Wir leben in einer spannenden Zeit. Nachdem Intranets über viele Jahre das Dasein eines zentral redaktionierten Informationsportals fristeten, welches von den Mitarbeitern oft nur mit Desinteresse gestraft worden ist, bringt nun das Web 2.0 frischen Wind in die Unternehmen. Von Zentralabteilungen gut gehütete Intranet-Redaktionssysteme machen Platz für neue, von den Mitarbeitern selbst gestaltete Plattformen für Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines “Teamweb” als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.

Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten “StraWiki” innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als “Best Practice” anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der “Leuchttürme” müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

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In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

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Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

• Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
• Unternehmens-Wikis brauchen einen “Kümmerer” oder “Wiki-Gärtner“, der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
• Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
• Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz “Pilot” und “Beta” für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
• Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
• Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein “Big Bang”

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

Social Software nimmt mehr und mehr Einzug in den Unternehmen. So zeigt eine aktuelle Studie von Bitkom und Oracle auf, dass schon mehr als die Hälfte aller Unternehmen auf Blogs, Wikis und Soziale Netzwerke setzen. Die Computerwoche berichtete hier. Dazu zählen sicherlich auch noch die zaghaften Versuch im Experimentierstadium – aber zunehmend werden Web 2.0 Technologien zur Basis von Intranet-Portalen und verdrängen klassische Content Management Systeme und Portalprodukte aus ihren angstammten Domänen.

Vor einigen Wochen haben wir hier in unserem Blog und auf der Cebit vorgestellt, welche Services aus unserer Sicht Bestandteil eines Intranet 2.0 sein sollten. Diese sind – allesamt – auch mit CMS und Portalsoftware umsetzbar, ggf. erweitert um einige kollaborative Features. Die Projektpraxis zeigt aber, dass Intranet-Projekte in denjenigen Unternehmen, die beim Intranet neue Wege gehen und konsequent auf Social Software setzen schneller ans Ziel kommen. Besonders hervorzuheben ist dabei der Ansatz, ein Intranet auf Wiki-Basis aufzusetzen. Nicht nur für uns als Partner der Firma Atlassian sondern für immer mehr Unternehmen ist dabei Atlassian Confluence die erste Wahl.

Warum ist das so? Das Geheimnis liegt aus unserer Sicht in einer optmialen Kombination aus Web 2.0 Services, die im Intranet gebraucht werden, der Dynamik einer lebendigen Community und einem Mindestmaß an professionellem Support durch den Hersteller und die Partner:

Web Publikation – zentral und dezentral

Das Anlegen und Verlinken von Webseiten zum Publizieren wichtiger Unternehmensinformationen ist denkbar einfach. Aufwändige Redaktionsinterfaces werden nicht benötigt. Die Strukturierung von Texten und die Einbindung multimedialer Inhalte ist in ausreichender Weise möglich. Die nachvollziehbare Versionierung von Änderungen ist eine einfach nutzbare Standardfunktionalität. Obwohl Offenheit nun eher dem Zeitgeist entspricht als Geheimniskrämerei bietet Confluence eine Authentifikation (auch gegen LDAP und Active Directory) und einen verständlichen Zugriffsschutz für wirklich vertrauliches.

Blogging – für jedermann jederzeit möglich

Als Wikisystem bietet Confluence ein eher minimalistisches Blogging-Paket unter dem Namen “News”, zumal wenn man von Wordpress verwöhnt worden ist. Aber dafür hat jeder Inhaltsbereich automatisch einen sofort nutzbaren Blog, der ohne Einrichtungsaufwand genutzt werden kann. Über Plugins oder kleiner Anpassungen kann das Blogging erweitert werden, um höhere Ansprüche zu befriedigen. Spannend ist vor allem auch, wie Blogs das Berichtswesen im Unternehmen verändert.

Wissensmanagement – Wikis für alle

Schlechte Zeiten für Administratoren und Dienstleister brechen an. Ist Confluence einmal im Hause, dann werden erstere nicht mehr benötigt, wenn für das Wissensmanagement oder auch nur für die Projektdokumentation ein Wiki benötigt wird. Ohne (u.U. geheime) Installation eines Servers kann ein neues Wiki (als Bereich) in Confluence jederzeit angelegt werden. Dies ist der Kern von Confluence. Hervorzuheben ist neben der üblichen Versionierung dabei vor allem die hierarchische Strukturierbarkeit von Wikiseiten, das durchgängige Tagging und (falls nötig) auch der Zugriffsschutz. Nichtzuletzt kann an jede Seite eine Menge von Dokumenten angehängt werden. Das ist nicht gerade ein DMS, aber für den Wiki-Einsatz allemal geeignet.

Soziale Netzwerke – der Mitarbeiter im Mittelpunkt

Es gibt nichts spannenderes, als nach dem Start eines Confluence-Projekte zu beobachten, wie die persönlichen Seiten aktiver Benutzer aus dem Boden schießen. Durch die Erweiterbarkeit von Wikiseiten mit Plugins sind hier der Phantasie kaum Grenzen gesetzt. An dieser Stelle sollte man nicht beschränken, sondern von den Kollegen lernen! Die persönliche Seite (angereichtert um Visitenkarte, Tagcloud, Bookmarks und Blog) ist das Aushängeschild des Mitarbeiters im Intranet und sein eigenes Publikationsmedium. Damit und über die integrierte Kontaktfunktion unterstützt Confluence aktiv die Vernetzung im Unternehmen.

Personalisierung – Widerstand gegen den Information overload

In diesem Bereich ist das Web 2.0 noch ganz am Anfang. Confluence bietet mit dem RSS-Builder eine pragmatische Lösung für die Zusammenstellung eines Newsfeeds, der die eigenen Interessen abdeckt. Hier erwarten wir aber noch mehr von den Entwicklungsteams!

Integration von Applikationen – Mashup mit Prozessen

Hier haben sicherlich die Portalanbieter die Nase vorn. Doch gerade im Web 2.0 Zeitalter kommen wir ab von der Strategie einer homogenen Technologieplattform und wenden uns der leichtgewichtigen Integration von best-of-breed Ansätzen über Mashups zu. Die Plugin-Interfaces von Confluence bieten hier weitreichende Möglichkeiten. Davon macht vor allem auch die stetig wachsende Entwickler-Community Gebrauch. Das Angebot an nützlichen und frei verfügbaren Add-ons ist reichhaltig. In manchen Projekten wetteifern Endbenutzer und Entwickler regelrecht um die besten und schnellsten Lösungen – hier verschieben sich die Rollen gewaltig – es gilt eine tragbare Governance zu definieren und zu leben, die Stabilität sicherstellt und gleichzeitig die Innovation (i.S. einer “perpetual beta”) nicht behindert.

“Enterprise” Wiki Software – das Premium zum Wiki-Ansatz

Was macht Confluence zur “Enterprise”-Wiki Software? Aus unserer Sicht sind das drei Dinge:

• Atlassian und seine Partner stehen für Investitionssicherheit, kontinuierliche Innovation und Weiterentwicklung und professionellen Support.
• Confluence kann als stabile und skalierbare Plattform für den firmenweiten Einsatz aufgesetzt werden und ersetzt eine Vielzahl von Insellösungen – zu vertretbaren Einstiegs- und Folgekosten.
• das Plugin-Interface ermöglicht eine spezifische Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit der Lösung unter Einbeziehung vorhandener kostenfreier Angebote.

In diesem Beitrag ist sicherlich ein gewisses Maß an Beigeisterung von Softwerkern für eine innovative Technologie, ein “Tool”, eingeflossen. Die größte Begeisterung jedoch entsteht, wenn man in den Tagen nach dem Start im Dashboard unter “Zuletzt geändert” beobachtet, welche Eigendynamik die Mitarbeiter bei der Gestaltung von Inhalten im Wiki an den Tag legen.

In Folgebeiträgen soll eine Intranet 2.0 Artikelreihe entstehen, in der wir vorstellen wollen, wie einzelne Aspekte des Intranet 2.0 mit Confluence und anderen Werkzeugen ausgestaltet werden können. Fortsetzung folgt.

Martin Koser ist Enterprise Wiki Consultant und Blogger. Auf der Content Management Arena auf der Cebit stellte Martin Koser eben die Wiki-Einführung am Beispiel eines mittelständischen Unternehmens, der CPT GmbH aus der Nähe von Hannover vor. Hier unser Livebericht zu seinem Vortrag.

[Update 11.03.08] Die Präsentation zum Vortrag findet sich im frogpond.

Die Aufgabe bei CPT war es, ein bestehendes Intranet durch ein Wiki zu ergänzen. Mittelfristig soll das Intranet durch ein Wiki-Intranet vollständig abgelöst werden. Das bisherige Intranet hatte eine geringe Nutzungsquote. Das sollte deutlich verbessert werden. Zudem war das bisherige System sehr aufwändig zu pflegen und damit zu teuer. Das Unternehmen ist multinational tätig, damit war Englisch als Geschäftssprache gesetzt. Wichtig hervorzuheben ist, dass es sich nicht um ein IT-Unternehmen, sondern um ein Bauunternehmen handelt.

Die Ziele der Einführung des Wikis waren:

• die Beteiligung durch unkomplizierte Bedienung
• die Flexibilität und leichte Anpassbarkeit
• die Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit
• die weltweite Vernetzbarkeit der verteilt arbeitenden Mitarbeiter
• die Schnelligkeit und Agilität

Folgende Vorteile eines Wikis wurden genutzt und umgesetzt:

• Einfachheit und Leistungsfähigkeit
• Leichtes Erstellen, Ändern und Finden von Seiten
• (Online-) Verfügbarkeit

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In den folgenden Artikeln unserer Reihe “Wissensmanagement im Enterprise 2.0″ soll die IT im Mittelpunkt stehen. Es geht darum, mit welchen Lösungsansätzen – oder genauer Softwarelösungen – aus dem Web 2.0 das Wissensmanagement in Unternehmen erfolgreicher unterstützt werden kann.

Wir haben dafür 8 Ansätze identifiziert, die allen Web 2.0 Enthusiasten gut bekannt sein werden, die aber in Unternehmen zumindest teilweise erst langsam bekannt werden und zur Anwendung kommen.

Während die folgenden die Ansätze im Detail die Anwendung der Tools für das betriebliche Wissensmanagement beleuchten werden soll dieser Artikel zunächst einen Überblick gewähren.

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Diese Woche scheint die Blogosphäre ganz unter dem „Wiki-Stern“ zu strahlen. Zumindest findet man das Wiki vielerorts als Themenschwerpunkt in den Beiträgen. Der Grund hierfür liefern sicher das Buch „Wikipatterns“ von Steward Mader und das Barcamp Mitteldeutschland in Jena. Beides hat einiges an Reaktionen zu Einsatzmöglichkeiten und Rahmenbedingungen von Wikis ausgelöst.

Wikipatterns werden in vier ausführlichen Posts bezugnehmend auf das Buch von Steward Mader bei Portals and KM im Vergleich zu Knowledge Management diskutiert. Interessant ist die Einteilung für den Einsatz von Wikis unter drei Themes:

1. Generierung von Inhalten als Wissenbasis, hierunter wird auch der Anwendungsbereich für das Wissensmanagement gesehen.
2. Gruppenarbeit in Projekten, zur Produktentwicklung und Eventplanung.
3. Kommunikationsplattform im Intranet und in Extranets, fürs Blogging, für die externe Kommunikation und als öffentliche Website.

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Während man sich im letzten Jahr viele Gedanken über die Definition von Enterprise 2.0 gemacht hat, so ist man sich inzwischen einig, dass Enterprise 2.0 mehr ist, als Web 2.0 in die Unternehmen einzuführen oder die Implementierung eines corporate Blogs oder Wikis. Interessantes dazu aus der Blogosphäre:

• Eine 8-teilige Serie zum Einsatz von Blogs bei namics für das Wissensmanagement: wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, beim managen der Informationsflut, für Umfragen, für Management-Information. Die Serie wurde in Form von Videoposts produziert von Prof. Dr. Back Uni St. Gallen.
• Die Präsentation von Björn Negelmann zeigt, dass Enterprise 2.0 nicht nur aus der Einführung von Blogs und Wikis besteht sondern es geht um Nutzerpartizipation, um kollektive Intelligenz und die Flexibilität zur Veränderung.

• Eine Zusammenstellung von erfolgreichen Enterprise 2.0-Anwendungen in Unternehmen. Realisiert wurde u.a.: Intranet, Projektmanagement, Wikis, Blogs.
• Einige Fallstudien aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen.
• Wer sollte sich für Enterprise 2.0 interessieren? Mit der Nutzung von Web 2.0 in den Unternehmen verändern sich Verhalten, Kulturen, Kommunikation und damit Prozesse und Organisationsformen: ein Thema mit strategischer Bedeutung für Entscheider.
• Die organisatorischen Umgebungen, in denen Projekte stattfinden, verändern sich: interdisziplinäre Teams müssen koordiniert werden, formale und informale Kommunikationsprozesse finden statt. Moderne Projektleiter kennen die Vorteile von Social Software Tools.
• Die Vorteile und Barrieren für Enterprise Social Bookmaring: die Suche nach Experten, speziellem Wissen, diskutierten Themen und Inhalten; von Mitarbeitern geprägte Inhaltestrukturierung. Aber immer wieder wird die Frage nach der Unternehmenskultur gestellt.
• Wie können Unternehmen Twitter produktiv einsetzen? Es werden sieben Einsatzmöglichkeiten vorgestellt, die vor allem damit zu tun haben, dass Mitarbeiter Informationen an ihre Community/Team senden, um die Kontinuität der Zusammenarbeit zu sichern.