Communardo Software GmbH

In den letzten Monaten haben wir bei Communardo viel mit Social Software experimentiert. Wikis, Blogs & Co. spielen sowohl in unseren Kundenprojekten (z.B. zum Intranet 2.0) als auch in unserer eigenen IT-Landschaft eine immer wichtigere Rolle. Gerade in unserer eigenen Praxis im Unternehmen spüren wir einen zunehmenden Drang, den Umgang mit Mikro-Inhalten (Kurznachrichten, Notizen, Hinweisen, Hyperlinks) besser handhabbar zu gestalten. E-Mail, Instant Messaging und persönliche Dateiablagen sind einfach nicht der richtige Ort dafür.

Der Gedanke, Twitter oder einen vergleichbaren Dienst einzusetzen ist ebenso charmant wie unpassend. Während die Stärken von Twitter im Aufbau und der Pflege menschlicher Netzwerke und sicherlich auch im Marketing liegen, so wenig ist es (nach unseren Anforderungen) für den Einsatz im Unternehmen geeignet. Anstelle der auf Personen (“follow”) ausgerichteten Kommunikation geht es uns um themen-orientierte Kommunikation. Eine gewisse Ordnung und Struktur brauchen wir ebenso wie Vertraulichkeit & Zugriffsschutz (thematisch!) und die dauerhafte Speicherung von Inhalten. Alles das vermissen wir bei Twitter schmerzlich und sind auch mit den zusätzlich einsetzbaren Diensten einfach nicht zufrieden.

Aus diesem Grunde hat sich ein Entwicklerteam von Communardo an die Arbeit gemacht, eine eigene Microblogging-Software zu entwickeln. Inspiriert haben uns vor allem erste Tests von Projektblogs auf Basis von WordPress mit dem Prologue Theme und die Möglichkeiten, die uns Ajax & Co. im Frontend und Java im Backend bieten, um eine Kommunikationsplattform zu schaffen, die firmenweites, auf Arbeitsthemen orientiertes Microblogging möglich macht.

Wir sind begeistert von unserem Ergebnis und den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, die z.B. hier und hier und hier diskutiert worden sind. Daher haben wir uns entschlossen, aus den Ergebnissen dieses internen Entwicklungsprojektes nun einen Online-Service aufzubauen – communote.com.

Derzeit arbeiten wir intensiv am Aufbau einer mandantenfähigen Internetplattform und werden in einigen Wochen interessierten Nutzern die Möglichkeit zum Test von communote ermöglichen. Bis dahin besteht die Möglichkeit, sich unter communote.com vormerken zu lassen. In der Zwischenzeit werden wir hier in unserem Blog unter dem Schlagwort ‘communote‘ und via www.twitter.com/communote regelmäßig über Features und Einsatzbereiche berichten. Soviel vorab: Communote vereint viele gute Ideen des Bloggens, Taggens und Filterns. Hier ein erster Eindruck:

Viele Hände helfen mit am Aufbau von communote.com. Daher an dieser Stelle ein großes Dankeschön an Torsten, Martin, Stefan, Ronny, Markus, Katja, Tobias, Falk, Martin, Jens, René, Niels, Daniela, Sebastian, Ilja und alle die die im Hintergrund dazu beigetragen haben!

Auf großes Interesse auf dem barcamp-Sonntagmorgen in Jena stiess eine Doppelsession zum Thema “Getting things done (GTD)” oder ganz allgemein Selbstmanagement.

Im ersten Teil stellte Oliver Gassner die Essenz eines Buches von David Allen (deutsch: Selbstmanagement für den Alltag, engl: Getting things done) vor. Der zweite Teil wurde von Holger Weser und Lars Zapf von Simprove gestaltet, in dem die von Simprove angebotene Collaboration-Plattform Workity vorgestellt wurde.

David Allen sagt, dass das eigene Aufgabenmanagement über Listen erfolgen sollte, auf denen die Aufgaben mit Termin eingetragen werden. Dabei gilt die “2-Minuten-Regel”: Aufgaben die unter 2-Minuten dauern, sollten sofort erledigt werden, weil das Aufschreiben der Aufgaben länger dauert. Aufgaben sollten konkret formuliert werden, also nicht “Reifenwechsel”, sondern “Werkstatt anrufen und Termin für Reifenwechsel vereinbaren”. Aufgaben mit Termin werden in einzelne Ordner für Monate und Tage einsortiert. Diese werden zum Termin in die tägliche Inbox/ToDo-Box entleert. Die Inbox muss jeden Tag geleert werden. Aufgaben sollten einen Kontext haben (z.B. Firma, privat, mit/ohne Computer etc.) Die “Sunday-maybe-Liste” enthält Dinge, die man irgendwann einmal angehen möchte. Für jedes Projekt oder Vorhaben sollte immer eine “nächste Aktion” definiert werden. Die “Wating-for”-Liste enthält die Dinge, auf die wir von anderen warten, quasi eine “Delegiert”-Liste. Umsetzen kann man diese Listen mit Textdateien, Wikis, Workity oder auch ganz speziellen GTD-Plugins für Outlook etc. Man sollte immer mit dem Werkzeug arbeiten, mit dem man wirklich gern arbeitet und wenn es ein Füllhalter mit Goldfeder ist. Es geht darum, dass das System konsistent ist und dass man es immer dabei hat, z.B. als PDA oder klassisches Notizbuch. Wenn das nicht gelingt, dann muss man doch eben alle Aufgaben im Kopf haben und wird diese wieder als Bugwelle vor sich her schieben.

Zwischenfazit: Dies ein weiteres Buch im Reigen der Selbst- und Zeitmanagement Ratgeber. Der kritische Faktor zum Erfolg ist wohl die Selbstdisziplin des Einzelnen, das eigene Ordnungssystem auch konsequent umzusetzen.

Gegenstand der nachfolgenden Session war “Social Project Management”. Dafür hat Simprove die Plattform www.workity.com entwickelt. In Workity kann man im Sinne von GTD alle Aufgaben erfassen, mit Tags versehen und auch Kollegen direkt zuweisen, die ihre Aufgaben dann in ihre Aufgabenliste und in ihren (dynamischen) Kalender erhalten. Dafür gibt es eine “Was ist neu Sicht”. Zusätzlich können auch Dateien hochgeladen und vertagged werden. Es fragt sich, was der wirkliche Vorteil gegenüber der Nutzung von Microsoft Outlook ist. Holger Weser sagt dazu, dass der Ansatz von Simprove ist, das “Pull”-Prinzip anstelle des “Push”-Prinzips anzuwenden. Werden Aufgaben und Informationen gepusht, z.B. per E-Mail, dann wird man viel zu oft aus der inhaltlichen Arbeit gerissen und dadurch unproduktiv – was m.E. aber eher wieder eine Frage der Selbstdisziplin ist. Workity ist online weltweit via Web verfügbar und dadurch auch schnell über Unternehmensgrenzen hinweg einsetzbar. Mit Outlook/Exchange könnte man die meisten Features innerhalb des Unternehmens bereits umsetzen. Eine Erweiterung über die Grenzen der Exchange-Domäne hinweg ist aber nicht ohne weiteres möglich. Ein wesentlicher Unterschied ist aber, dass in Workity alle Aufgaben und Termineinträge getagged werden können, das ist wohl eine der wichtigsten Unterscheidungskriterien von Workity. Ein mobiler Zugriff über PDA und Telefon ist leider noch nicht möglich und für Folgeversionen geplant. RSS-Feeds gibt es nicht. Holger Weser sagt dazu: Unsere Kunden wünschen das nicht. Geplant ist vielmehr für die Zukunft eine interaktive Oberfläche auf Silverlight-Basis. Workity wird ausschließlich als Online-Dienst angeboten. Eine Installation im Anwenderunternehmen wird von Simprove ausdrücklich nicht angeboten, weil der Aufwand für Installation und insb. regelmäßige Sicherheitsupdates viel zu hoch sei.

Fazit: Ein weiterer interessanter Online-Service für das Projektmanagement für kleine Unternehmen, Freiberufler und firmenübergreifende Projekte und den privaten Bereich im frühen Stadium. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung.