Communardo Software GmbH

Am Mittwoch dieser Woche hatte ich auf Einladung von Prof. Joachim Niemeier die Gelegenheit, im Rahmen eines Workshops zum Thema “Enterprise 2.0″ zu unseren Projekterfahrungen in diesem Bereich vorzutragen. Ich hatte mich entschieden, aus ganz persönlicher Sicht über die Frage zu sprechen: Was macht Enterprise 2.o Projekte erfolgreich?

Herausgekommen ist eine Aufstellung von 10 Erfolgsfaktoren, die ich in Ergänzung zur auf Slideshare bereitgestellten Präsentation an dieser Stelle darlegen möchte.

1. Eine Vision aufzeigen

Enterprise 2.0 ist eher eine Art der Unternehmensführung als ein „Projekt“ oder eine IT-Anwendung. Es geht vor allem um eine Unternehmeskultur, die partizipative Führung, partnerschaftliche Zusammenarbeit, offene Kommunikation, ein hohes Maß an Selbstverantwortung und Selbstorganisation und den Einsatz von modernen Kommunikationsmitteln des Web 2.0 verbindet.
Für viele Unternehmen bedeutet dies Veränderung, Schwierigkeiten überwinden, die Mitarbeiter vielleicht auf eine große Reise mitzunehmen, die Gefahren in sich birgt, vielleicht wie eine Reise über den Ozean.
Enterprise 2.0 lässt sich nicht generalstabsmäßig wie ein Projekt organisieren. Vielmehr sollte eine Vision von den Unternehmern bzw. vom Management formuliert werden und der Rahmen für die Umsetzung geschaffen werden, der von den engangierten Mitarbeitern genutzt werden kann.

2. Die bestehende Unternehmenskultur respektieren

Eine Kultur bzw. gewohnte Verhaltensweisen verändern sich nicht von heute auf morgen. Der Versuch, Veränderungen zu schnell und zu drastisch durchzusetzen wird oft mit offener Ablehnung bestraft. Das wäre wie „Sandschaufeln“ in der Wüste. Daher ist es wichtig, die vorhandene Kultur zu respektieren. Finden Sie Bereiche im Unternehmen deren spezifische Subkultur wie eine „Oasen“ offen für Veränderung bzw. neue Formen der Zusammenarbeit ist. Respektieren Sie den Wunsch nach Vertraulichkeit, z.B. durch die Gewährung von „Zugriffsschutz“. Fördern („gießen“) Sie zarte Pflänzchen offener Kultur und direkter Zusammenarbeit. Auf diese Weise werden gute Beispiele Schule machen und Sie werden erleben, wie zunächst verschlossene Teams sich öffnen.

Um das zu erreichen geht es vor allem darum, die richtigen Macher, Multiplikatoren und Pilotanwender zu finden. Worauf sollte man dabei achten: Sie sollten hinter der Vision stehen, diese selbst „leben“ und überzeugend weitergeben und dafür gut im Unternehmen vernetzt sein. Hilfreich ist oft eine gute Mischung aus „alten Hasen“ und „aufstrebenden Jungen“. Jemanden neu für die Einführung von “Enterprise 2.0″ einzustellen bringt selten den gewünschten Effekt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die frühzeitige und aktive Einbindung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten. Die Kollegen haben meist ein großes Eigeninteresse, gute Ideen und sollten zu Mitgestaltern und nicht Verhinderern gemacht werden.

3. Aus Erfahrungen lernen und pilotieren

Die meisten Unternehmen haben bereits erste Erfahrungen gesammelt. Diese oft in sog. „U-Boot-Projekten“ getarnten Pioniere sollte man fördern und einladen, zu berichten. Auf diese Erfahrungen gilt es aufzubauen. Anstelle eines unternehmensweiten Projektes ist es oft ratsam, zunächst unter Einbezug der Pioniererfahrungen einen eigenen (etwas größeren) Piloten zu starten. Das ist wie beim Segeln, das man zunächst auf einer Jolle lernt.

Die Erfahrungen der „U-Boot-Projekte“ und Piloten müssen im nächsten Schritt genutzt werden, um größere ggf. unternehmensweite Vorhaben umzusetzen. Dabei nicht vergessen, die Pioniere und Piloten mitzunehmen. Das große Projekt muss die Anforderungen der Pioniere umsetzen, dann folgen auch weitere. Daten bestehender Systeme müssen ggf. migriert werden. Auf diese Weise wird von Beginn an eine kritische Masse geschaffen. Das schafft einen wichtigen Ausgangsnutzen für: den Einzelnen.

4. Der Mitarbeiter und nicht das Unternehmen steht im Mittelpunkt

Warum soll nun ausgerechnet der einzelne Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen? Die meisten Menschen tun am liebsten Dinge für sich selbst, die sie selbst im Großen oder die aktuelle Aufgabe im Kleinen voranbringen. Also aus Eigennutz, Pragmatismus oder Bequemlichkeit. Aktivitäten, die Kraft oder Zeit kosten müssen für den Mitarbeiter einen sofortigen Eigennutzen haben, z.B. ich schreibe etwas auf, damit ich es nicht vergesse. Ich dokumentiere, um weniger Fragen allzu oft beantworten zu müssen. Ich verschlagworte einen Internet-Link, damit ich ihn wiederfinde. Durch meine Kommunikation erreiche ich Aufmerksamkeit bei Vorgesetzten.

Web 2.0 Technologien ermöglichen uns, die (eigennützigen) Beiträge einzelner als Gesamtheit vielen zugänglich zu machen. Beispiele dafür finden sich regelmäßig in Wikis, Blogs und Microblogs.

5. Einfach statt komplex

Die Einfachheit avanciert zum Design-Paradigma in der Softwareentwicklung. Eine Softwareversion ist erst dann fertig, wenn man nichts mehr ohne Schmerzen weglassen kann und nicht erst dann, wenn man nichts mehr hinzufügen kann. Was sollte nun aber Teil einer Enterprise 2.0 Plattform sein?

Weblogs sind Online-Tagebücher, die Mitarbeiter nutzen, um für sich selbst etwas aufzuschreiben, anderen etwas mitzuteilen oder einfach nur aufzufallen.

Wikis sind im Web erstellte Dokumente, die ich schnell und einfach schreiben, gut verknüpfen und auch noch gemeinsam bearbeiten kann.

Microblogs nutzen wir um wichtige Notizen und Mitteilungen aufzuschreiben und auszutauschen. Das erhöht die Transparenz im Unternehmen und senkt die E-Mail-Flut.

Tags helfen, den Überblick zu behalten. Es ist einfach, Tags zu vergeben. Werden Tags an vielen Stellen verwendet, dann kann auf Basis dieser Tags nicht nur ein Inhalt gefunden werden, sondern gerade auch die Personen, die hinter den Themen und Inhalten stecken. Tagclouds geben einen guten Überblick über die bisherigen oder aktuellen Themen eines Projektes, Bereiches oder einer Person.

Diese einfachen Werkzeuge gilt es zu einem leistungsfähigen Ganzen zu kombinieren!

6. In die bestehende IT-Landschaft integrieren

Enterprise 2.0 ist keine alleinstehende Applikation. Wichtig ist, die Kommunikationswerkzeuge in bestehende häufig genutzte Systeme zu integrieren, insb. in Intranet-Portale. Ein Anbindung an das zentrale Nutzerverzeichnis via LDAP senkt die Eintrittsschwelle, besser noch ist ein Single-Sign-On. Das Übernehmen von Kontaktdaten und Bildern bringt von Beginn an einen menschlichen Bezug in die neue Plattform.

7. Die IT-Abteilung als Dienstleister verstehen

Web 2.0 Dienste wie Blogs, Wikis, Microblogs etc. sollten von der IT als Self-Service für die Mitarbeiter angeboten werden. Die Einrichtung neuer Wikis/Blogs für eine Abteilung ist damit sofort und ohne Mehrkosten möglich. Dafür braucht es zentral betriebene, leistungsfähige und sichere Enterprise 2.0 Plattform. Diese kann entweder auf Basis von umfassenden Standardplattformen (Sharepoint, Liferay, Atlassian Confluence, Jive Clearspace, Socialtext, Wordframe u.a.) oder auch als Mashup von „best-of-breed“ Werkzeugen angeboten werden. Wichtig ist dabei vor allem ein Single-Sign-On und ggf. ein vereinheitlichtes Oberflächen-Design auf Basis des CI/CD des Unternehmens.

Das kontinuierliche Ausprobieren neuer Ideen ist Teil von Web 2.0 und soll der stetigen Fortentwicklung dienen. Oftmals wird „beta“ als Ausrede verstanden, wenn mal etwas nicht funktioniert. Dies ist eine folgenschwere Fehlkalkulation. Enterprise 2.0 Applikationen betreffen den Lebensnerv des Unternehmens. Oftmals werden bereits frühe Testinstallationen intensiv im Tagesgeschäft genutzt. Daher dürfen solche Applikationen nicht „unter dem Schreibtisch“ betrieben werden sondern müssen zentral abgesichert und als „unternehmenskritisch“ eingestuft werden. Dazu gehören Ausfallsicherheit, Backup, Performance und zeitnahe Wiederherstellung im Fehlerfall !

8. Kreative Freiräume schaffen

Der letzte Punkt steht nur scheinbar im Widerspruch zum kreativen Ansatz eines Enterprise 2.0. Als Ergänzung zum stabilen Betrieb einer Plattform sollte Freiraum für die stetige Weiterentwicklung geschaffen werden. Dafür braucht es Testsysteme zum Ausprobieren neuer Tools und Ansätze und einen stabilen Releaseprozesse, der es ermöglicht, Neuerungen regelmäßig und mit abgesicherter Qualität in den Wirkbetrieb zu überführen.

9. Der Selbstregulation vertrauen

Kennen Sie Trampelpfade? Wege in Parks kann man nicht planen. Sie entstehen oft von ganz allein an den Stellen, wo sie wirklich benötigt werden. Kluge Landschaftsgärtner legen daher die Wege erst später dort an, wo sie von allein entstehen. Ähnlich verhält es sich oft mit der Strukturierung von Inhalten in kollaborativen Systemen. Dort gilt es selbstorganisierte Strukturen zulassen, z.B. via Tagging und Folksonomien. Die Vorgabe grober top-level Strukturen als Taxonomie kann dabei der besseren Orientierung dienen. Hier gilt es die richtige Balance zu finden.

Von den in der Vergangenheit aufwändig gepflegten komplexen Berechtigungsstrukturen gilt es abzusehen. Es hat sich bewährt, mehr Freiheit zu gewähren und (selten auftretende) Ausnahmefälle im Dialog zu lösen. Das schließt „Führung“ ganz bewusst nicht aus.

10. Mund-zu-Mund Propaganda statt “Roll-out”

Ein klassisches Roll-out von Enterprise 2.0 ist nicht möglich. Eine marktschreierisch umworbene oder per Dienstanweisung angeordnete Einführung bringt meist nicht den gewünschten Erfolg. Die Vermarktung von Enterprise 2.0 Systemen sollten die Nutzer vielmehr selbst übernehmen. Zum Beispiel, in dem ein spannendes Thema (z.B. ein Strategieprojekt) auf der Plattform erarbeitet wird, an dem möglichst viele teilhaben oder mindest Neugierde zeigen. Oder indem Geschäftsführer oder Unternehmer über ihre aktuellen Themen im Weblog berichten und vor allem auch dort Rede und Antwort stehen. Oder indem man aus einem solchen Werkzeug, etwas ganz besonderes “Exklusives” macht, was andere anlockt.

Zum Schluss: Mit gutem Beispiel vorangehen

Das wichtigste vor allem ist, selbst aktiv zu sein und die Kultur des Enterprise 2.0 vorzuleben. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte, die in den Dialog frühzeitig eingebunden werden müssen. Durch Ihr Beispiel im Umgang mit Social Software werden die Mitarbeiter am meisten motiviert.