Communardo Software GmbH

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Dieser Blogbeitrag entstand als Mitschrift zu einer Session mit Carl Frappaolo [Web] [Blog] [Twitter] von Information Architects auf der Enterprise 2.0 Conference in San Francisco. Aus meiner Sicht die beste Session der Konferenz, die ich besucht habe.

Die Frage ist, was ist eine Unternehmenskultur, die bekannterweise ein wichtiger Aspekt im Wissensmanagement darstellt. Eine Kultur ist eine sehr subtile Sache, die irgendwie in der Menge der Leute einer Organistion verborgen ist, inkl. Vorbehalten, Meinungen, Gefühlen, Beziehungen etc.

Enterprise 2.0 kann natürlich keine schlechte Kultur verändern. Es gibt Unternehmen, die bereits ohne jede Berührung mit Enterprise 2.0 Ansätzen eine offene, vertrauensvolle auf Zusammenarbeit im Sinne gemeinsamer Ziele ausgerichtet sind. Diese Unternehmen können durch Enterprise 2.0 Ansätze gut vorangebracht werden. Andererseits gibt es Firmen, die bspw. in unabhängige, untereinander konkurrierende Bereiche aufgespalten sind, die nicht kooperieren. Mit Technologie können solche Barrieren wohl kaum aufgebrochen werden.

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Wir leben in einer spannenden Zeit. Nachdem Intranets über viele Jahre das Dasein eines zentral redaktionierten Informationsportals fristeten, welches von den Mitarbeitern oft nur mit Desinteresse gestraft worden ist, bringt nun das Web 2.0 frischen Wind in die Unternehmen. Von Zentralabteilungen gut gehütete Intranet-Redaktionssysteme machen Platz für neue, von den Mitarbeitern selbst gestaltete Plattformen für Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines “Teamweb” als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.

Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten “StraWiki” innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als “Best Practice” anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der “Leuchttürme” müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

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In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

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Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

• Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
• Unternehmens-Wikis brauchen einen “Kümmerer” oder “Wiki-Gärtner“, der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
• Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
• Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz “Pilot” und “Beta” für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
• Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
• Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein “Big Bang”

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

Die Session zum Enterprise 2.0 ist spontan entstanden und fand in der Kantine statt. Mangels eines nutzbaren Beamers schauen wir uns die Präsentation im Frogpond-Wiki von Martin Koser an! Immerhin sind 12-15 Teilnehmer da und eindeutig die höchste Laptop-Dichte.

Martin Koser spricht zum Thema Unternehmenskultur als Grundvoraussetzung für Enterprise 2.0. Das scheint ein Henne-Ei-Problem zu sein. Aber: nicht erst auf den Kulturwandel warten, bevor Enterprise 2.0 gestaret wird. Enterprise 2.0 ist eher ein Weg als ein Ziel.  Seite 19 im Wiki zeigt harte und weiche Faktoren für die Unternehmenskultur nach Peters und Waterman. Die IT ist heute leichtgewichtig und beherrschbar, die Kultur schwerer zu verändern.

Um Enterprise 2.0 zu meistern, braucht es personelle, strukturelle, informationelle und technische Infrastruktur. Der Vortrag geht dann schnell wieder auf die Frage der Kultur über mit dem Hinweis, dass für Social Media, wie z.B. Corporate Blogging, in Unternehmen Regeln vorhanden sein sollten, die den Rahmen für die Nutzung bieten. Dabei geht es weniger um Reglementierung, sondern darum einen grundlegenden Rahmen zu schaffen, die dann durch kritische Selbstkontrolle der Mitarbeiter umgesetzt werden.

Enterprise 2.0 erfordert eine Veränderung von Prozessen und Arbeitsweisen. Oft wird gefordert, dies nur schrittweise zu tun, weil es anders nicht zu bewältigen ist. Frank Hamm wirft (richtigerweise) ein, dass kleine Schritte aber dann dazu führen, dass die Chancen dann nur ungenügend genutzt werden kann. Ein bewährter Weg ist es, Leute zu finden und zu gewinnen, die als Multiplikatoren die richtigen Kompetenzen mitbringen, um neue Formen der Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Dies ist eine langfristige Sache, die Geduld braucht. Ein Kick-Off unter dem Motto “Ab heute sind wir alle anders” hilft nicht weiter, da der Rückfall in das bisherige gewohnte Verhalten schnell erfolgt.

Zwischenfazit: Es ist eine zentrale Frage der Unternehmensführung, die Unternehmenskultur zu gestalten.

Aufgrund meiner eigenen Session muss ich leider nun abbrechen. Weitere Berichte folgen.