Am vergangenen Donnerstag war die Regionalgruppe Dresden der Gesellschaft für Projektmanagement in unserem Hause zu Gast. Über die rege Teilnahme von mehr als 30 Projektmanagement-Profis aus der Region haben wir uns sehr gefreut und gern die Gelegenheit genutzt, unser Leistungsportfolio vorzustellen. Der Haupteil des Abends war dann dem Thema “Microblogging im Projektmanagement” gewidmet.  Die Präsentation ist bei Slidehare verfügbar:

In der anschließenden regen Diskussion wurde deutlich, dass das Interesse an Microblogging zunimmt und der Nutzen immer greifbarer wird. Wichtige Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz sind allerdings die durchgängige Verfügbarkeit von PC und Netzzugang und einschlägige Erfahrungen mit elektronischer Kommunikation für alle Mitglieder in einem Projektteam. Eine durch Offenheit und Transparenz geprägte Kommunikationskultur im Unternehmen ist ebenso vorteilhaft.

Angeregt durch meinen Vortrag auf der InterPM zum “Microblogging im Projektmanagement: Wie Mikroinhalte die Kommunikation und Dokumentation verändern” hat Berhard Schloß in seinem Weblog das Thema aufgegriffen und eine kontroverse und gerade weil sie kontrovers geführt wird sehr lesenswerte Diskussion u.a. zwischen Surfguard, Joachim Niemeier und Lutz Gerlach entfacht, zu der ich mit diesem Artikel einen kleinen Beitrag leisten möchte. Dass Microblogging in Unternehmen inzwischen zu einem hochaktuellen Thema geworden ist, beweisst nicht zuletzt auch das Interview zum Thema “Das Microblogging kann die Produktivität durchaus steigern” mit Prof. Oliver Günther von der Humboldt-Universität Berlin in der Computerzeitung vom 15. Juni 2009, welches über einem Blogbeitrag von Dirk Riehle verfügbar ist. Hier einige aus meiner Sicht wichtige Fragen und Antworten:

Was ist eigentlich ein “Microblog”?

Nun, zunächst einmal eine chronologische Aufzeichnung möglichst kurzer Nachrichten einer oder mehrerer Personen zu einem bestimmten Thema. Surfguard kommentiert im o.g. Beitrag

“Ein Microblog kann quasi die digitale Kaffeküche eines Projekts sein: Der Ort, an dem das Team sich informell aber doch relevant austauscht. In Microblogs wird das vermittelt, was ich “ambientes Wissen” nennen würde.” (Surfguard)

Muss ich alle Nachrichten in einem Microblog lesen?

Natürlich nicht. Microblog-Leser entscheiden selbst, welchen Themen oder Nutzern sie folgen und welchen nicht. Dies ist besonders in großen Organisation oder auch Großprojekten wichtig. Die eigene Erfahrung zeigt jedoch, dass Microblogs oft einen spannende Lektüre bieten, die wertvolle Informationen für den Leser beinhalten, die man auf anderem Wege nicht erhalten hätte.

Ist Microblogging in großen Projekten überhaupt anwendbar?

Es besteht die Befürchtung, dass in großen Projekten die Teammitglieder mit Informationen überhäuft werden. Eine schöne Antwort liefert wiederum Surfguard:

“Ein Microblog macht die vielen kleinen Informationen, die Projektmitarbeiter informell austauschen (sollten) für alle besser verfügbar. Man weiß einfach mehr über das Projekt. Und in sehr großen Projekten wird man bestimmt nicht allen Projektmitgliedern folgen, sondern nur denjenigen, die für einen selbst relevant oder interessant sind.” (Surfguard)

Kostet es nicht wertvolle Arbeitszeit, in Microblogs zu lesen und selbst Einträge zu schreiben?

An dieser Stelle wünsche ich mir für die Zukunft eine wirklich fundierte Antwort auf Basis empirischer Studien und meine dies explizit als Aufruf an die Wissenschaft. Aus der eigenen Anwendung kann ich berichten, dass Microblogs deutlich schneller lesbar sind als E-Mails und gerade beim Einsatz in Projekten der E-Mail-Anteil in der Kommunikation spürbar gesunken ist und damit genügend Zeit für’s Microblogging frei wurde. Und was für die Akzeptanz noch wichtiger ist: Inhalte, die im Microblog geschrieben werden, sind früher auch niedergeschrieben worden, nur als E-Mail, Papiernotiz oder Instant Message. Also auch hier kein Mehraufwand.

Sollten alle Microblogs für alle Mitarbeiter sichtbar sein?

Offene Kommunikation gilt als ein wesentliches Merkmal des Enterprise 2.0. Man sollte dies aber nicht falsch interpretieren und annehmen, dass dann alle Kommunikation offen sein muss. Vielmehr ist es wichtig, dass auch in Microblogs vertrauliche Kommunikation in Teams möglich ist, ohne dass immer gleich der Chef mitliest. Offene Kommunikation erfordert eben gerade eine Atmosphäre des Vertrauens, die in geschlossenen Gruppen eher gegeben ist. Aus Vertrauens- und auch Datenschutzgründen muss diese Vertraulichkeit von einem Enterprise Microblogging System gewahrt werden. So kann ich Prof. Günther nur zustimmen, wenn er sagt:

„Mein persönlicher Rat an das Management ist: Für die Produktivität eines Unternehmens ist es sinnvoll, auch innerhalb des Unternehmens Privatsphäre zuzulassen.“ (Prof. Oliver Günther, CZ 15.06.2009)

Im Alltag sehen wir dann durchaus Situationen, in denen sich früher geschlossene Gruppen dann nach einer bestimmten Zeit wieder öffnen.

Ist nicht die ständige Ablenkung eine Gefahr für die Produktivität des Unternehmens?

Prof. Günther sieht das so:

Microblogging ist ein Werkzeug, das unserem latenten Zappelphilipp-Syndrom – in der Fachsprache Attention Deficit Syndrome – neue Möglichkeiten zur Entfaltung bietet: Wir frönen unserem Trieb zur ständigen Zerstreuung. (Prof. Oliver Günther, CZ 15.06.2009)

Microblogging reiht sich damit in die Vielzahl der Informationsquellen und Tools ein, denen zugeschrieben wird, Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abzulenken. Ich möchte hier erwidern, dass es aus meiner Sicht viel eher darauf ankommt, ob man sich ablenken lassen möchte! Von zentraler Bedeutung ist hier m.E. die Vermittlung von Kompetenzen im Umgang mit den neuen Medien. Dazu gehört eben auch, störungsfreie Arbeitszeit für kreative Prozesse und eine sinnvolle Frequenz für das Lesen von E-Mails, Microblogs und Internetquellen.

Völlig abwegig ist im Übrigen auch die Befürchtung, dass Microblogs in Unternehmen für sinnlosen privaten Smalltalk, wie in Twitter oft zu beobachten, mißbraucht würden. Im Gegenteil, von Unternehmensblogs wird bisher unisono berichtet, dass dort eine rein fachliche Kommunikation stattfindet! Und dies ist nicht verwunderlich, denn Unternehmensmitarbeiter nehmen in aller Regel ihre Aufgabe ernst. Desweiteren wäre jeder Mißbrauch jederzeit gut nachlesbar, was einen selbstregulierenden Effekt hat.

Dies vorausgesetzt kann Microblogging sein Potential zur Produktivitätssteigerung voll entfalten, welches m.E. in der Vermeidung von Doppelarbeit und der Beschleunigung von Problemlöseprozessen aufgrund der deutlich gesteigerten Transparenz im Unternehmen begründet ist.

Ist nicht die direkte “face-to-face” Kommunikation besser als Microblogging ?

Selbstverständlich! Aber diese ist eben aufgrund räumlicher und zeitlicher Distanz nicht immer möglich. Microblogging ergänzt die Küchengespräche durch einen (fachlichen) virtuellen “Flurfunk”. Auch hier gilt die Erfahrung, dass virtuelle Kommunikation vor allem dann gut funktioniert, wenn man sich auch persönlich kennt.

Wie kann ich herausfinden, ob Microblogging auch in meinem Unternehmen sinnvoll ist?

Ganz einfach, in dem Sie es ausprobieren. Dazu ein Zitat von Joachim Niemeier aus der oben erwähnten Diskussion:

“Ich hab die Erfahrung gemacht, dass man in Projekten das Werkzeug Microblogging einfach mal nutzen sollte (und auch ohne große Einführung nutzen kann). Nach wenigen Tagen können es sich die Beteiligten gar nicht mehr wegdenken (‘Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen wie wir früher im Projekt gearbeitet haben’)” (Joachim Niemeier)

In diesem Sinne möchten wir Sie einladen, eigene Erfahrungen zu sammeln und verweisen auf den Enterprise Microblogging Dienst aus unserem Hause www.communote.com.

Am vergangenen Freitag hatte ich die Gelegenheit, im Rahmen eines Vortrags auf der InterPM vorzustellen, wie Communote für ein Microblogging im Projektemanagement eingesetzt werden kann. Die Vortragsunterlagen stehen auf Slideshare bereit:

Eine intensive Diskussion des Themas findet sich u.a. im Blog von Berhard Schloss.

Auf großes Interesse auf dem barcamp-Sonntagmorgen in Jena stiess eine Doppelsession zum Thema “Getting things done (GTD)” oder ganz allgemein Selbstmanagement.

Im ersten Teil stellte Oliver Gassner die Essenz eines Buches von David Allen (deutsch: Selbstmanagement für den Alltag, engl: Getting things done) vor. Der zweite Teil wurde von Holger Weser und Lars Zapf von Simprove gestaltet, in dem die von Simprove angebotene Collaboration-Plattform Workity vorgestellt wurde.

David Allen sagt, dass das eigene Aufgabenmanagement über Listen erfolgen sollte, auf denen die Aufgaben mit Termin eingetragen werden. Dabei gilt die “2-Minuten-Regel”: Aufgaben die unter 2-Minuten dauern, sollten sofort erledigt werden, weil das Aufschreiben der Aufgaben länger dauert. Aufgaben sollten konkret formuliert werden, also nicht “Reifenwechsel”, sondern “Werkstatt anrufen und Termin für Reifenwechsel vereinbaren”. Aufgaben mit Termin werden in einzelne Ordner für Monate und Tage einsortiert. Diese werden zum Termin in die tägliche Inbox/ToDo-Box entleert. Die Inbox muss jeden Tag geleert werden. Aufgaben sollten einen Kontext haben (z.B. Firma, privat, mit/ohne Computer etc.) Die “Sunday-maybe-Liste” enthält Dinge, die man irgendwann einmal angehen möchte. Für jedes Projekt oder Vorhaben sollte immer eine “nächste Aktion” definiert werden. Die “Wating-for”-Liste enthält die Dinge, auf die wir von anderen warten, quasi eine “Delegiert”-Liste. Umsetzen kann man diese Listen mit Textdateien, Wikis, Workity oder auch ganz speziellen GTD-Plugins für Outlook etc. Man sollte immer mit dem Werkzeug arbeiten, mit dem man wirklich gern arbeitet und wenn es ein Füllhalter mit Goldfeder ist. Es geht darum, dass das System konsistent ist und dass man es immer dabei hat, z.B. als PDA oder klassisches Notizbuch. Wenn das nicht gelingt, dann muss man doch eben alle Aufgaben im Kopf haben und wird diese wieder als Bugwelle vor sich her schieben.

Zwischenfazit: Dies ein weiteres Buch im Reigen der Selbst- und Zeitmanagement Ratgeber. Der kritische Faktor zum Erfolg ist wohl die Selbstdisziplin des Einzelnen, das eigene Ordnungssystem auch konsequent umzusetzen.

Gegenstand der nachfolgenden Session war “Social Project Management”. Dafür hat Simprove die Plattform www.workity.com entwickelt. In Workity kann man im Sinne von GTD alle Aufgaben erfassen, mit Tags versehen und auch Kollegen direkt zuweisen, die ihre Aufgaben dann in ihre Aufgabenliste und in ihren (dynamischen) Kalender erhalten. Dafür gibt es eine “Was ist neu Sicht”. Zusätzlich können auch Dateien hochgeladen und vertagged werden. Es fragt sich, was der wirkliche Vorteil gegenüber der Nutzung von Microsoft Outlook ist. Holger Weser sagt dazu, dass der Ansatz von Simprove ist, das “Pull”-Prinzip anstelle des “Push”-Prinzips anzuwenden. Werden Aufgaben und Informationen gepusht, z.B. per E-Mail, dann wird man viel zu oft aus der inhaltlichen Arbeit gerissen und dadurch unproduktiv – was m.E. aber eher wieder eine Frage der Selbstdisziplin ist. Workity ist online weltweit via Web verfügbar und dadurch auch schnell über Unternehmensgrenzen hinweg einsetzbar. Mit Outlook/Exchange könnte man die meisten Features innerhalb des Unternehmens bereits umsetzen. Eine Erweiterung über die Grenzen der Exchange-Domäne hinweg ist aber nicht ohne weiteres möglich. Ein wesentlicher Unterschied ist aber, dass in Workity alle Aufgaben und Termineinträge getagged werden können, das ist wohl eine der wichtigsten Unterscheidungskriterien von Workity. Ein mobiler Zugriff über PDA und Telefon ist leider noch nicht möglich und für Folgeversionen geplant. RSS-Feeds gibt es nicht. Holger Weser sagt dazu: Unsere Kunden wünschen das nicht. Geplant ist vielmehr für die Zukunft eine interaktive Oberfläche auf Silverlight-Basis. Workity wird ausschließlich als Online-Dienst angeboten. Eine Installation im Anwenderunternehmen wird von Simprove ausdrücklich nicht angeboten, weil der Aufwand für Installation und insb. regelmäßige Sicherheitsupdates viel zu hoch sei.

Fazit: Ein weiterer interessanter Online-Service für das Projektmanagement für kleine Unternehmen, Freiberufler und firmenübergreifende Projekte und den privaten Bereich im frühen Stadium. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung.