Doch was steckt hinter diese großartigen Weiterentwicklung?

Punkt 1: IBM Connections integriert den Activity Stream – Doch warum ist dieser Punkt so wichtig?

Bereits heute konsumieren wir unsere Informationen aus den verschiedensten Quellen. Dabei den Überblick zu behalten, richtig zu priorisieren und die Informationen effizient zu verarbeiten ist aktuell die Herausforderung. Das Prinzip des  Activity Streams, der uns unsere Informationen unterschiedlicher Quellen in einem Strom zur Verfügung stellt, leistet hier einen wichtigen Beitrag zur effizienten Verarbeitung dieser Informationen.

Verknüpft mit den Embedded Apps erhält der Anwender die Möglichkeit, direkt aus dem Activity Stream heraus Prozesse zu starten oder zu steuern, ohne dabei die Applikationen wechseln zu müssen.

Damit wird der Activity Stream das zentrale Informations-Cockpit für Anwender. Klassische Portale, wie wir sie aktuell noch kennen, werden zunehmend durch das Prinzip des Activity Stream verdrängt werden. Der Activity Stream bietet Nutzern eine zugeschnittene und personalisierte Ansicht.

Unterstützt werden die Anwender durch die Social Analytics Funktionen von Connections, die helfen, Informationen innerhalb des Activity Streams zu filtern und zu priorisieren. Damit behalten die Anwender den Überblick und steuern die Verarbeitung der anfallenden Informationen effizient.

Punkt 2: Activity Streams halten Einzug in die Communities

Das Prinzip der transparenten und sichtbaren Kommunikation regt gerade in Projektteams oder Themen-Communities den Austausch untereinander und die Selbstorganisation von Teams an. Dabei hilft es, dass Teams im Kontext ihres Projektes oder einer Themen-Community eine sichtbare Kommuniktion in Communities nutzen können. Diese Funktion ermöglicht es den Mitgliedern in  Projekt- oder Themencommunities, ihre Kommunikation sichtbar und im Kontext  der Community gefiltert aufzunnehmen und zu führen.

Punkt 3: E-Mail inside – Connections integriert die klassische E-Mail

Das die Hersteller bereits mit Hochdruck daran arbeiten, die klassische E-Mail Funktion als ein Teil der Collaboration Tools mit in die Social Software Suites zu integrieren, ist bereits an dem Aufwand  zu sehen, mit dem sie ihre Web-Varianten der E-Mail Clients vorantreiben.

IBM geht hier aber einen Schritt weiter. Nicht nur,  dass die E-Mail Funktion einem Connections-Anwender integriert in seiner Social Business Umgebung zur Verfügung steht, bietet IBM doch in Connections Next auch die Möglichkeit, Exchange-Server anzubinden. Die Anwender nutzen dann in ihre Social Software Umgebung integriert E-Mail und Kalender. Dies dürfte sich auch positiv auf die Akzeptanz der Pilotnutzer auswirken. Dies ist ein wichtiger Schritt nach vorn.

Quelle: cmswire.com

Punkt 4: IBM Docs

Jeder, der schon einmal gemeinsam und gleichzeitig mit anderen Inhalte erstellt hat und dafür Dienste wie Etherpad oder typewith.me nutzte, kennt den Vorteil der Echtzeit-Kollaboration. Dieses Prinzip wurde durch IBM in Connections Next integriert und bietet Anwendern die Möglichkeit, gemeinsam mit sofortigem Feedback Inhalte zu erstellen und an Dokumenten zu arbeiten.

Punkt 5: Social Business goes Mobile

IBM verschreibt sich dem aktuellen Trend, Anwendung auch mobil zur Verfügung zu stellen. Bereits in der jetztigen Version von Connections ist die Nutzung durch iOS oder Android Geräte möglich. IBM wird hier aber die Unterstützung und die angebotenen Funktionen weiter ausbauen – ein folgerichtiger Schritt.

Diese Punkte zeigen, dass IBM das Produkt Connections erheblich durch wichtige Funktionen wie Activity Streams, E-Mail Integration, Echtzeit-Kollaboration, Mobile oder die Interaktion mit anderen Anwendungen aufwertet und damit 2012 eine führende Rolle im Social Software Markt einnehmen wird.

• Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams verbessert sich
• Kollegen, Kunden und Partner vernetzen sich enger, auch über Standortgrenzen hinweg
• Wissen wird direkt  und offen ausgetauscht

In unserem Webinar zum Thema “Einsatz von Social Software im Unternehmen” zeigen wir Ihnen sowohl die Vorteile, als auch den Nutzen von Social Software im praktischen Einsatz mit IBM Lotus Connections auf.

Sie möchten einen umfassenden Einblick erhalten? Dann vereinbaren Sie einen individuellen Termin für ein Webinar. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf.

Außerdem veranstaltet Communardo gemeinsam mit IBM am 15. September 2011 den Social Business Day. Anwender- und Expertenvorträge geben einen praxisbezogenen Einblick in den Nutzen sowie die erfolgreiche Umsetzung von Social Software Projekten. Die Veranstaltung richtet sich an Führungskräfte, Intranet Verantwortliche sowie EDV-Leiter.

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Wir freuen uns mit Ihnen aktiv über dieses Thema zu diskutieren!

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines “Teamweb” als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.

Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten “StraWiki” innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als “Best Practice” anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der “Leuchttürme” müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

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In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

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Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

• Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
• Unternehmens-Wikis brauchen einen “Kümmerer” oder “Wiki-Gärtner“, der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
• Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
• Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz “Pilot” und “Beta” für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
• Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
• Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein “Big Bang”

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

Die Session von Constantin Gonzales von Sun Microsystems zum Thema “Vom Mitarbeiter zum Mitmacher” über seine Erfahrungen bei Sun mit Web 2.0 für die Mitarbeiter bot einen guten Einstieg. (Ein anderer Vortrag von ihm findet sich hier.)

Constantin selbst ist Technologieberater, aber seit geraumer Zeit mit Social Media befasst. Eingangspräsentation rund um den Gedanken “Connect-Share-Reuse”, das gilt nicht nur intern, sondern vor allem auch über die Firmengrenzen hinaus. Gutes Beispiel der Erfolg von MySQL. Gerade in Zeiten der Rezession (die wir hier jetzt nicht herbeireden wollen) gilt, dass man nicht alles noch einmal erfinden muss und besser Vorhandenes nutzen sollte. Etwas Eigenwerbung für Sun muss sein: Sun gibt viel in die OpenSource Community, nach einigem Zögern Java, StarOffice/OpenOffice, OpenSolaris etc. und baut rundherum eine Community auf.

Bei Sun gibt es eine Corporate Blog Plattform, http://blogs.sun.com/, auf der jeder Sun Mitarbeiter ohne vorherige Freigabe im Internet bloggen kann. Es gibt nur einige Blog Regeln, deren Einhaltung über eine Art freiwillige Selbstkontrolle überwacht wird. Dazu weisen sich eben vor allem die Mitarbeiter gegenseitig aufeinander hin. Interessanter Hinweis: Sun bemüht sich derzeit, die US Börsenaufsicht zu überzeugen, dass Ad-hoc-Mitteilungen via Blog ebenso gültig sind wie im bisherigen Fax/Telex-Format. Die Statistik zeigt derzeit 4820 Blogs bei 30.000 Mitarbeitern, das sind immerhin 16 Prozent! Constantin weist klar darauf hin, dass Blogging ein schlagkräftiges Marketinginstrument bei geringstem Budget ist. Das hilft eben vor allem auch den normalen Mitarbeiter, die eben nicht erst ein Marketing-Budget beantragen müssen.

Darüberhinaus gibt es eine separate Initiative in Deutschland. Unter www.systemhelden.com gibt es ein Deutsches Portal für Sysadmins, insbesondere mit Podcasts, die natürlich vor allem von Technikern genutzt werden. Und spontan gibt es ein Feedback und Lob von einem Session-Teilnehmer.

Intern hinter der Firewall nutzt Sun eine Plattform “SunSpace” auf Basis von Atlassian Confluence mit Social Network, internen Support Communities, Dokumentenmanagement. Besonders interessant ist dabei die “Community equity” und die “Participation Equity”, einer Art Währung oder Punkte, die man erhält, wenn man selbst beiträgt oder Inhalte von der Plattform nutzt. Die Punktestände werden aber nur dem Nutzer selbst gezeigt und nicht den Kollegen, um Datenschützern gleich den Wind aus den Segeln zu nehmen. Das Confluence-System ist derzeit im Pilotstadium und war auch live zu sehen. Jeder Nutzer hat eine Visitenkarte, kann selbst Communities eröffnen. Beiträge können bewertet und kommentiert werden. Besonders von Nutzern nachgefragtes Feature ist der Zugriffsschutz für vertrauliche Themen. Feeds von Twitter.com können eingebunden werden. Social Bookmarking wird über ein anderes internes System angeboten, einem Nachbau von del.icio.us, der aber in die Community-Plattform zukünftig integriert werden soll. Die Frage nach einer Art Slideshare wurde auch angegangen und zwar über den Sun Learning Space.

Fazit: Eine spannende Session mit einem guten Beispiel von Intranet 2.0 im Unternehmen, auch wenn auch bei Sun die Nutzung von SunSpace erst in den Anfänge ist.

PS: Viele Gemeinsamkeiten mit dem TeamWeb bei T-Systems MMS an dem wir konzeptionell und technisch intensiv mitgearbeitet werden. Hier der Hinweis zu einem Video von den Machern bei der MMS. Mehr dazu später in unserem Blog.

Weitere Liveberichte auch von Martin Koser im frogpond.

Vor einigen Wochen haben wir hier in unserem Blog und auf der Cebit vorgestellt, welche Services aus unserer Sicht Bestandteil eines Intranet 2.0 sein sollten. Diese sind – allesamt – auch mit CMS und Portalsoftware umsetzbar, ggf. erweitert um einige kollaborative Features. Die Projektpraxis zeigt aber, dass Intranet-Projekte in denjenigen Unternehmen, die beim Intranet neue Wege gehen und konsequent auf Social Software setzen schneller ans Ziel kommen. Besonders hervorzuheben ist dabei der Ansatz, ein Intranet auf Wiki-Basis aufzusetzen. Nicht nur für uns als Partner der Firma Atlassian sondern für immer mehr Unternehmen ist dabei Atlassian Confluence die erste Wahl.

Warum ist das so? Das Geheimnis liegt aus unserer Sicht in einer optmialen Kombination aus Web 2.0 Services, die im Intranet gebraucht werden, der Dynamik einer lebendigen Community und einem Mindestmaß an professionellem Support durch den Hersteller und die Partner:

Web Publikation – zentral und dezentral

Das Anlegen und Verlinken von Webseiten zum Publizieren wichtiger Unternehmensinformationen ist denkbar einfach. Aufwändige Redaktionsinterfaces werden nicht benötigt. Die Strukturierung von Texten und die Einbindung multimedialer Inhalte ist in ausreichender Weise möglich. Die nachvollziehbare Versionierung von Änderungen ist eine einfach nutzbare Standardfunktionalität. Obwohl Offenheit nun eher dem Zeitgeist entspricht als Geheimniskrämerei bietet Confluence eine Authentifikation (auch gegen LDAP und Active Directory) und einen verständlichen Zugriffsschutz für wirklich vertrauliches.

Blogging – für jedermann jederzeit möglich

Als Wikisystem bietet Confluence ein eher minimalistisches Blogging-Paket unter dem Namen “News”, zumal wenn man von WordPress verwöhnt worden ist. Aber dafür hat jeder Inhaltsbereich automatisch einen sofort nutzbaren Blog, der ohne Einrichtungsaufwand genutzt werden kann. Über Plugins oder kleiner Anpassungen kann das Blogging erweitert werden, um höhere Ansprüche zu befriedigen. Spannend ist vor allem auch, wie Blogs das Berichtswesen im Unternehmen verändert.

Wissensmanagement – Wikis für alle

Schlechte Zeiten für Administratoren und Dienstleister brechen an. Ist Confluence einmal im Hause, dann werden erstere nicht mehr benötigt, wenn für das Wissensmanagement oder auch nur für die Projektdokumentation ein Wiki benötigt wird. Ohne (u.U. geheime) Installation eines Servers kann ein neues Wiki (als Bereich) in Confluence jederzeit angelegt werden. Dies ist der Kern von Confluence. Hervorzuheben ist neben der üblichen Versionierung dabei vor allem die hierarchische Strukturierbarkeit von Wikiseiten, das durchgängige Tagging und (falls nötig) auch der Zugriffsschutz. Nichtzuletzt kann an jede Seite eine Menge von Dokumenten angehängt werden. Das ist nicht gerade ein DMS, aber für den Wiki-Einsatz allemal geeignet.

Soziale Netzwerke – der Mitarbeiter im Mittelpunkt

Es gibt nichts spannenderes, als nach dem Start eines Confluence-Projekte zu beobachten, wie die persönlichen Seiten aktiver Benutzer aus dem Boden schießen. Durch die Erweiterbarkeit von Wikiseiten mit Plugins sind hier der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. An dieser Stelle sollte man nicht beschränken, sondern von den Kollegen lernen! Die persönliche Seite (angereichtert um Visitenkarte, Tagcloud, Bookmarks und Blog) ist das Aushängeschild des Mitarbeiters im Intranet und sein eigenes Publikationsmedium. Damit und über die integrierte Kontaktfunktion unterstützt Confluence aktiv die Vernetzung im Unternehmen.

Personalisierung – Widerstand gegen den Information overload

In diesem Bereich ist das Web 2.0 noch ganz am Anfang. Confluence bietet mit dem RSS-Builder eine pragmatische Lösung für die Zusammenstellung eines Newsfeeds, der die eigenen Interessen abdeckt. Hier erwarten wir aber noch mehr von den Entwicklungsteams!

Integration von Applikationen – Mashup mit Prozessen

Hier haben sicherlich die Portalanbieter die Nase vorn. Doch gerade im Web 2.0 Zeitalter kommen wir ab von der Strategie einer homogenen Technologieplattform und wenden uns der leichtgewichtigen Integration von best-of-breed Ansätzen über Mashups zu. Die Plugin-Interfaces von Confluence bieten hier weitreichende Möglichkeiten. Davon macht vor allem auch die stetig wachsende Entwickler-Community Gebrauch. Das Angebot an nützlichen und frei verfügbaren Add-ons ist reichhaltig. In manchen Projekten wetteifern Endbenutzer und Entwickler regelrecht um die besten und schnellsten Lösungen – hier verschieben sich die Rollen gewaltig – es gilt eine tragbare Governance zu definieren und zu leben, die Stabilität sicherstellt und gleichzeitig die Innovation (i.S. einer “perpetual beta”) nicht behindert.

“Enterprise” Wiki Software – das Premium zum Wiki-Ansatz

Was macht Confluence zur “Enterprise”-Wiki Software? Aus unserer Sicht sind das drei Dinge:

• Atlassian und seine Partner stehen für Investitionssicherheit, kontinuierliche Innovation und Weiterentwicklung und professionellen Support.
• Confluence kann als stabile und skalierbare Plattform für den firmenweiten Einsatz aufgesetzt werden und ersetzt eine Vielzahl von Insellösungen – zu vertretbaren Einstiegs- und Folgekosten.
• das Plugin-Interface ermöglicht eine spezifische Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit der Lösung unter Einbeziehung vorhandener kostenfreier Angebote.

In diesem Beitrag ist sicherlich ein gewisses Maß an Beigeisterung von Softwerkern für eine innovative Technologie, ein “Tool”, eingeflossen. Die größte Begeisterung jedoch entsteht, wenn man in den Tagen nach dem Start im Dashboard unter “Zuletzt geändert” beobachtet, welche Eigendynamik die Mitarbeiter bei der Gestaltung von Inhalten im Wiki an den Tag legen.

In Folgebeiträgen soll eine Intranet 2.0 Artikelreihe entstehen, in der wir vorstellen wollen, wie einzelne Aspekte des Intranet 2.0 mit Confluence und anderen Werkzeugen ausgestaltet werden können. Fortsetzung folgt.

Ergänzen möchte ich meine persönliche Erfahrung, dass im Rahmen jeder neuen Welle durch die vorher gesammelten Erfahrungen vor allem auch die Dinge richtig umgesetzt werden, die in der vorhergehende Welle euphorisch ausprobiert wurden. Im Enterprise 3.0 werden wir also erleben, dass Partizipation, nutzergenerierte Inhalte und der Einsatz von Social Software zum Alltag in Unternehmen gehören.

Bei der Betrachtung des organisationen Wissensmanagements wurden die Bedürfnisse des Wissensarbeiters an sich oftmals schlicht vergessen. Nichtzuletzt deshalb wird derzeit verstärkt über das “persönliche” Wissensmanagement diskutiert, wie z.B. in unserem Vortrag auf dem Barcamp in Jena und in diesem Weblog. Von der überbetont unternehmensweiten Perspektive wird also zu einer betont persönlichen Perspektive übergegangen.

Ein möglicher Lösungsansatz für das persönliche Wissensmanagement besteht in der Nutzung von Weblogs. In ihrer Grundform als einfaches, chronologisches Internet-Tagebuch einer Person stellt es eine besonders persönliche Form der Online-Kommunikation dar. Jochen Robes schreibt in seinem Blog ausführlich darüber, auf welche Weise Wissensarbeiter Weblogs einsetzen können. Ich möchte an dieser stelle beleuchten, worin nun der Unterschied zwischem “klassischen” Wissensdatenbanken und dem Einsatz von Weblogs im Unternehmen liegt?

1. Persönliches Interesse als primäre Motivation des Autors

Während bei klassischen Wissensdatenbanken Inhalte eher nach einer zentralen Vorgabe i.S.e. betrieblichen Anforderung erstellt wurden, wird ein bloggender Mitarbeiter sich vor allem Themen widmen, die aus seiner ganz spezifischen Tätigkeit stammen, denen er sich für eine gerade aktuelle Problemstellung widmet oder für die ganz allgemein sein Interesse gefunden haben. Durch die persönliche Note gewinnen Blogbeiträge eine hohe Authentizität – und die Persönlichkeit des Autors wird durch die Blogbeiträge im Unternehmen geprägt und bekannt.

2. Individuelle Formate

Zentrale Wissensdatenbanken enthalten oftmals gut strukturierte Dokumentationen von Fakten, Quellen und Vorgehensweisen oder Best Practices. Demgegenüber sind Weblogs eher von Mikroartikeln über persönliche Erkenntnisse und Erfahrungen, aber auch von Meinungen und Thesen geprägt, die über das Weblog zur Diskussion gestellt werden. Manche Blogger nutzen Weblogs auch, um ihre eigenen Erkenntnisse geeignet zu strukturieren und zu dokumentieren.

3.  Feedback als Qualitätssicherung

Anstelle von Reviews und Freigabeprozessen steht bei Weblogs das Feedback der Leser im Mittelpunkt. In seinem Weblog kann ein Autor alles veröffentlichen, egal ob frühreif oder fundiert. Einmal publiziert ist der Inhalt dann einem mitunter schonungslosen Diskurs ausgesetzt, wobei eine Bewertung nicht durch zentrale Prüfungen sondern über das Leseverhalten, Ratings und Kommentare der Leser erfolgt.

4. Vernetzung

Die Blogosphäre lebt im Internet wie im Intranet von der Vernetzung von Blogbeiträgen über Hyperlinks und Kommentare, wobei an beidem in der Regel mehrere Personen mitwirken und nicht nur eine einmalige Verlinkung und Verschlagwortung vorgenommen wird. Rund um die Blogbeiträge und Kommentare bildet sich eine Blogger-Community, die zur Vernetzung im Unternehmen beiträgt, einem der wichtigsten Aspekte im firmenweiten Wissensmanagement überhaupt.

5. Einfache technologisch Basis

Während für sog. Wissensmanagementsysteme oft in umfangreichen Projekten komplexe Plattformen entwickelt und zentral bereitsgestellt wurden, können Weblogs relativ schnell und kostengünstig bereitgestellt werden, z.B. unter Einsatz von WordPress, welches auch diesem Blog als Basis dient. Für einen umfassenden Einsatz im Unternehmen ist jedoch sehr zu empfehlen, aus Gründen der Sicherheit, Stabilität, Wartbarkeit und Skalierbarkeit Weblogs als zentalen Service im Unternehmensintranet anzubieten. Neben den bekannten Open Source Werkzeugen bietet sich dabei vor allem auch der Einsatz von Plattformen wie Atlassian Confluence und Microsoft Sharepoint an, die über praxistaugliche Blogging-Funktionen für den Unternehmenseinsatz verfügen. (Disclaimer: Wir bei Communardo beschäftigen uns u.a. genau mit diesen Dingen und werden dazu an dieser Stelle weiter berichten.)

5. Die Masse der Blogs schafft die Wissensbasis

Die dezentrale Erzeugung und Publikation von Blogbeiträgen führt zu einer neuen Herausforderung: Wie kann eine Integration in eine organisatorische Wissensbasis oder ein Gesamtüberblick über das gesammelte Erfahrungswissen gelingen. Dazu gibt es verschiedene erste Ansätze die geeignet kombiniert werden müssen:

• Volltextsuche: Einbindung aller Weblogs in eine einheitliche, firmenweite Volltextsuche als Bestandteil einer zentralen Plattform (wie z.B. Confluence oder Sharepoint) oder als zusätzlicher Dienst
• Social Bookmarking: Firmeninterne Nutzung eines Dienstes für Online-Lesezeichen, die wie bei del.icio.us von den Mitarbeitern angelegt und mit Schlagworten (engl. tags) charakterisiert werden. Über die Tags können dann Verzeichnisse relevanter Quellen angelegt und Volltext-Recherchen ausgeführt werden.
• Mash-ups: Unter Verwendung von RSS (ein XML-Protokoll mit dem Namen Real Simple Syndication) können die Inhalte der Blogs in Intranet-Seiten integriert und mit anderen Inhaltsangeboten geeignet kombiniert werden.

Fazit:

Während zentrale Wissensmanagementsysteme oft aufgezwungen worden sind, kann der firmenweite Einsatz von Weblogs durchaus als befreiend empfunden werden. Aber auch der Umgang mit dieser Freiheit muss erlernt werden. Angefangen von der Kultur des Umgangs mit und der Kommunikation über dieses Medium bis hin zum professionellen Betrieb von unternehmensweiten Blogging-Plattformen.

Wir haben dafür 8 Ansätze identifiziert, die allen Web 2.0 Enthusiasten gut bekannt sein werden, die aber in Unternehmen zumindest teilweise erst langsam bekannt werden und zur Anwendung kommen.

Während die folgenden die Ansätze im Detail die Anwendung der Tools für das betriebliche Wissensmanagement beleuchten werden soll dieser Artikel zunächst einen Überblick gewähren.

Wikis

Wikis erfreuen sich in der Wissensmanagemen-Community zunehmender Beliebtheit. Im Grunde handelt es sich dabei um ein einfaches aber enorm leistungsfähiges Hypertextformat, welches vor allem die kollaborative Erstellung von Dokumentationen i.S.e. Explizierung von Wissen sehr gut ermöglicht. Darüberhinaus werden Wikis zunehmend umfassender eingesetzt, z.B. als Ersatz für ganze Intranet-Portale.

Weblogs

Weblogs sind quasi “webbasierte Tagebücher”, die in Anlehnung an klassische Tagebücher oder Schiffstagebücher im Grunde ein weitere beliebtes Format darstellen. Ausgehend von der recht einfachen Erstellung und Publikation von persönlichen Texten (inklusive Verschlagwortung und Kategorisierung) sind Weblogbeiträge durch einen hohen Grad an Verknüpfung zu anderen Blogbeiträgen, z.B. über Trackbacks, Pingbacks und Hyperlinks sowie u.U. ausführliche Diskussionen der Inhalte durch anderen Nutzer gekennzeichnet. Die Blogosphäre im Internet ist daher durch eine Vielzahl an Fachcommunities gekennzeichnet. Ein Ansatz der auch im Unternehmen funktionieren kann und vor allem eine gute Verbindung der persönlichen mit der Unternehmensperspektive darstellt.

Microblogging

Gerade im Firmenalltag sind kurze, prägnante Formate hilfreich. Ob z.B. Twitter für den Unternehmenseinsatz nutzbar ist wird gerade heiß diskutiert. Gerade bei der Abwicklung von Projekten scheint jedoch diese Form der Dokumentation von Ideen, Problemen und Lösungen oder Ereignissen die Kommunikation sehr gut zu unterstützen. Inwieweit dies z.B. via Projekt-De-Briefing letztlich auch dem Wissensmanagement zu Gute kommen kann, soll zum späteren Zeitpunkt betrachtet werden.

Social Networks

Dass soziale Netzwerke zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für das betriebliche Wissensmanagement gehören ist bekannt. Dafür wurden über Expert Directories oder Yellow Pages immer wieder Lösungen geschaffen, die jedoch in ihrer Wirksamkeit und vor allem Aktualität von Plattformen wie XING, LinkedIn oder Facebook gegenwärtig mehr und mehr in den Schatten gestellt werden. Vielleicht werden derzeitige Unternehmens-Verzeichnisse demnächst durch derartige Werkzeuge abgelöst.

Social Bookmarking & Tagging

Die Sammlung wertvoller Quellen und Dokumente war seit jeher eine wichtige Aktivität beim Aufbau von Wissen. Seit der Verfügbarkeit großer Mengen nutzbarer Inhalte im Internet (und Intranet) und der Ablagemöglichkeit von Dokumenten in Dateisystemen oder Dokumenten Management Systemen wird die strukturierte Verwaltung entsprechender Quellenverzeichnisse (Linklisten, Indexe etc.) immer wichtiger. Dem Tagging, als der einfachen Verschlagwortung (Schlagworte, engl.: Tags) von Inhalten anstelle der Einordnung in komplexe Taxonomien kommt dabei eine immer größere Bedeutung zu. Gerade im teamorientierten Aufbau solcher Verzeichnisse, wie z.B. von del.icio.us u.a. liegt großes Potential für das Wissensmanagement im Unternehmen.

Rich Media Content

Unter dieser Überschrift möchte ich darauf aufmerksam machen, dass die Möglichkeiten der Mediennutzung immer vielfältiger werden. Während bisher gerade in Unternehmen oftmals nur Texte und Präsentationen für die Dokumentation von Wissen verwendet wurden, bieten heutige preiswert oder kostenfrei verfügbare Tools oder Webdienste die Möglichkeit, Audio und Video-Inhalte zu produzieren und für die Vermittlung von Wissen zu benutzen.

Information Pull via RSS

Durch die immer umfassendere Unterstützung durch Webbrowser und PIMs wie z.B. Outlook hat sich das RSS-Protokoll zum Quasi-Standard für personalisierte Informationsversorgung der Nutzer etabliert. Was im Klartext für den Otto-Normalverbraucher kaum verständlicher XML-Code ist, ermöglicht es via RSS-Feedrader (oder z.B. den Google Reader) lesbar gemacht ein einfaches Abbonement interessanter Inhalte z.B. von Weblogs, Social Bookmarks o.ä.

Mash-Ups

Die Schaffung einer einheitlichen und allumfassenden Wissensbasis für das Unternehmen hat sich als Illusion herausgestellt. Vielmehr haben gerade kleine, thematisch eng fokussierte Wissensmanagement-Projekt und Wissensbasen viel schneller einen nachhaltigen Erfolg gezeigt. Im Umkehrschluß ist die Schaffung einer Unternehmenswissensbasis die Kombination der einzelnen Aktivitäten und “Wissensinseln” von großer Bedeutung. Vor diesem Hintergrund soll die Anwendung von Mash-Ups näher beleuchtet werden.

Im Mitteldeutschen Barcamp in Jena wurde eine Session zum Thema “Team Collaboration im Web 2.0 mit Fokus auf Social Bookmarking” präsentiert.

Die verbesserten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Netz ist einer der wichtigsten Gründe, warum sich Web 2.0 Technologien durchsetzen, denn sie bieten die Grundlage dafür, gemeinsam und verteilt auf verschiedenste Standorte an einem Thema miteinander zu interagieren. So können in Wikis mehrere Personen an Artikeln schreiben, ihr Wissen beisteuern, Korrekturen vornehmen und Kommentare abgeben, und damit in kürzester Zeit mit einem Minimalaufwand an zusätzlicher Kommunikation Inhalt von hoher Qualität erstellen.

Im Fokus der Session standen dabei Social Bookmarking Systeme und speziell die Bedeutung der Zusammenarbeit in diesen System. In del.icio.us ist es dabei möglich Bookmarks von anderen Nutzern – falls freigegeben – einzusehen.

Für einen Unternehmenseinsatz ist es hier interessant, wie die Zusammenarbeit in verschiedenen Teams vorangetrieben werden kann. Teams, die an eigenen Aufgaben arbeiten und Inhalte austauschen wollen, sollten einfach über neuen Inhalt ihrer Teammitglieder informiert werden können; unabhängig davon das Teams sich dynamisch zusammenfinden können. Zum einen muss das Social Bookmarking System diese Teams dabei unterstützen und zum anderen in der Lage sein, diese über neue verfügbare Inhalte zu informieren. Letzteres führt zur Verwendung von RSS Feeds, die definiert und eingeschränkt werden können, und damit frei konfigurierbar werden müssen. Dies überträgt den Collaboration Gedanken von der Bereitstellung von Inhalten zum “Informiert-werden”, der Filterung von Inhalten. Ein Beispiel dafür ist der Google Reader, in dem RSS Feeds kombiniert werden können, wie in dem Communardo RSS Feed zum Thema Enterprise 2.0.