Im Mitteldeutschen Barcamp in Jena wurde eine Session zum Thema “Team Collaboration im Web 2.0 mit Fokus auf Social Bookmarking” präsentiert.

Die verbesserten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Netz ist einer der wichtigsten Gründe, warum sich Web 2.0 Technologien durchsetzen, denn sie bieten die Grundlage dafür, gemeinsam und verteilt auf verschiedenste Standorte an einem Thema miteinander zu interagieren. So können in Wikis mehrere Personen an Artikeln schreiben, ihr Wissen beisteuern, Korrekturen vornehmen und Kommentare abgeben, und damit in kürzester Zeit mit einem Minimalaufwand an zusätzlicher Kommunikation Inhalt von hoher Qualität erstellen.

Im Fokus der Session standen dabei Social Bookmarking Systeme und speziell die Bedeutung der Zusammenarbeit in diesen System. In del.icio.us ist es dabei möglich Bookmarks von anderen Nutzern – falls freigegeben – einzusehen.

Für einen Unternehmenseinsatz ist es hier interessant, wie die Zusammenarbeit in verschiedenen Teams vorangetrieben werden kann. Teams, die an eigenen Aufgaben arbeiten und Inhalte austauschen wollen, sollten einfach über neuen Inhalt ihrer Teammitglieder informiert werden können; unabhängig davon das Teams sich dynamisch zusammenfinden können. Zum einen muss das Social Bookmarking System diese Teams dabei unterstützen und zum anderen in der Lage sein, diese über neue verfügbare Inhalte zu informieren. Letzteres führt zur Verwendung von RSS Feeds, die definiert und eingeschränkt werden können, und damit frei konfigurierbar werden müssen. Dies überträgt den Collaboration Gedanken von der Bereitstellung von Inhalten zum “Informiert-werden”, der Filterung von Inhalten. Ein Beispiel dafür ist der Google Reader, in dem RSS Feeds kombiniert werden können, wie in dem Communardo RSS Feed zum Thema Enterprise 2.0.

Eine der letzten aber trotzdem gut besuchten Sessions vom barcamp in Jena wurde von Martin Koser zum Thema Wiki Patterns gehalten. In seiner Präsentation, sie übrigens direkt in einem Wiki erstellt worden ist, ging es vor allem um Erfahrungen bei der Einführung von Wikis und Social Software in Unternehmen und auch um das Buch “Wiki Patterns” von Stewart Mader. Martin Koser hat dazu auch eine Rezension veröffentlicht. Das Buch ist ein Sammelbecken von Ideen (auch im Wiki zum Buch nachzulesen) und kann auch keine endgültige Lösung anbieten.

Beratung ist ein großer Erfolgsfaktor bei der Einführung von Social Software, die professionelle Begleitung erfordert. Kern ist es, für den Anwender herauszufinden, welchen Wert Enterprise 2.0 für ihn bringt. Eine große Herausforderung ist es, die Mitarbeiter im Unternehmen zu überzeugen. Dabei wird die Nielson-Regel (90-9-1) oft falsch interpretiert. Statt diese Regel als Argument gegen Wikis einzusetzen, gilt es vielmehr, die immer größer werdende Gruppe an Prosumern richtig einzubinden. Weitere Herausforderungen sind der Widerstand gegen Veränderung und die Frage, wie man von Beginn an persönlichen Nutzen für den Einzelnen schaffen kann. Eine weitere Barriere ist, dass viele Leute (hierzulande) sich scheuen, Unfertiges, Dinge die nicht vollständig durchdacht sind, zu veröffentlichen.

Die Wahl der richtigen Wiki-Engine ist für Martin Koser ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor. Das Buch “Wiki patterns” beschreibt “People Adoption Patterns”, “People Anti Patterns” und “Adoption Patterns” und “Adoption Anti Patterns”. Diese liest man besser im Wiki zum Buch selbst nach. Die Anti Patterns beschreiben, welche Verhaltensweisen die Akzeptanz von Wikis neagtiv beeinflussen. Glücklicherweise ist die Liste der Adoption Patterns länger und spannender. Hier kann man nachlesen, welche Verhaltsmuster helfen, die Wiki-Einführung voranzubringen. Oft wird die Frage gestellt, was besser ist: Top-down oder Bottom-Up Einführung? Letztlich ist es wohl abhängig davon, welches Prinzip im jeweiligen Unternehmen am besten greift. Die Rolle des “Knowledge Gardeners” wird mitder Zeit wichtig, um den Wildwuchs zu zähmen, der in Wikis und besonders beim Bottom-Up-Ansatz schnell entstehen kann. Weitere Erfolgsfaktoren sind:

• Konnektivität stärken
• Emergenz zulassen – also keine ungeeigneten Strukturen aufzwängen und die Leute selbst entscheiden lassen, wie sie arbeiten
• Adaptive Plattformen nutzen – um den optimalen Service zu bieten
• von den Erfahrungen kleiner “U-Boot”-Projekte lernen
• “be quiet but carry a big stick” – also konsequent das Ziel verfolgen, aber behutsam vorgehen und nicht die ultimative Lösung mit dem Bigbang einführen. [Kommentar: also mit dem Stock voranschreiten und nicht drohend hinterherlaufen]

Wikis, Blogs, Social Bookmarking etc. sollten letztlich Hand-in-Hand gehen. Für Unternehmen gilt es, eine integrierte Lösung zu schaffen, die aus Best-Of-Breed Tools bestehen sollte. Wichtig ist dabei auch, dass die Mitarbeiter, die sich engagieren, eine entsprechende Sichtbarkeit dafür erhalten. Letztlich muss Kreativität, offene Kommunikation und die Bereitschaft Wissen zu teilen im Unternehmen und vom Management gefördert und honoriert werden.

Auf großes Interesse auf dem barcamp-Sonntagmorgen in Jena stiess eine Doppelsession zum Thema “Getting things done (GTD)” oder ganz allgemein Selbstmanagement.

Im ersten Teil stellte Oliver Gassner die Essenz eines Buches von David Allen (deutsch: Selbstmanagement für den Alltag, engl: Getting things done) vor. Der zweite Teil wurde von Holger Weser und Lars Zapf von Simprove gestaltet, in dem die von Simprove angebotene Collaboration-Plattform Workity vorgestellt wurde.

David Allen sagt, dass das eigene Aufgabenmanagement über Listen erfolgen sollte, auf denen die Aufgaben mit Termin eingetragen werden. Dabei gilt die “2-Minuten-Regel”: Aufgaben die unter 2-Minuten dauern, sollten sofort erledigt werden, weil das Aufschreiben der Aufgaben länger dauert. Aufgaben sollten konkret formuliert werden, also nicht “Reifenwechsel”, sondern “Werkstatt anrufen und Termin für Reifenwechsel vereinbaren”. Aufgaben mit Termin werden in einzelne Ordner für Monate und Tage einsortiert. Diese werden zum Termin in die tägliche Inbox/ToDo-Box entleert. Die Inbox muss jeden Tag geleert werden. Aufgaben sollten einen Kontext haben (z.B. Firma, privat, mit/ohne Computer etc.) Die “Sunday-maybe-Liste” enthält Dinge, die man irgendwann einmal angehen möchte. Für jedes Projekt oder Vorhaben sollte immer eine “nächste Aktion” definiert werden. Die “Wating-for”-Liste enthält die Dinge, auf die wir von anderen warten, quasi eine “Delegiert”-Liste. Umsetzen kann man diese Listen mit Textdateien, Wikis, Workity oder auch ganz speziellen GTD-Plugins für Outlook etc. Man sollte immer mit dem Werkzeug arbeiten, mit dem man wirklich gern arbeitet und wenn es ein Füllhalter mit Goldfeder ist. Es geht darum, dass das System konsistent ist und dass man es immer dabei hat, z.B. als PDA oder klassisches Notizbuch. Wenn das nicht gelingt, dann muss man doch eben alle Aufgaben im Kopf haben und wird diese wieder als Bugwelle vor sich her schieben.

Zwischenfazit: Dies ein weiteres Buch im Reigen der Selbst- und Zeitmanagement Ratgeber. Der kritische Faktor zum Erfolg ist wohl die Selbstdisziplin des Einzelnen, das eigene Ordnungssystem auch konsequent umzusetzen.

Gegenstand der nachfolgenden Session war “Social Project Management”. Dafür hat Simprove die Plattform www.workity.com entwickelt. In Workity kann man im Sinne von GTD alle Aufgaben erfassen, mit Tags versehen und auch Kollegen direkt zuweisen, die ihre Aufgaben dann in ihre Aufgabenliste und in ihren (dynamischen) Kalender erhalten. Dafür gibt es eine “Was ist neu Sicht”. Zusätzlich können auch Dateien hochgeladen und vertagged werden. Es fragt sich, was der wirkliche Vorteil gegenüber der Nutzung von Microsoft Outlook ist. Holger Weser sagt dazu, dass der Ansatz von Simprove ist, das “Pull”-Prinzip anstelle des “Push”-Prinzips anzuwenden. Werden Aufgaben und Informationen gepusht, z.B. per E-Mail, dann wird man viel zu oft aus der inhaltlichen Arbeit gerissen und dadurch unproduktiv – was m.E. aber eher wieder eine Frage der Selbstdisziplin ist. Workity ist online weltweit via Web verfügbar und dadurch auch schnell über Unternehmensgrenzen hinweg einsetzbar. Mit Outlook/Exchange könnte man die meisten Features innerhalb des Unternehmens bereits umsetzen. Eine Erweiterung über die Grenzen der Exchange-Domäne hinweg ist aber nicht ohne weiteres möglich. Ein wesentlicher Unterschied ist aber, dass in Workity alle Aufgaben und Termineinträge getagged werden können, das ist wohl eine der wichtigsten Unterscheidungskriterien von Workity. Ein mobiler Zugriff über PDA und Telefon ist leider noch nicht möglich und für Folgeversionen geplant. RSS-Feeds gibt es nicht. Holger Weser sagt dazu: Unsere Kunden wünschen das nicht. Geplant ist vielmehr für die Zukunft eine interaktive Oberfläche auf Silverlight-Basis. Workity wird ausschließlich als Online-Dienst angeboten. Eine Installation im Anwenderunternehmen wird von Simprove ausdrücklich nicht angeboten, weil der Aufwand für Installation und insb. regelmäßige Sicherheitsupdates viel zu hoch sei.

Fazit: Ein weiterer interessanter Online-Service für das Projektmanagement für kleine Unternehmen, Freiberufler und firmenübergreifende Projekte und den privaten Bereich im frühen Stadium. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung.

Nachdem der erste Tag des BarCamp Mitteldeutschland fast vorbei ist hier für alle, die nicht dabei sein konnten, eine erste schnelle Übersicht zu Informationen rund um das BarCamp im Internet:

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[Update 12. Februar 2008] Hier gibt es weitere Informationen:

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Wiki Patterns Session at BarCamp Jena

Podcast von Radio-G

Das Barcamp Mitteldeutschland bot eine gute Gelegenheit, das Thema “Persönliches Wissensmanagement” zur Diskussion zu stellen. Ich bin der Meinung, dass die konkreten Aktivitäten von Wissensarbeitern beim Umgang mit Informationen und Wissen bisher zu wenig betrachtet wurden. Der Hauptfokus lang in der Vergangenheit darauf, Mitarbeiter in Unternehmen zu bewegen, Wissen zu dokumentieren und für alle bereit zu stellen oder auf andere Weise, z.B. über Communities zu verbreiten. Sie sollten also primär zunächst einen Beitrag für die Allgemeinheit leisten, bevor sie selbst einen Nutzen davon haben. Die Erfahrung hat vielen gezeigt, dass dies nicht zum Ziel führt. Vielmehr stellen sich zwei zentrale Fragestellungen:

• Durch welche Vorgehensweisen und Werkzeuge können Wissensaktivitäten Einzelner unterstützt werden ?
• Wie können die Ergebnisse dieser Wissensarbeit – ohne Aufwand für den Einzelnen – geeignet in eine organisationale Wissensbasis integriert werden?

Hinweis: Der Vortrag liefert nicht die Antwort auf diese Fragen, sondern soll dafür werben, diese Frage weiter zu diskutieren. Die Diskussion in der Session verlief durchaus kontrovers. Dabei stellen sich weitere Fragen:

• Welche Werkzeuge helfen die Produktivität im persönlichen Wissensprozess zu steigern ?
• Wann ist der Einsatz von Werkzeugen sinnvoll? Welche sind das?
• Sind wir auf der Suche nach dem “richtigen Mix” von “Best-of-breed” Tools oder brauchen wir eine “integrierte Lösung”? Würde letztere akzeptiert?
• Wie wird mit dem Kommen und Gehen von Mitarbeitern in Firmen, Teams umgegangen bzw. mit Projektarbeitern, die ständig zwischen (mehreren) Projekten und Firmen wechseln?

Diesen Fragen werden wir in diesem Blog weiter nachgehen.

[Update 12. Februar 2008] Bilder von der Session “Persönliches Wissensmanagement im Web 2.0″ findet man im Post von Markus Kämmerer.