Nimmt man zum Beispiel IT Projekte unter die Lupe, so stimmt sicher jeder zu, wenn man behauptet, dass Kommunikation in IT Projekten eine große Rolle spielt. Eher die Regel als die Ausnahme ist es, dass die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten an der Entwicklung von Softwareprojekten arbeiten.

Bisher dominiert hier das immer voller werdende E-Mail Postfach die Kommunikationslandschaft. Doch modernere Formen der Kommunikation, insbesondere Blogging und Micro-Blogging können einen Teil unserer Kommunikation sinnvoller entgegennehmen und verteilen, als das E-Mails können.

Doch wo liegen die Probleme dieser Kommunikation und wie können die neuen Kommunikationswege zu einer Verbesserung führen. Beginnen muss man damit, dass die Ablage der Mails korrekt sortiert in den Postfächern der Mitarbeiter organisiert ist. Wie übergibt man in einer solchen Situation einer Person, die neu in das Projekt kommt, die bisherige Kommunikation inklusive wichtiger Informationen, womöglich auch Themenbezogen? Das damit verbundene Standardvorgehen ist im besten Fall die Freigabe des E-Mail Postfaches für Andere, wesentlich häufiger ist der Informationsstand direkt abhängig vom Zeitpunkt des Projekteintrittes, ohne dass der “Neue” die Möglichkeit erhält, die Historie des Projektes zu ergründen. Aus diesem Grund kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen nicht weitergereicht werden bzw. für die Zukunft im Postfach eines Einzelnen sicher verwahrt werden.

Ein zweites Problem stellt auch die Art der Informationsverteilung dar. Hier muss sich jeder, der eine Information innerhalb des Projektteams versenden möchte, der Frage stellen, für wen denn diese Informationen eigentlich relevant oder interessant sind. Diese Entscheidung muss auch abhängig von der Art der zu versendenden Information jederzeit neu getroffen werden. Alle, die schon einmal an einem Projekt mitgearbeitet haben, bei dem mehrere Abteilungen für verschiedene Aufgaben involviert sind, werden dieses Problem kennen. Fragen der Art “Wer gehört eigentlich jetzt zum Projekt?” oder “Wurde das Team in einer anderen Abteilung/an einem anderen Standort um eine Person vergrößert, an die ich meine Mail auch senden muss?” treten dann relativ schnell auf und sind in der Regel nur zeitintensiv zu beantworten.

Aus der Schilderung der Probleme heraus muss man sich schon die Frage stellen, ob die aktuellen Kommunikationsformen in Projekten durch Web 2.0 Anwendungen wie Blogs oder Micro-Blogs unterstützt oder aber teilweise auch abgelöst werden können?

Am Beispiel des communote Micro-Blogging Servers soll dies Potential aufgezeigt werden.

Kollektiver Kommunikationsspeicher

Nutzt man für einen Teil der Projektkommunikation (Kurznachrichten, Notizen, Hinweise, Statusinformationen) ein Microblogging System, so werden diese Informationen zentral abgelegt. Jeder Projektmitarbeiter hat so einfach und schnell die Möglichkeit, die kommunizierten Informationen einzusehen und darin zu recherchieren. Auch für Mitarbeiter, die später in das Projektteam aufgenommen werden, stehen diese Informationen aus der Zeit vor ihrer Aufnahme unproblematisch zur Verfügung.

Projektkommunikation mit communote

Ebenso vorteilhaft dürfte sich der Einsatz der Microblogging Beiträge auf den unvorhergesehenen Ausfall von Projektmitgliedern und die damit verbundene Notwendigkeit, einen schnellen Ersatz zu finden, auswirken. Wo vorher gerätselt werden musste, auf welchem Stand die Arbeit unterbrochen wurden, lassen die Eintrage im Microblogging Server Hinweise und Schlüsse auf den Stand und die Fertigstellung der Aufgaben zu.

Zentrale Kommunikation – dezentrale Verteilung

Setzt man in IT Projekten auf Micro-Blogging, wendet man sich von der vorausschauenden, direkten Verteilung der Informationen ab. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern eine Erleichterung für denjenigen, der die Informationen bisher vollständig und direkt verteilen musste.

Vielmehr liegt es jetzt in der Pflicht aller Projektmitglieder, die für sie wichtigen Kanäle, Autoren und Themen zu abonnieren. Kommen Projektmitglieder in einer beliebigen Abteilung im Projekt neu dazu, abonnieren diese die wichtigen Themen und werden ab sofort themenbezogen informiert.

Diese Beispiele zeigen, dass Micro-Blogging in IT Projekten das Potential besitzt, die Kommunikation im Team transparenter, nachvollziehbarer und zentral zugreifbar zu organisieren.

In einem nächsten Beitrag möchte ich der Frage nachgehen, welche Anforderungen sich an die Nutzer eines Micro-Blogs stellen.