In einem Interview für den Visuelle PR Blog beantwortet Dirk Röhrborn, Communardo Software GmbH, Fragen zum Einsatz und Mehrwert von Web 2.0 Technologien in Unternehmen sowie der eigenen Social Media Strategie von Communardo. Wesentliche Aspekte dieses Interviews sind im Folgenden zusammengefasst.

Der Kommunikationsbedarf in Unternehmen steigt erheblich. Die zunehmende Komplexität von Technologien und Prozessen erhöht den Abstimmungsaufwand und erfordert gleichzeitig mit einer wachsenden Anzahl von Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten. Schnelle Ergebnisse und die effiziente Entscheidungsfindung sind auf Basis der Vielzahl an Informationen und beteiligten Personen mit alt hergebrachten Werkzugen, wie bspw. Email, heute nicht mehr zu erzielen. Daher setzt sich der Einsatz von Wikis, Microblogging und Netzwerkplattformen auch innerhalb von Unternehmen durch. Ein wesentliches Ziel ist dabei die Kommunikation in Projekten, in organisationsübergreifenden Prozessen und in der Unternehmensführung deutlich effizienter zu gestalten. Mehr dazu finden Sie im vollständigen Interview für den Visuelle PR Blog.

Welche Technologie letztendlich zum Einsatz kommt, ob beispielsweise ein spezialisiertes Enterprise Wiki System, wie z.B. Atlassian Confluence, ein umfassender Portal Framework, wie z.B. Microsoft SharePoint, oder ein Enterprise Microblogging System wie Communote, ist von den vorherrschenden Arbeitsprozessen und der Social Media Strategie des Unternehmens abhängig. Entscheidend für den Erfolg ist letztendlich, dass Sich die einzelnen Werkzeuge geeignet ergänzen, wie z.B. das Wiki für die Inhaltserstellung bzw. Dokumentation und das Microblogging System für die Kommunikation über Themen, Aufgaben, Inhalte und Dokumente.

Die Akzeptanz solcher Systeme wird hauptsächlich von der Führungskultur beeinflusst. Die Bereitschaft zur offenen, verantwortungsvollen Kommunikation sowie zur Weitergabe von Wissen wird letztendlich dadurch geprägt, wie Führungskräfte mit Wissen, Kritik sowie Informationen umgehen und Enterprise 2.0 vorleben.

Für die Communardo Software GmbH ist die Nutzung von Social Media sowie die Etablierung einer adäquaten Firmenkultur zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie. Die eigenen Corporate Blogs wie der Communardo Techblog und der Human Competence Blog befördern den internen Wissensaustausch und unterstützen in der Außendarstellung unserer Fachkompetenz. Das Wiki-basierte Intranet auf Basis von Atlassian Confluence für den Wissenaustausch und der SharePoint Team- und Projektraum für die Projektdokumentation erleichtern die verteilte Zusammenarbeit, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Mit dem Enterprise Microblogging System Communote wurde die Email für die interne Kommunikation nahezu vollständig abgelöst und hat sich zur zentralen Drehscheibe für die interne Abstimmung entwickelt. Im nächsten Schritt wird der Einsatz von Enterprise Mashups evaluiert, z.B. auf Basis des IBM Mashup Center,  um den Zugriff auf die relevanten Informationen und Zusammenhänge weiter zu verbessern.

Am heutigen Nachmittag durfte ich auf Einladung von Kay Lehmann, Chefredakteur bei saxxess.com einen Vortrag zum Thema “Erfahrungen beim Einsatz von Wikis, Blogs & Co. für das Wissensmanagement in Unternehmen” halten. Vielen Dank für die Einladung. An dieser Stelle nun die Präsentation für Interessenten und eine kurze Nachlese zur Veranstaltung:

Die Veranstaltung “Wissensmanagement im Unternehmen – Finden was man sucht” war mit ca. 100 Besuchern sehr gut besucht, ganz zur Freude der Veranstalter von saxxess.com und Bildungswerk der sächsischen Wirtschaft, dem Kompetenzzentrum com.pas und den Förderern vom Sächsischen Staatsministerium für Wirtschaft und Arbeit.

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Microsoft Sharepoint 2010 ist ein vieldiskutiertes Produkt auf der Enterprise 2.0 Konferenz. Als Platinum Sponsor hat Microsoft natürlich dafür gesorgt, die neue Version 2010 in einem guten Licht darzustellen, wenn es um die Aspekte des Einsatzes als “Social Software” geht.

In diesem Bereich hat Sharepount 2010 in der Tat große Fortschritte gemacht, speziell in den Bereichen Social Networking, Social Content, Social Feedback und Teamunterstützung.

Dieser Beitrag stellt die Neuheiten in MOSS 2010 zusammen, die ich auf der Enterprise 2.0 Conference sehen konnte.

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Bei der Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen wurden in der letzten Jahren vor allem kulturelle Aspekte, Geschäftsprozesse und umfassende, meist zentralisierte, IT-Lösungen für den Aufbau unternehmens- oder zumindest fachbereichsweiter Wissensdatenbanken in den Mittelpunkt der Aktivitäten gestellt. Der einzelne Mitarbeiter wurde vor allem als Quelle von Wissen betrachtet, welches er zur Wissensbasis beitragen sollte, wobei oftmals ein strenger Qualitätssicherungsprozess vor dem Veröffentlichen eines Eintrags in der Wissensbasis stand. Als Gegenwert stand das Angebot, die Wissensbasis auch für die eigenen Zwecke nutzen zu dürfen. Im Nachhinein betrachtet ist es wenig verwunderlich, dass das 90-9-1 Phänomen nach Nielsen hier seine Wirkung im negativen Sinne entfaltet hat und dadurch die eher eingeschränkte Beteiligung an der Inhaltsproduktion zum Scheitern vieler Systeme an der notwendigen kritischen Masse geführt hat.

Bei der Betrachtung des organisationen Wissensmanagements wurden die Bedürfnisse des Wissensarbeiters an sich oftmals schlicht vergessen. Nichtzuletzt deshalb wird derzeit verstärkt über das “persönliche” Wissensmanagement diskutiert, wie z.B. in unserem Vortrag auf dem Barcamp in Jena und in diesem Weblog. Von der überbetont unternehmensweiten Perspektive wird also zu einer betont persönlichen Perspektive übergegangen.

Ein möglicher Lösungsansatz für das persönliche Wissensmanagement besteht in der Nutzung von Weblogs. In ihrer Grundform als einfaches, chronologisches Internet-Tagebuch einer Person stellt es eine besonders persönliche Form der Online-Kommunikation dar. Jochen Robes schreibt in seinem Blog ausführlich darüber, auf welche Weise Wissensarbeiter Weblogs einsetzen können. Ich möchte an dieser stelle beleuchten, worin nun der Unterschied zwischem “klassischen” Wissensdatenbanken und dem Einsatz von Weblogs im Unternehmen liegt?

1. Persönliches Interesse als primäre Motivation des Autors

Während bei klassischen Wissensdatenbanken Inhalte eher nach einer zentralen Vorgabe i.S.e. betrieblichen Anforderung erstellt wurden, wird ein bloggender Mitarbeiter sich vor allem Themen widmen, die aus seiner ganz spezifischen Tätigkeit stammen, denen er sich für eine gerade aktuelle Problemstellung widmet oder für die ganz allgemein sein Interesse gefunden haben. Durch die persönliche Note gewinnen Blogbeiträge eine hohe Authentizität – und die Persönlichkeit des Autors wird durch die Blogbeiträge im Unternehmen geprägt und bekannt.

2. Individuelle Formate

Zentrale Wissensdatenbanken enthalten oftmals gut strukturierte Dokumentationen von Fakten, Quellen und Vorgehensweisen oder Best Practices. Demgegenüber sind Weblogs eher von Mikroartikeln über persönliche Erkenntnisse und Erfahrungen, aber auch von Meinungen und Thesen geprägt, die über das Weblog zur Diskussion gestellt werden. Manche Blogger nutzen Weblogs auch, um ihre eigenen Erkenntnisse geeignet zu strukturieren und zu dokumentieren.

3.  Feedback als Qualitätssicherung

Anstelle von Reviews und Freigabeprozessen steht bei Weblogs das Feedback der Leser im Mittelpunkt. In seinem Weblog kann ein Autor alles veröffentlichen, egal ob frühreif oder fundiert. Einmal publiziert ist der Inhalt dann einem mitunter schonungslosen Diskurs ausgesetzt, wobei eine Bewertung nicht durch zentrale Prüfungen sondern über das Leseverhalten, Ratings und Kommentare der Leser erfolgt.

4. Vernetzung

Die Blogosphäre lebt im Internet wie im Intranet von der Vernetzung von Blogbeiträgen über Hyperlinks und Kommentare, wobei an beidem in der Regel mehrere Personen mitwirken und nicht nur eine einmalige Verlinkung und Verschlagwortung vorgenommen wird. Rund um die Blogbeiträge und Kommentare bildet sich eine Blogger-Community, die zur Vernetzung im Unternehmen beiträgt, einem der wichtigsten Aspekte im firmenweiten Wissensmanagement überhaupt.

5. Einfache technologisch Basis

Während für sog. Wissensmanagementsysteme oft in umfangreichen Projekten komplexe Plattformen entwickelt und zentral bereitsgestellt wurden, können Weblogs relativ schnell und kostengünstig bereitgestellt werden, z.B. unter Einsatz von Wordpress, welches auch diesem Blog als Basis dient. Für einen umfassenden Einsatz im Unternehmen ist jedoch sehr zu empfehlen, aus Gründen der Sicherheit, Stabilität, Wartbarkeit und Skalierbarkeit Weblogs als zentalen Service im Unternehmensintranet anzubieten. Neben den bekannten Open Source Werkzeugen bietet sich dabei vor allem auch der Einsatz von Plattformen wie Atlassian Confluence und Microsoft Sharepoint an, die über praxistaugliche Blogging-Funktionen für den Unternehmenseinsatz verfügen. (Disclaimer: Wir bei Communardo beschäftigen uns u.a. genau mit diesen Dingen und werden dazu an dieser Stelle weiter berichten.)

5. Die Masse der Blogs schafft die Wissensbasis

Die dezentrale Erzeugung und Publikation von Blogbeiträgen führt zu einer neuen Herausforderung: Wie kann eine Integration in eine organisatorische Wissensbasis oder ein Gesamtüberblick über das gesammelte Erfahrungswissen gelingen. Dazu gibt es verschiedene erste Ansätze die geeignet kombiniert werden müssen:

• Volltextsuche: Einbindung aller Weblogs in eine einheitliche, firmenweite Volltextsuche als Bestandteil einer zentralen Plattform (wie z.B. Confluence oder Sharepoint) oder als zusätzlicher Dienst
• Social Bookmarking: Firmeninterne Nutzung eines Dienstes für Online-Lesezeichen, die wie bei del.icio.us von den Mitarbeitern angelegt und mit Schlagworten (engl. tags) charakterisiert werden. Über die Tags können dann Verzeichnisse relevanter Quellen angelegt und Volltext-Recherchen ausgeführt werden.
• Mash-ups: Unter Verwendung von RSS (ein XML-Protokoll mit dem Namen Real Simple Syndication) können die Inhalte der Blogs in Intranet-Seiten integriert und mit anderen Inhaltsangeboten geeignet kombiniert werden.

Fazit:

Während zentrale Wissensmanagementsysteme oft aufgezwungen worden sind, kann der firmenweite Einsatz von Weblogs durchaus als befreiend empfunden werden. Aber auch der Umgang mit dieser Freiheit muss erlernt werden. Angefangen von der Kultur des Umgangs mit und der Kommunikation über dieses Medium bis hin zum professionellen Betrieb von unternehmensweiten Blogging-Plattformen.

Im Mittelpunkt unserer diesjährigen Cebit-Präsenz steht steht das Thema Intranet 2.0. Diese Präsentation beschreibt, welche Dienste ein Unternehmensintranet heute haben sollte.

Auf der Cebit (Forum BI&EII, Halle 3, Stand C45, Nr. 12) können Sie sehen, wie mit Portaltechnologien (insb. Microsoft Sharepoint) und Enterprise Wiki-Plattformen (insb. Atlassian Confluence) Intranets der neuen Generation erstellt werden können. Oder Sie probieren es einfach einmal direkt aus.

Wir sind mit Atlassian, einem australischen Software-Haus, das mit der Enterprise Wiki-Lösung „Confluence” zu den führenden Anbietern in diesem Bereich zählt, eine Vertriebspartnerschaft eingegangen. Das Produkt passt in unser Portfolio, aber vor allem gefällt uns an Atlassian: Atlassian verbindet mit Confluence auf einzigartige Weise die Vorteile einer lebendigen Entwickler-Community mit dem Angebot eines professionellen Supports zu einem attraktiven Preis.

In Vorbereitung auf die CeBIT 2008, auf der wir das Enterprise Wiki Confluence und Einsatzmöglichkeiten im Wissensmanagement und in Zusammenhang mit Sharepoint vorstellen werden, wollte ich hier vorab noch einige Informationen aus der Blogwelt zu Atlassian zusammenstellen, die aus meiner Sicht zeigen, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben:

• Obwohl Sharepoint einen eigenen Wikiservice hat, wird nun das Wiki von Atlassian, Confluence, integriert. Da fragt man sich sicher, warum? Confluence war einfach besser als das Wiki von Sharepoint und „Microsoft’s customers were asking it to support Atlassian’s“. Aber wie es zu dieser Partnerschaft von David Confluence mit Goliath MS-Sharepoint kam, erzählen Jeffrey Walker, der Präsident und Mike Cannon-Brookes, CEO von Atlassian im Interview mit Robert Scoble in eigenen Worten im folgenden Video.

  Your browser does not support JavaScript. This media can be viewed at http://www.podtech.net/home/4392/microsoft-partners-with-atlassian-over-sharepoint-wiki

• Zur Integration von Confluence und Sharepoint stellt Jeffrey Walker in seinem Blog Radiowalker folgende Keyfeatures vor: „The Connector is available today with:
  • Search: Users can search SharePoint and Confluence content together from one place.
  • Content sharing: From within SharePoint, users can embed Confluence page contents allowing users to blend content.
  • Linking: Within Confluence, users can access SharePoint document facilities. By including SharePoint lists and content within Confluence, users, in a single click, can edit Microsoft Office documents.
  • Single Sign-On and Security: With one login, users can access both systems while seeing only what they have permission to view.”

• Wie das ganze dann aussehen kann, sieht man an diesem Beispielscreen:

• Natürlich können Sie auch im Blog von Atlassian dies alles und weiteres über die Entscheidung und Kooperation mit Microsoft lesen.

• Die Reaktion der Blogosphäre war überwiegend positiv beeindruckt. Zwei Stimmen dazu:
  • Die Konfluenz zweier Welten: “the flow-oriented thinking and collaboration, represented by Confluence, the market-leading enterprise wiki, and the more traditional approach of documents, lists, folders, represented by Microsoft SharePoint. Or perhaps it’s a right-brain / left-brain thing.”
  • Die Befreiung der Organisationen von einer One size fits all Mentalität: “enables them to let people choose the best tool for their work – with the knowledge that no matter what they choose the tools will work together.”

• Ein Best Practice Case zur Entwicklung und Einführung eines Intranets auf Basis von Confluence wird bei engineer exzellent und detailliert beschrieben. Heute integriert dort das Intranet neben einer Menge von Inhalten auch den direkten Zugang zu Data Warehouse, CRM und internen operativen Systemen. Ein gutes Beispiel für Enterprise 2.0.

Über unsere eigenen Erfahrungen und Best Practice Beispiele im Zusammenhang mit Confluence und der Beziehung zu Atlassian werden wir im weiteren Verlauf hier in diesem Blog berichten.

Zur Pressemitteilung.