Communardo Software GmbH

Angeregt durch meinen Vortrag auf der InterPM zum “Microblogging im Projektmanagement: Wie Mikroinhalte die Kommunikation und Dokumentation verändern” hat Berhard Schloß in seinem Weblog das Thema aufgegriffen und eine kontroverse und gerade weil sie kontrovers geführt wird sehr lesenswerte Diskussion u.a. zwischen Surfguard, Joachim Niemeier und Lutz Gerlach entfacht, zu der ich mit diesem Artikel einen kleinen Beitrag leisten möchte. Dass Microblogging in Unternehmen inzwischen zu einem hochaktuellen Thema geworden ist, beweisst nicht zuletzt auch das Interview zum Thema “Das Microblogging kann die Produktivität durchaus steigern” mit Prof. Oliver Günther von der Humboldt-Universität Berlin in der Computerzeitung vom 15. Juni 2009, welches über einem Blogbeitrag von Dirk Riehle verfügbar ist. Hier einige aus meiner Sicht wichtige Fragen und Antworten:

Was ist eigentlich ein “Microblog”?

Nun, zunächst einmal eine chronologische Aufzeichnung möglichst kurzer Nachrichten einer oder mehrerer Personen zu einem bestimmten Thema. Surfguard kommentiert im o.g. Beitrag

“Ein Microblog kann quasi die digitale Kaffeküche eines Projekts sein: Der Ort, an dem das Team sich informell aber doch relevant austauscht. In Microblogs wird das vermittelt, was ich “ambientes Wissen” nennen würde.” (Surfguard)

Muss ich alle Nachrichten in einem Microblog lesen?

Natürlich nicht. Microblog-Leser entscheiden selbst, welchen Themen oder Nutzern sie folgen und welchen nicht. Dies ist besonders in großen Organisation oder auch Großprojekten wichtig. Die eigene Erfahrung zeigt jedoch, dass Microblogs oft einen spannende Lektüre bieten, die wertvolle Informationen für den Leser beinhalten, die man auf anderem Wege nicht erhalten hätte.

Ist Microblogging in großen Projekten überhaupt anwendbar?

Es besteht die Befürchtung, dass in großen Projekten die Teammitglieder mit Informationen überhäuft werden. Eine schöne Antwort liefert wiederum Surfguard:

“Ein Microblog macht die vielen kleinen Informationen, die Projektmitarbeiter informell austauschen (sollten) für alle besser verfügbar. Man weiß einfach mehr über das Projekt. Und in sehr großen Projekten wird man bestimmt nicht allen Projektmitgliedern folgen, sondern nur denjenigen, die für einen selbst relevant oder interessant sind.” (Surfguard)

Kostet es nicht wertvolle Arbeitszeit, in Microblogs zu lesen und selbst Einträge zu schreiben?

An dieser Stelle wünsche ich mir für die Zukunft eine wirklich fundierte Antwort auf Basis empirischer Studien und meine dies explizit als Aufruf an die Wissenschaft. Aus der eigenen Anwendung kann ich berichten, dass Microblogs deutlich schneller lesbar sind als E-Mails und gerade beim Einsatz in Projekten der E-Mail-Anteil in der Kommunikation spürbar gesunken ist und damit genügend Zeit für’s Microblogging frei wurde. Und was für die Akzeptanz noch wichtiger ist: Inhalte, die im Microblog geschrieben werden, sind früher auch niedergeschrieben worden, nur als E-Mail, Papiernotiz oder Instant Message. Also auch hier kein Mehraufwand.

Sollten alle Microblogs für alle Mitarbeiter sichtbar sein?

Offene Kommunikation gilt als ein wesentliches Merkmal des Enterprise 2.0. Man sollte dies aber nicht falsch interpretieren und annehmen, dass dann alle Kommunikation offen sein muss. Vielmehr ist es wichtig, dass auch in Microblogs vertrauliche Kommunikation in Teams möglich ist, ohne dass immer gleich der Chef mitliest. Offene Kommunikation erfordert eben gerade eine Atmosphäre des Vertrauens, die in geschlossenen Gruppen eher gegeben ist. Aus Vertrauens- und auch Datenschutzgründen muss diese Vertraulichkeit von einem Enterprise Microblogging System gewahrt werden. So kann ich Prof. Günther nur zustimmen, wenn er sagt:

„Mein persönlicher Rat an das Management ist: Für die Produktivität eines Unternehmens ist es sinnvoll, auch innerhalb des Unternehmens Privatsphäre zuzulassen.“ (Prof. Oliver Günther, CZ 15.06.2009)

Im Alltag sehen wir dann durchaus Situationen, in denen sich früher geschlossene Gruppen dann nach einer bestimmten Zeit wieder öffnen.

Ist nicht die ständige Ablenkung eine Gefahr für die Produktivität des Unternehmens?

Prof. Günther sieht das so:

Microblogging ist ein Werkzeug, das unserem latenten Zappelphilipp-Syndrom – in der Fachsprache Attention Deficit Syndrome – neue Möglichkeiten zur Entfaltung bietet: Wir frönen unserem Trieb zur ständigen Zerstreuung. (Prof. Oliver Günther, CZ 15.06.2009)

Microblogging reiht sich damit in die Vielzahl der Informationsquellen und Tools ein, denen zugeschrieben wird, Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abzulenken. Ich möchte hier erwidern, dass es aus meiner Sicht viel eher darauf ankommt, ob man sich ablenken lassen möchte! Von zentraler Bedeutung ist hier m.E. die Vermittlung von Kompetenzen im Umgang mit den neuen Medien. Dazu gehört eben auch, störungsfreie Arbeitszeit für kreative Prozesse und eine sinnvolle Frequenz für das Lesen von E-Mails, Microblogs und Internetquellen.

Völlig abwegig ist im Übrigen auch die Befürchtung, dass Microblogs in Unternehmen für sinnlosen privaten Smalltalk, wie in Twitter oft zu beobachten, mißbraucht würden. Im Gegenteil, von Unternehmensblogs wird bisher unisono berichtet, dass dort eine rein fachliche Kommunikation stattfindet! Und dies ist nicht verwunderlich, denn Unternehmensmitarbeiter nehmen in aller Regel ihre Aufgabe ernst. Desweiteren wäre jeder Mißbrauch jederzeit gut nachlesbar, was einen selbstregulierenden Effekt hat.

Dies vorausgesetzt kann Microblogging sein Potential zur Produktivitätssteigerung voll entfalten, welches m.E. in der Vermeidung von Doppelarbeit und der Beschleunigung von Problemlöseprozessen aufgrund der deutlich gesteigerten Transparenz im Unternehmen begründet ist.

Ist nicht die direkte “face-to-face” Kommunikation besser als Microblogging ?

Selbstverständlich! Aber diese ist eben aufgrund räumlicher und zeitlicher Distanz nicht immer möglich. Microblogging ergänzt die Küchengespräche durch einen (fachlichen) virtuellen “Flurfunk”. Auch hier gilt die Erfahrung, dass virtuelle Kommunikation vor allem dann gut funktioniert, wenn man sich auch persönlich kennt.

Wie kann ich herausfinden, ob Microblogging auch in meinem Unternehmen sinnvoll ist?

Ganz einfach, in dem Sie es ausprobieren. Dazu ein Zitat von Joachim Niemeier aus der oben erwähnten Diskussion:

“Ich hab die Erfahrung gemacht, dass man in Projekten das Werkzeug Microblogging einfach mal nutzen sollte (und auch ohne große Einführung nutzen kann). Nach wenigen Tagen können es sich die Beteiligten gar nicht mehr wegdenken (‘Ich kann mir gar nicht mehr vorstellen wie wir früher im Projekt gearbeitet haben’)” (Joachim Niemeier)

In diesem Sinne möchten wir Sie einladen, eigene Erfahrungen zu sammeln und verweisen auf den Enterprise Microblogging Dienst aus unserem Hause www.communote.com.

Am vergangenen Freitag hatte ich die Gelegenheit, im Rahmen eines Vortrags auf der InterPM vorzustellen, wie Communote für ein Microblogging im Projektemanagement eingesetzt werden kann. Die Vortragsunterlagen stehen auf Slideshare bereit:

Eine intensive Diskussion des Themas findet sich u.a. im Blog von Berhard Schloss.

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Martin Böhringer hat am letzten Samstag communote.com auf dem SocialMediaCamp in London vorgestellt. Die Reaktionen der Community waren sehr positiv, die Diskussionen spanned und haben zu einer Reihe von Neuanmeldungen für unsere Private Beta geführt. Wir werden unsere Erfahrungen mit communote.com demnächst auf weiteren Veranstaltungen vorstellen und freuen uns auf die die Diskussionen. Hier für alle Interessenten die Präsentation:

Im Rahmen der GeNeMe08 haben wir heute eine Präsentation zum Thema Awareness durch Microblogging gehalten. Dabei ging es im Wesentlichen darum, dass Microblogs genutzt werden können, um die informelle Kommunikation in Projekten zu verbessern. Dabei haben wir auch dargestellt, wie Blogs, Micromessaging und Tagging in unsere Entwicklungen eines professionellen Microblogging Dienstes eingeflossen sind.

Während dieses Vortrages hatte communote.com seinen ersten öffentlichen Auftritt. Wir haben demonstriert, wie Communote Microblogs im Projektumfeld, im Vertrieb und im IT-Betrieb genutzt werden können. Dazu in den nächsten Beiträgen mehr.

In den letzten Monaten haben wir bei Communardo viel mit Social Software experimentiert. Wikis, Blogs & Co. spielen sowohl in unseren Kundenprojekten (z.B. zum Intranet 2.0) als auch in unserer eigenen IT-Landschaft eine immer wichtigere Rolle. Gerade in unserer eigenen Praxis im Unternehmen spüren wir einen zunehmenden Drang, den Umgang mit Mikro-Inhalten (Kurznachrichten, Notizen, Hinweisen, Hyperlinks) besser handhabbar zu gestalten. E-Mail, Instant Messaging und persönliche Dateiablagen sind einfach nicht der richtige Ort dafür.

Der Gedanke, Twitter oder einen vergleichbaren Dienst einzusetzen ist ebenso charmant wie unpassend. Während die Stärken von Twitter im Aufbau und der Pflege menschlicher Netzwerke und sicherlich auch im Marketing liegen, so wenig ist es (nach unseren Anforderungen) für den Einsatz im Unternehmen geeignet. Anstelle der auf Personen (“follow”) ausgerichteten Kommunikation geht es uns um themen-orientierte Kommunikation. Eine gewisse Ordnung und Struktur brauchen wir ebenso wie Vertraulichkeit & Zugriffsschutz (thematisch!) und die dauerhafte Speicherung von Inhalten. Alles das vermissen wir bei Twitter schmerzlich und sind auch mit den zusätzlich einsetzbaren Diensten einfach nicht zufrieden.

Aus diesem Grunde hat sich ein Entwicklerteam von Communardo an die Arbeit gemacht, eine eigene Microblogging-Software zu entwickeln. Inspiriert haben uns vor allem erste Tests von Projektblogs auf Basis von WordPress mit dem Prologue Theme und die Möglichkeiten, die uns Ajax & Co. im Frontend und Java im Backend bieten, um eine Kommunikationsplattform zu schaffen, die firmenweites, auf Arbeitsthemen orientiertes Microblogging möglich macht.

Wir sind begeistert von unserem Ergebnis und den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, die z.B. hier und hier und hier diskutiert worden sind. Daher haben wir uns entschlossen, aus den Ergebnissen dieses internen Entwicklungsprojektes nun einen Online-Service aufzubauen – communote.com.

Derzeit arbeiten wir intensiv am Aufbau einer mandantenfähigen Internetplattform und werden in einigen Wochen interessierten Nutzern die Möglichkeit zum Test von communote ermöglichen. Bis dahin besteht die Möglichkeit, sich unter communote.com vormerken zu lassen. In der Zwischenzeit werden wir hier in unserem Blog unter dem Schlagwort ‘communote‘ und via www.twitter.com/communote regelmäßig über Features und Einsatzbereiche berichten. Soviel vorab: Communote vereint viele gute Ideen des Bloggens, Taggens und Filterns. Hier ein erster Eindruck:

Viele Hände helfen mit am Aufbau von communote.com. Daher an dieser Stelle ein großes Dankeschön an Torsten, Martin, Stefan, Ronny, Markus, Katja, Tobias, Falk, Martin, Jens, René, Niels, Daniela, Sebastian, Ilja und alle die die im Hintergrund dazu beigetragen haben!

Seit einigen Wochen ist das Thema Microblogging im Trend, seit kurzem vor allem dann, wenn es um den Einsatz für Unternehmen geht. Warum jedoch soll dieser meist öffentliche Austausch kurzer Nachrichten im SMS-Format unsere Geschäftswelt revolutionieren?

Die Begeisterung der Web 2.0 Welt für dieses Thema läßt schnell einen neuen Hype vermuten. Kaum vergeht ein Tag, an dem nicht ein neuer Microblogging-Dienst im Internet veröffentlicht wird, zunehmend vor allem auch Dienste für Unternehmen. So hat gerade Yammer.com den TechCrunch50 Award gewonnen. Jeremiah Owyang hat kürzlich eine Übersicht von Twitter-Tools für das Intranet vorgestellt, die durch die Beiträge der Kommentatoren immer länger wird. Bei genauerer Analyse wird deutlich, dass Tools wie Yammer entweder den Grundgedanken von Twitter.com entweder nur kopieren oder zumindest versuchen, für den Unternehmenseinsatz tauglich zu machen.

Was gibt es jedoch für Gründe, an einen nachhaltigen Erfolg von Microblogging in Unternehmen zu glauben?

Für den Erfolg braucht es Verständnis, Einfachheit, Wirtschaftlichkeit und vor allem einen hohen Nutzen:

• Verständnis: Microblogging ist einfach zu verstehen, den jeder kennt Post-it-Notes, das persönliche Notizbuch oder Kladde und die SMS.
• Einfachheit: Das Eintippen von wenigen Zeilen Text ist auch für weniger geübte noch zu bewältigen, via Webbrowser oder Smartphone.
• Wirtschaftlichkeit: Ob Open Source oder Software as a Service, Microblogging Dienste sind schon heute schnell und kostengünstig einsetzbar.
• Nutzen: “…optimiert die Kommunikation in Unternehmen und in Teams“. Soso ! Das wollten schon viele. Also doch nur ein Hype ?!

Es gilt also, den möglichen Nutzen von Microblogging im Unternehmen näher unter die Lupe zu nehmen. Dazu geben aktuelle Beiträge in der Blogwelt wertvolle Hinweise, z.b. von Joachim Niemeier bei Centrestage.de. Was wird aber nun den Nutzen von Microblogging in Unternehmen ausmachen? Hier meine Version der Argumente:

• Micromessaging (Kurznachrichten): Microbloggen erleichtert ähnlich dem Instant Messaging die schnelle ad-hoc Kommunikation und sie entlastet die E-Mail, die wieder zum Medium für wichtige, asynchrone Botschaften werden wird. Aber Microblogging muss eben mehr sein, als nur Micromessagging.
• Awareness / Serendipity (Aufmerksamkeit): Über den kontinuierlich oder in gewissen zeitlichen Abständen beobachtbaren Nachrichtenstrom des Microblogs gelingt es, den Überblick über eine Vielzahl von Aktivitäten im Unternehmen besser zu behalten.
• Microdocumentation (Kurzdokumentation): Die strukturierte Aufzeichnung von Kurznachrichten ermöglicht eine kontinuierliche, nebenbei ohne Aufwand entstehende, zentral verfügbare Dokumentation von Ereignissen, Entscheidungen, Ideen, Lösungen etc. die bisher im allgemeinen Durcheinander von Notizen, E-Mail, Instant-Messages untergegangen sind oder zumindest nur mit hohem Aufwand erstellbar war.
• Microlearning (Lernen in kleinen Einheiten): Die Verfügbarkeit einer bis dato nicht verfügbaren Mikro-Dokumentation erleichtert spätere Lernprozesse, z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder dem De-briefing von Projekten.

Daraus ergeben sich eine ganze Reihe von Einsatzgebieten für das Microblogging, wobei jedes für sich seinen eigenen Nutzen birgt. Hier einige Beispiele:

• Kommunikation und Dokumentation in Projekten
• Begleitung von Veränderungs- und Strategieprozessen im Management
• Dokumentation von Kundenkontakten im Vertrieb und Support
• Kontinuierliche Dokumentation von technischen Systemen, wie z.B. komplexen Anlagen oder IT-Systemen i.S.e. Maschinenhandbuchs
• Schichttagebücher in der Produktion
• die Koordination von Redaktionsprozessen im Team
• u.v.a.m.

Reine Micromessaging-System wie z.B. Twitter, Yammer, Laconica oder Socialcast sind durch ihre Konzentration auf den schnellen Austausch von Kurznachrichten im Kontaktnetzwerk jedoch nicht geeignet, das volle Potential von Microblogging im Unternehmen zu heben.

Deshalb arbeitet derzeit ein Entwicklerteam bei Communardo mit Hochdruck an der Entwicklung eines Microblogging-Dienstes für Unternehmen. Communote.com wird wesentliche Ansätze von Blogging, Messaging und Tagging zu einem neuartigen Dienst kombinieren.

In den nächsten Wochen werden wir in diesem Blog und auf Konferenzen und Barcamps mehr über Communote und die betrieblichen Einsatzgebiete von Microblogging berichten.