Meine zweite Session auf der Enterprise 2.0 Conference behandelt Social Networking in Unternehmen. Mike Gotta [Twitter] [Blog] [LinkedIn] ist Analyst bei der Burton Group.

Hinweis: Die folgenden Notizen sind als Mitschrift der Session entsanden und repräsentieren daher nicht direkt meine eigene Meinung.

Unabhängig vom Titel der Session ging es nicht allein um das Thema “Networking”, sondern auch um Collaboration und Knowledge Management. Insbesondere werden diese Begriffe in der Praxis letztlich auch sehr austauschbar bzw. ungenau eingesetzt. Mike Gotta stellt die Ergebnisse einer Feldstudie in diesem Umfeld unter 65 Firmen vor. Hier die Zusammenfassung der Ergebnisse:

• Die meisten Befragten nehmen an, hinter ihren Wettbewerbern im Rückstand zu sein.
• Nur wenige Organisationen haben eine firmenweite Nutzung beschlossen.
• Selbst diejenigen, die eine strategische Entscheidung zur Einführung getroffen haben, sind noch in frühen Phasen der Einführung.
• Die größten Herausforderungen sind nicht-technologisch und vor allem auch unabhängig von der Auswahl des Softwareanbieters.

Folgende Themen wurden von den Befragten kaum benannt: Identitätsmanagement und die Kombination von Social Networking mit Unternehmenssuche.  Artikel vollständig lesen »

Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmes hängt von vielen Faktoren ab. Neben leistungsstarken Produkten, einem tragfähigen Konzept und einer engagierten Führung wird die Durchsetzungskraft einer Firma vor allem durch einen Faktor bestimmt: die Mitarbeiter. Die Effektivität und Effizienz, mit der die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre tägliche Arbeit verrichten, entscheidet maßgeblich über dessen Leistungsfähigkeit. In modernen Unternehmen gewinnt dabei die Ressource Information immer mehr an Bedeutung. Wie erfolgreich ein Angestellter seiner Tätigkeit nachgehen kann, hängt entscheidend davon ab, ob ihm die dafür benötigten Informationen ohne lange “Dienstwege” zu jeder Zeit und – z.B. im Außendienst – an jedem Ort zur Verfügung stehen. Probleme müssen gelöst, Prozesse eingehalten und neues Wissen verarbeitet werden. Für die Gestaltung eines Unternehmes ergeben sich daraus neue, vielschichtige Anforderungen. Wie kann man Mitarbeitern Zugang zu Informationen ermöglichen, die für sie wichtig sind? Wie lässt sich internes Know-How team- und projektübergreifend verwalten? Wie lassen sich Geschäftsprozesse optimieren, die Prozessqualität steigern und die Kosten senken?

Moderne Intranetlösungen stellen Werkzeuge für die Erfüllung dieser Anforderungen bereit. Wikis strukturieren firmeninternes Wissen, Content-Management Systeme verwalten Dateien und Dokumente, CRM-Systeme erfassen Kundendaten, ERP-Systeme organisieren den Einsatz vorhandener Ressourcen. An dieser Aufzählung wird jedoch die gemeinsame Schwachstelle dieser Lösungen deutlich: so zahlreich wie die Anforderungen in einem modernen Unternehmen sind, so zahlreich sind die Lösungen, mit denen sie umgesetzt werden. In einem üblichen Intranet können durchaus 5 oder mehr Systeme gleichzeitig im Einsatz sein – jedes als “Insellösung” mit einem klar definierten Einsatzgebiet. Es liegt auf der Hand, dass aus dieser Vielfalt Probleme erwachsen. Im Normalfall verfügt jedes dieser Systeme über eine eigene Benutzerverwaltung, eigene Oberflächen und ein eigenes Bedienkonzept. Zudem erschweren fehlende Standards die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen einzelnen Software-Produkten.

An dieser Problemstellung setzen webbasierte Portalsysteme an. Dabei ist zunächst festzuhalten: wo bereits bewährte Intranetlösungen exisitieren, werden diese durch den Einsatz einer Portallösung keinesfalls ersetzt. Vielmehr agieren Portale eine Ebene über bestehenden Wikis, CMS oder ERP-Systemen: sie integrieren die in einem Netzwerk vorhandenen IT-Systeme unter einer gemeinsamen Oberfläche und kombinieren deren Funktionalität zu einer neuen, zentralen Informations- und Prozessplattform. Gleichzeitig können durch den Einsatz mitgelieferter Out-of-the-box Funktionalität sowie durch die Integration neuer Systeme vorhandene Lücken effektiv geschlossen werden. Auf diese Weise schaffen Portale Einheitlichkeit. Benutzer müssen sich nicht mehr in allen Systemen einzeln anmelden; nach der einmaligen Eingabe von Benutzernamen und Passwort für das Portal ist der Nutzer in allen integrierten Systemen authentifiziert (Single Sign-On). Da der Zugriff über einen Browser erfolgt, sind keine zusätzlichen Software-Installationen notwendig. Gleichzeitig können die Mitarbeiter das Portal von jedem internetfähigen Rechner aus benutzen.

Ein Portalsystem kann verschiedene Schwerpunkte aufweisen, deren Ausprägung je nach Einsatzgebiet variieren kann.

• Informationsportal – Aus klassischen Content-Management Systemen bekannte Funktionen können in Portallösungen integriert und unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst werden. Der Einsatz von Formularen, Vorlagen und Workflows gewährleistet auch in hochgradig strukturierten Prozessen einen klar definierten Arbeitsablauf.
• Wissensportal – Mitarbeiter können ihren Erfahrungsschatz, ihre Ideen, Konzepte und Strategien in einer gemeinsamen Wissensbasis verwalten. Das Know-How einer Firma wird strukturiert verwaltet und kann zentral recherchiert werden. Jeder kann seine Erfahrungen mit Anderen teilen und gleichtzeig vom Wissen seiner Kollegen profitieren.
• Projektportal – Eine gemeinsame Arbeitsplattform verbessert die Zusammenarbeit räumlich verteilter Mitarbeiter und Teams. Teamräume fördern die Kommunikation und schaffen einen Platz für das kollaborative Lösen von Problemen.
• Social Networks – Die Vernetzung der Mitarbeiter schafft neue Wege der Kommunikation, fördert den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl. Alle Angestellten erhalten einen besseren Überblick, welches Wissen in ihrem Unternehmen vorhanden ist und an wen sie sich bei Problemen wenden können.
• Prozessportal – Durch die Steuerung von Workflows können Portale gewährleisten, dass Arbeitsabläufe nach einem vorgegebenen Schema ablaufen. Prozesschritte können automatisiert und die Aktivitäten der beteiligten Personen besser koordiniert werden.
• Integration Services – Moderne Portallösungen verfügen über Schnittstellen zu allen geschäftsrelevanten Applikationen und Services. Bestehende Funktionalität wird dabei unter einer gemeinsamen Oberfläche gebündelt.

Unabhängig von der konkreten Ausprägung verbindet Portallösungen ein gemeinsames Merkmal: die flexible Architektur ermöglicht eine personalisierbare Zusammenstellung von Informationen. Auf Wunsch kann jeder Nutzer eigene Sichten auf vorhadene Daten anlegen und in individuellen Oberflächen – den Dashboards – organisieren. Relevante Informationen werden gefiltert und zusammengefasst, Irrelevantes kann ausgeblendet werden. Durch die Bereitstellung vordefinierter Sichten erhalten Führungskräfte einen besseren Überblick über die Vorgänge in ihrem Unternehmen und sind jederzeit über aktuelle Statusmeldungen und Projektberichte informiert. Mitarbeiter können die für sie relevanten Team- und Projektinformationen auf einen Blick einsehen und auswerten.

Besonders bei Portalsystemen hat sich die Verwendung von Open Source Software (z.B. Liferay, JetSpeed, JBoss) im Unternehmenseinsatz als vorteilhaft erwiesen. Dank der Standardkonformität und Interoperabilität, auf die in der Open-Source Gemeinde besonderer Wert gelegt wird, entstehen systemoffene und flexibel erweiterbare Lösungen. Teure Individualentwicklungen für Datenmigration und proprietäre Kommunikation entfallen. Durch die große Gemeinde an freiwilligen Entwicklern wird die Qualität der zugrunde liegenden Software sowie eine fortlaufende, kostenlose Weiterentwicklung garantiert. Auch unternehmenskritische Aspekte wie Sicherheit, effiziente Suche sowie Skalierbarkeit sind Schwerpunkte aktueller Entwicklungen und müssen den Vergleich mit kommerziellen Systemen nicht scheuen. Für viele Unternehmen spielt natürlich auch die Kostenersparnis durch die Lizenzkostenfreiheit von Open Source Software eine wichtige Rolle. Dieser Aspekt sollte allerdings nicht der Ausschlaggebende sein – auch bei Open Source Produkten entstehen Kosten für Betrieb und Wartung, für das Training der Mitarbeiter sowie die Integration von Drittsystemen. Eine Amortisation der anfänglichen Investition ist dabei nach etwa einem bis drei Jahren realistisch.

Im Vergleich verschiedener Open Source Portale hat sich insbesondere Liferay als praktikable Lösung für den Unternehmenseinsatz etabliert und ist unter anderem bei der Lufthansa, der Deutschen Post und der BMW AG im Einsatz. Dank der Vielzahl mitgelieferter Portlets lässt sich bereits Out-of-the-box ein funktionales Intra- und Internetportal erstellen. Die – im Vergleich zu JetSpeed und JBoss – überragende Unterstützung von Standards (u.a. JSR 168, JSR 286, JSF-314, WSRP, Hessian/Burlap, REST, RMI, Mikroformat) garantiert ein interoperables und zukunftssicheres System.

Vergleicht man das dargestellte Potential eines webbasierten Unternehmensportals mit den Eingangs angeführten Anforderungen an moderne Unternehmen, werden die Vorteile für alle Beteiligten deutlich: Mitarbeiter erlangen an zentraler Stelle Zugang zu allen Informationen, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen. Internes Know-How kann team- und projektübergreifend verwaltet werden und steht allen Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Führungskräfte sind jederzeit über das firmeninterne Geschehen informiert. Eine u.U. zerstreute und ungenutzte Intranetlandschaft wird vereinheitlicht, die Akzeptanz und der Umgang mit bewährten und neuen Lösungen steigt.

Die aus Offenheit und Flexibilität resultierenden Vorteile machen deutlich, dass der Einsatz eines Open Source Portals im Unternehmensumfeld eine wirtschaftlich sinnvolle Kombination aus Qualität, Funktionalität und Preis-Leistung darstellen kann. Insbesondere für Lösungen mit hohem Anspruch an Funktionsvielfalt, Personalisierbarkeit und Zukunftssicherheit stellen Portale eine ernstzunehmende Alternative zu proprietären Eigenentwicklungen dar.

Wie bei vielen IT-Lösungen gilt allerdings auch hier: um die erfolgreiche Integration in ein Unternehmen zu gewährleisten, sollte bei der fachliche Konzeption und der technischen Integration Rückhalt durch einen erfahrenden Dienstleister eingeholt werden. Auf diese Weise bietet die Einführung eines Unternehmensportals die Chance und das Potential, sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern.

Social Software nimmt mehr und mehr Einzug in den Unternehmen. So zeigt eine aktuelle Studie von Bitkom und Oracle auf, dass schon mehr als die Hälfte aller Unternehmen auf Blogs, Wikis und Soziale Netzwerke setzen. Die Computerwoche berichtete hier. Dazu zählen sicherlich auch noch die zaghaften Versuch im Experimentierstadium – aber zunehmend werden Web 2.0 Technologien zur Basis von Intranet-Portalen und verdrängen klassische Content Management Systeme und Portalprodukte aus ihren angstammten Domänen.

Vor einigen Wochen haben wir hier in unserem Blog und auf der Cebit vorgestellt, welche Services aus unserer Sicht Bestandteil eines Intranet 2.0 sein sollten. Diese sind – allesamt – auch mit CMS und Portalsoftware umsetzbar, ggf. erweitert um einige kollaborative Features. Die Projektpraxis zeigt aber, dass Intranet-Projekte in denjenigen Unternehmen, die beim Intranet neue Wege gehen und konsequent auf Social Software setzen schneller ans Ziel kommen. Besonders hervorzuheben ist dabei der Ansatz, ein Intranet auf Wiki-Basis aufzusetzen. Nicht nur für uns als Partner der Firma Atlassian sondern für immer mehr Unternehmen ist dabei Atlassian Confluence die erste Wahl.

Warum ist das so? Das Geheimnis liegt aus unserer Sicht in einer optmialen Kombination aus Web 2.0 Services, die im Intranet gebraucht werden, der Dynamik einer lebendigen Community und einem Mindestmaß an professionellem Support durch den Hersteller und die Partner:

Web Publikation – zentral und dezentral

Das Anlegen und Verlinken von Webseiten zum Publizieren wichtiger Unternehmensinformationen ist denkbar einfach. Aufwändige Redaktionsinterfaces werden nicht benötigt. Die Strukturierung von Texten und die Einbindung multimedialer Inhalte ist in ausreichender Weise möglich. Die nachvollziehbare Versionierung von Änderungen ist eine einfach nutzbare Standardfunktionalität. Obwohl Offenheit nun eher dem Zeitgeist entspricht als Geheimniskrämerei bietet Confluence eine Authentifikation (auch gegen LDAP und Active Directory) und einen verständlichen Zugriffsschutz für wirklich vertrauliches.

Blogging – für jedermann jederzeit möglich

Als Wikisystem bietet Confluence ein eher minimalistisches Blogging-Paket unter dem Namen “News”, zumal wenn man von Wordpress verwöhnt worden ist. Aber dafür hat jeder Inhaltsbereich automatisch einen sofort nutzbaren Blog, der ohne Einrichtungsaufwand genutzt werden kann. Über Plugins oder kleiner Anpassungen kann das Blogging erweitert werden, um höhere Ansprüche zu befriedigen. Spannend ist vor allem auch, wie Blogs das Berichtswesen im Unternehmen verändert.

Wissensmanagement – Wikis für alle

Schlechte Zeiten für Administratoren und Dienstleister brechen an. Ist Confluence einmal im Hause, dann werden erstere nicht mehr benötigt, wenn für das Wissensmanagement oder auch nur für die Projektdokumentation ein Wiki benötigt wird. Ohne (u.U. geheime) Installation eines Servers kann ein neues Wiki (als Bereich) in Confluence jederzeit angelegt werden. Dies ist der Kern von Confluence. Hervorzuheben ist neben der üblichen Versionierung dabei vor allem die hierarchische Strukturierbarkeit von Wikiseiten, das durchgängige Tagging und (falls nötig) auch der Zugriffsschutz. Nichtzuletzt kann an jede Seite eine Menge von Dokumenten angehängt werden. Das ist nicht gerade ein DMS, aber für den Wiki-Einsatz allemal geeignet.

Soziale Netzwerke – der Mitarbeiter im Mittelpunkt

Es gibt nichts spannenderes, als nach dem Start eines Confluence-Projekte zu beobachten, wie die persönlichen Seiten aktiver Benutzer aus dem Boden schießen. Durch die Erweiterbarkeit von Wikiseiten mit Plugins sind hier der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. An dieser Stelle sollte man nicht beschränken, sondern von den Kollegen lernen! Die persönliche Seite (angereichtert um Visitenkarte, Tagcloud, Bookmarks und Blog) ist das Aushängeschild des Mitarbeiters im Intranet und sein eigenes Publikationsmedium. Damit und über die integrierte Kontaktfunktion unterstützt Confluence aktiv die Vernetzung im Unternehmen.

Personalisierung – Widerstand gegen den Information overload

In diesem Bereich ist das Web 2.0 noch ganz am Anfang. Confluence bietet mit dem RSS-Builder eine pragmatische Lösung für die Zusammenstellung eines Newsfeeds, der die eigenen Interessen abdeckt. Hier erwarten wir aber noch mehr von den Entwicklungsteams!

Integration von Applikationen – Mashup mit Prozessen

Hier haben sicherlich die Portalanbieter die Nase vorn. Doch gerade im Web 2.0 Zeitalter kommen wir ab von der Strategie einer homogenen Technologieplattform und wenden uns der leichtgewichtigen Integration von best-of-breed Ansätzen über Mashups zu. Die Plugin-Interfaces von Confluence bieten hier weitreichende Möglichkeiten. Davon macht vor allem auch die stetig wachsende Entwickler-Community Gebrauch. Das Angebot an nützlichen und frei verfügbaren Add-ons ist reichhaltig. In manchen Projekten wetteifern Endbenutzer und Entwickler regelrecht um die besten und schnellsten Lösungen – hier verschieben sich die Rollen gewaltig – es gilt eine tragbare Governance zu definieren und zu leben, die Stabilität sicherstellt und gleichzeitig die Innovation (i.S. einer “perpetual beta”) nicht behindert.

“Enterprise” Wiki Software – das Premium zum Wiki-Ansatz

Was macht Confluence zur “Enterprise”-Wiki Software? Aus unserer Sicht sind das drei Dinge:

• Atlassian und seine Partner stehen für Investitionssicherheit, kontinuierliche Innovation und Weiterentwicklung und professionellen Support.
• Confluence kann als stabile und skalierbare Plattform für den firmenweiten Einsatz aufgesetzt werden und ersetzt eine Vielzahl von Insellösungen – zu vertretbaren Einstiegs- und Folgekosten.
• das Plugin-Interface ermöglicht eine spezifische Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit der Lösung unter Einbeziehung vorhandener kostenfreier Angebote.

In diesem Beitrag ist sicherlich ein gewisses Maß an Beigeisterung von Softwerkern für eine innovative Technologie, ein “Tool”, eingeflossen. Die größte Begeisterung jedoch entsteht, wenn man in den Tagen nach dem Start im Dashboard unter “Zuletzt geändert” beobachtet, welche Eigendynamik die Mitarbeiter bei der Gestaltung von Inhalten im Wiki an den Tag legen.

In Folgebeiträgen soll eine Intranet 2.0 Artikelreihe entstehen, in der wir vorstellen wollen, wie einzelne Aspekte des Intranet 2.0 mit Confluence und anderen Werkzeugen ausgestaltet werden können. Fortsetzung folgt.

In den folgenden Artikeln unserer Reihe “Wissensmanagement im Enterprise 2.0″ soll die IT im Mittelpunkt stehen. Es geht darum, mit welchen Lösungsansätzen – oder genauer Softwarelösungen – aus dem Web 2.0 das Wissensmanagement in Unternehmen erfolgreicher unterstützt werden kann.

Wir haben dafür 8 Ansätze identifiziert, die allen Web 2.0 Enthusiasten gut bekannt sein werden, die aber in Unternehmen zumindest teilweise erst langsam bekannt werden und zur Anwendung kommen.

Während die folgenden die Ansätze im Detail die Anwendung der Tools für das betriebliche Wissensmanagement beleuchten werden soll dieser Artikel zunächst einen Überblick gewähren.

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