfes einzuschränken.
Aus dieser Eigenschaft heraus hat sich eine neue Arbeitsweise entwickelt, die auf der Filtereigenschaft der Tags beruht und als asynchroner Arbeitsprozess bezeichnet wird. Der Vorteil dieser Arbeitsweise ist die Möglichkeit, mit Hilfe des richtigen Taggings sicherzustellen, dass Informationen und Aufgaben zu jedem Zeitpunkt (z.B. einem regelmäßigen Termin) aufgegriffen und bearbeitet werden können.

Wir nutzen diese Möglichkeit z.B. für unsere Arbeit im Führungsteam, welches sich alle zwei Wochen trifft. In der Zeit zwischen den Terminen werden die notwendigen Informationen und Themen über unseren Microblog durch alle Mitglieder des Führungsteams gesammelt und entsprechend getaggt. In den Terminen wird dann nach den vereinbarten Schlagworten gefiltert, um die relevanten Themen von den restlichen Informationen des Microblogs zu trennen und effizient zu bearbeiten. Dies funktioniert in der Praxis hervorragend.
Auch die automatische Aggregation von Inhalten zu übergreifenden Listen bietet sich auf Basis des Taggings an und findet in der Praxis häufig Anwendung.

Prinzip „Signals“: Wie im Internet entstehen durch den Einsatz von Social Software Suites im Unternehmen lebendige Intranetsysteme, deren Inhalte und Nutzen durch die Gemeinschaft der Mitarbeiter ständig wächst. In diesem Zusammenhang entstand aus der Web 2.0 Evolution heraus die RSS-Funktion, die es Anwendern erlaubt, sich gezielt über Neuerungen von Inhalten oder ganzen Inhaltsbereichen zu informieren. Heute gehört es in Enterprise 2.0 Systemen wie Atlassian Confluence, IBM Lotus Connections, Communote oder Microsoft Sharepoint zum Standard, RSS Feeds von Seiten, Dokumenten, Blogs oder den Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu abonnieren und mit anderen RSS-Feeds zu einem persönlichen und individuellen Informationsstream zu kombinieren.
Neben RSS-Feeds, die auch übergreifend genutzt werden können, hat sich die Funktion des ‚Followings‘ innerhalb moderner Intranet 2.0 Applikationen durchgesetzt. Basis dieser Funktion ist es, Inhalten, Tags oder Nutzern innerhalb des Intranets zu folgen, um bei Änderungen oder neuen Einträgen im persönlichen Dashboard informiert zu werden.
Als weitere Quelle des Following-Prinzips können Anwender ‚Activity Streams‘ einbinden, die sie gezielt über Aktualisierungen in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel einer Projekt-Community, informieren.

Prinzip „Search“: Das aus dem Internet bekannte Prinzip nur neu verpackt? Nicht ganz. Im Intranet 2.0 haben die Funktionen wie Autovervollständigung, Keyword-Suche und Tag-Filterung Einfluss auf die klassische Suchfunktion genommen. Somit konnte diese zu einem effizienten Werkzeug entwickelt werden. Anwender werden besser bei der Suche nach Informationen unterstützt und schneller zu passenden Suchergebnissen geführt.

Prinzip „Extensions“: Der modulare, serviceorientierte und standardisierte Aufbau des Intranets führt zu einer leichteren Erweiterbarkeit mit neuen Funktionen und Diensten (z.B. über Plugins).
Die meist in einer eigenen Community entwickelten Funktionen können als Plugins die Intranet Basis ständig ergänzen und führen damit zu einer Effizienzsteigerung, in dem sie die Funktionalität erweitern und wiederkehrende Aufgaben und Prozesse abbilden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, vorhandene Inhalte und Dienste miteinander zu kombinieren. Die Integration von externen Diensten wie Goolge Maps, Flickr, Slideshare, Scribd oder Youtube sind nur einige Bespiele, welche den Anwendern eine Integration in das Intranet 2.0 ermöglichen und zur Kombination von extern verfügbaren Informationen mit den im Intranet dokumentierten Inhalten führen.
Die Kombination von unternehmensinternen und externen Diensten in Form von Enterprise Mashups versetzt die Anwender selbst in die Lage, Dienste und Prozesse zu automatisieren, die sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Neben den von McAfee geprägten Prinzipen ist das Hauptmerkmal heutiger, moderner Intranet 2.0 Systeme, persönliche Netzwerke abzubilden und integriert zu nutzen.

Prinzip „Corporate Social Network“: Gerade die Funktion eigene Profilseiten mit Kontaktdaten, Interessen, Fähigkeiten und aktuellen Projekten bzw. Aufgaben zu erstellen, schafft Transparenz im Unternehmen und erlaubt es den Mitarbeitern untereinander schnell Ansprechpartner zur Unterstützung bei ihren Aufgaben zu identifizieren sowie selbst Anregungen und Empfehlungen zu geben.
Gerade auch die abteilungs- oder standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern wird durch das Social Network des Unternehmens stark gefördert und trägt im Sinne des Unternehmens zur Beschleunigung und Effizienzsteigerung der Prozesse bei.

Herausforderungen

Neben den Möglichkeiten, die Intranet 2.0 Systeme aktuell bieten bestehen auch noch einige Herausforderungen, deren Lösung den Einsatz und die Akzeptanz dieser Systeme im Unternehmen weiter verbessern.
Aus unseren Projekten wissen wir, dass dazu die folgenden Bereiche zählen, auf die in den nächsten Beiträgen näher eingegangen werden soll:

• Nutzung von Enterprise Mashups im Intranet 2.0
• Semantische, personalisierte und individuelle Informationsfilterung mit verschiedenen Filterstufen (Content Clustering)
• Generierung und Integration von leichtgewichtigen Topicmaps/Ontologien im Unternehmenskontext
• Der Umgang mit großen Datenmengen und deren Archivierung

Die Herausforderungen des Intranet 2.0 sind mit verschiedenen Technologiealternativen zu meistern. In unseren Intranet 2.0 Projekten setzten wir Technologien wie IBM Lotus Connections, Atlassian Confluence oder Microsoft Sharepoint ein. Darüber erfahren Sie in den folgenden Beiträgen dieser Reihe mehr.

Wir haben dafür 8 Ansätze identifiziert, die allen Web 2.0 Enthusiasten gut bekannt sein werden, die aber in Unternehmen zumindest teilweise erst langsam bekannt werden und zur Anwendung kommen.

Während die folgenden die Ansätze im Detail die Anwendung der Tools für das betriebliche Wissensmanagement beleuchten werden soll dieser Artikel zunächst einen Überblick gewähren.

Wikis

Wikis erfreuen sich in der Wissensmanagemen-Community zunehmender Beliebtheit. Im Grunde handelt es sich dabei um ein einfaches aber enorm leistungsfähiges Hypertextformat, welches vor allem die kollaborative Erstellung von Dokumentationen i.S.e. Explizierung von Wissen sehr gut ermöglicht. Darüberhinaus werden Wikis zunehmend umfassender eingesetzt, z.B. als Ersatz für ganze Intranet-Portale.

Weblogs

Weblogs sind quasi “webbasierte Tagebücher”, die in Anlehnung an klassische Tagebücher oder Schiffstagebücher im Grunde ein weitere beliebtes Format darstellen. Ausgehend von der recht einfachen Erstellung und Publikation von persönlichen Texten (inklusive Verschlagwortung und Kategorisierung) sind Weblogbeiträge durch einen hohen Grad an Verknüpfung zu anderen Blogbeiträgen, z.B. über Trackbacks, Pingbacks und Hyperlinks sowie u.U. ausführliche Diskussionen der Inhalte durch anderen Nutzer gekennzeichnet. Die Blogosphäre im Internet ist daher durch eine Vielzahl an Fachcommunities gekennzeichnet. Ein Ansatz der auch im Unternehmen funktionieren kann und vor allem eine gute Verbindung der persönlichen mit der Unternehmensperspektive darstellt.

Microblogging

Gerade im Firmenalltag sind kurze, prägnante Formate hilfreich. Ob z.B. Twitter für den Unternehmenseinsatz nutzbar ist wird gerade heiß diskutiert. Gerade bei der Abwicklung von Projekten scheint jedoch diese Form der Dokumentation von Ideen, Problemen und Lösungen oder Ereignissen die Kommunikation sehr gut zu unterstützen. Inwieweit dies z.B. via Projekt-De-Briefing letztlich auch dem Wissensmanagement zu Gute kommen kann, soll zum späteren Zeitpunkt betrachtet werden.

Social Networks

Dass soziale Netzwerke zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für das betriebliche Wissensmanagement gehören ist bekannt. Dafür wurden über Expert Directories oder Yellow Pages immer wieder Lösungen geschaffen, die jedoch in ihrer Wirksamkeit und vor allem Aktualität von Plattformen wie XING, LinkedIn oder Facebook gegenwärtig mehr und mehr in den Schatten gestellt werden. Vielleicht werden derzeitige Unternehmens-Verzeichnisse demnächst durch derartige Werkzeuge abgelöst.

Social Bookmarking & Tagging

Die Sammlung wertvoller Quellen und Dokumente war seit jeher eine wichtige Aktivität beim Aufbau von Wissen. Seit der Verfügbarkeit großer Mengen nutzbarer Inhalte im Internet (und Intranet) und der Ablagemöglichkeit von Dokumenten in Dateisystemen oder Dokumenten Management Systemen wird die strukturierte Verwaltung entsprechender Quellenverzeichnisse (Linklisten, Indexe etc.) immer wichtiger. Dem Tagging, als der einfachen Verschlagwortung (Schlagworte, engl.: Tags) von Inhalten anstelle der Einordnung in komplexe Taxonomien kommt dabei eine immer größere Bedeutung zu. Gerade im teamorientierten Aufbau solcher Verzeichnisse, wie z.B. von del.icio.us u.a. liegt großes Potential für das Wissensmanagement im Unternehmen.

Rich Media Content

Unter dieser Überschrift möchte ich darauf aufmerksam machen, dass die Möglichkeiten der Mediennutzung immer vielfältiger werden. Während bisher gerade in Unternehmen oftmals nur Texte und Präsentationen für die Dokumentation von Wissen verwendet wurden, bieten heutige preiswert oder kostenfrei verfügbare Tools oder Webdienste die Möglichkeit, Audio und Video-Inhalte zu produzieren und für die Vermittlung von Wissen zu benutzen.

Information Pull via RSS

Durch die immer umfassendere Unterstützung durch Webbrowser und PIMs wie z.B. Outlook hat sich das RSS-Protokoll zum Quasi-Standard für personalisierte Informationsversorgung der Nutzer etabliert. Was im Klartext für den Otto-Normalverbraucher kaum verständlicher XML-Code ist, ermöglicht es via RSS-Feedrader (oder z.B. den Google Reader) lesbar gemacht ein einfaches Abbonement interessanter Inhalte z.B. von Weblogs, Social Bookmarks o.ä.

Mash-Ups

Die Schaffung einer einheitlichen und allumfassenden Wissensbasis für das Unternehmen hat sich als Illusion herausgestellt. Vielmehr haben gerade kleine, thematisch eng fokussierte Wissensmanagement-Projekt und Wissensbasen viel schneller einen nachhaltigen Erfolg gezeigt. Im Umkehrschluß ist die Schaffung einer Unternehmenswissensbasis die Kombination der einzelnen Aktivitäten und “Wissensinseln” von großer Bedeutung. Vor diesem Hintergrund soll die Anwendung von Mash-Ups näher beleuchtet werden.