Corporate Facebook Lösungen als Beschleuniger für Wissensmanagement, Vernetzung, Innovation und Kommunikation

Facebook oder andere soziale Netzwerke sind in aller Munde. Kaum eine Diskussion führt an diesem Thema vorbei. Aus der privaten Nutzung heraus entdecken Unternehmen, wie sie mit einem Corporate Facebook gezielt die Transparenz und Kommunikation im Unternehmen verbessern, wie sie ihre Mitarbeiter zur Zusammenarbeit und Problemlösung vernetzen und wie sie das Wissensmanagement im Unternehmen positiv beeinflussen können.

Aus dem Finaki-Report geht z.B. hervor, dass über 90 Prozent der befragten CIOs ‘Corporate Facebook’ für eine gute oder sehr gute Plattform für firmeninternes Wissensmanagement halten. (Quelle)

Die verschiedenen Möglichkeiten des Corporate Facebook, die den Mitarbeitern im Rahmen einer solchen Lösung zur Verfügung stehen, wirken dabei als Beschleuniger.

In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, aus welchen Elementen ein Corporate Facebook besteht und welche Wirkung diese im Unternehmen entfalten können.

Die Nutzung neuer Kommunikationsformen

Durch den Einsatz von Corporate Facebook Lösungen bekommt die monopolisierte Kommunikation per E-Mail ernsthafte Konkurrenz. Gartner stellte bereits 2010 die Prognose auf, dass im Jahre 2012 über 50 Prozent der Unternehmen Activity Streams und Microblogging einsetzten.

Microblogs verbessern unter anderem die Kommunikation innerhalb von Teams und Projekten. Über Activity Streams lässt sich ähnlich zu Facebook in Form von Status Updates kommunizieren. Mehr als zwei Drittel der Befragten des Finaki-Reports stufen ‘Corporate Twitter’, d.h. Kommunikation über Microblogs, als einen guten Kanal für die innerbetriebliche Nachrichtenverbreitung ein. (Quelle)

Die Kommunikation gestaltet sich somit schnell, transparent und offen, also mehr wie eine Dialog mit den Kollegen, als starr, unflexibel und intransparenten per E-Mail.

Auch Steffen Pfeiffer bestätigte in seinem Vortrag den Trend, dass „…in einer Unternehmenswelt, in der Komponenten des ‘Social Workplace’ verstärkt eine Rolle spielen, gehe der Trend vom E-Mail- und dokumenten-orientiertem Arbeiten zu mehr Zusammenarbeit in Echtzeit, zu Instant Messaging, Unified Telephony und Videokonferenzen.“ (Quelle)

Instant Messagings, Video- und Webkonferenzen runden die Möglichkeiten zur vernetzten Zusammenarbeit weiter ab. Sobald Mitarbeiter sehen, dass ein für sie wichtiger Kollege „online“ ist, können sie ihn per Instant Messaging kontaktieren und in Echtzeit mit ihm kommunizieren. Wichtige Unterstützung kann so zeitnah erfolgen und führt nicht zur Unterbrechung von Aufgaben und Prozessen.

Mit diesen Methoden wird es möglich, eine Kommunikation mit Kollegen unabhängig von Zeit, Ort und Präsenz zu führen, die vom Gefühl dem „Ich frage bei meinem Kollegen gegenüber nach…“  oder  “Ich habe wichtige Anregungen für mein Projekt durch das Gespräch auf dem Flur erhalten.“, sehr nahe kommt.

Unsere Kunden Avantgarde und Trendbüro haben genau diesen Effekt feststellen können. Sie nutzen seit Jan. 2011 Communote als Microblogging Plattform, welche ihre Kommunikation verändert und den täglichen Informationsfluss zwischen 13 Standorten und 350 Mitarbeitern gewährleistet (mehr). 

Das Prinzip der persönlichen Informationsversorgung führt zu Mitarbeiternetzwerken

Im Zeitalter von E-Mails war ich als Mitarbeiter immer darauf angewiesen, dass Kollegen wichtige Informationen an mich weiterleiten. Das „Facebook“-Prinzip stellt dieses Grundsatz auf den Kopf. Nicht mehr meine Kollegen entscheiden darüber, welche Informationen mich erreichen, ich selbst bestimme, welche Informationen von welchen Mitarbeitern ich bekommen möchte.

Dieses als „Following“ bezeichnete Prinzip erlaubt es mir, den Activity Stream der für mich wichtigen Personen anzuzapfen. Dies beschränkt sich jedoch nicht nur auf Personen, denen ich folge, es können auch Projekt-Communities, Wikiseiten oder Dokumente sein, über die ich bei Änderungen und Aktivitäten informiert werden möchte.

All diese Informationen laufen in meinem eigenen Activity Stream zusammen, der es mir ermöglicht zu filtern und durch Kommentare mit den Kollegen zu kommunizieren.

Aus dem Antrieb der persönlichen Informationsversorgung heraus entstehen im Unternehmen Netzwerke, die zum einen den schnellen Austausch von Informationen gewährleisten und zum anderen jederzeit für den Einzelnen aktiviert werden können, um aktiv und zeitnah zu Informationen, Meinungen oder Entscheidungen zu gelangen.

Durch transparente Kommunikation agil zusammenarbeiten

All die bisher vorgestellten Ansätze führen dazu, dass ich als Mitarbeiter viel transparenter informiert bin und mein Netzwerk schneller für Entscheidungen, Unterstützung oder wichtige Hinweise und Anregungen nutzen kann. Durch das Corporate Facebook entsteht ein Mitarbeiternetzwerk, in dem die Mitarbeiter gemeinsam zum Vorteil des Unternehmens effektiv zusammenarbeiten. Den Rahmen dafür bilden gemeinsam definierte Ziele, Leitbilder und die Unternehmensvision.

Die transparente Kommunikation und die Prinzipien eines Corporate Facebook führen also zu einem regeren gegenseitigen Austausch, wodurch die Mitarbeiter selbstständiger sowie zielorientiert arbeiten und Unterbrechungen durch fehlende Informationen von außen seltener die Arbeitseffektivität der Mitarbeiter senken. Das Facebook-Prinzip trägt maßgeblich dazu bei, in einem dynamischen Arbeitsumfeld agil und schnell zusammen zu arbeiten.

Mobile Nutzung

Durch den unternehmensweiten Einsatz eines Corporate Facebook  lässt sich die direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander über die Büros und Flure des Unternehmens hinaus auf das virtuelle Unternehmensnetzwerk ausdehnen. Ohne die Unterstützung mobiler Endgeräte würde diese Ausdehnung an den Grenzen des physischen Netzwerks, den Computerarbeitsplätzen im Unternehmen, enden. Aus diesem Grund setzen Corporate Facebook-Lösungen auf die Unterstützung mobiler Endgeräte, die auch Mitarbeiter einbinden, die unterwegs, beim Kunden oder im Home Office arbeiten (mehr dazu im Beitrag “Das mobile Social Intranet mit Lotus Connections”). Über diesen Zugriff ist sichergestellt, dass die wertvolle, direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern bei Rückfragen zu Aufgaben, zur Lösung von Problemen oder für Anregungen und Meinungen von unterwegs erfolgen kann.

Lösungen

Communardo bietet verschiedene Lösungen an, die diese Ansätze umsetzen und den Aufbau eines Corporate Facebooks im Unternehmen ermöglichen.

Die Social Software Suite IBM Lotus Connections ist darauf spezialisiert, ein Mitarbeiternetzwerk aufzubauen, in Communities Themen- oder Projektbezogen zusammenzuarbeiten, den eigenen Activity Stream für Information und Kommunikation zu nutzen und mobil auf das Corporate Facebook zuzugreifen.

Das Corporate Facebook ist ein Prinzip, welches 2011 Einzug in die Unternehmen hält. Dies zeigen die Beispiele bei Continental oder Rheinmetall. Damit bietet Lotus Connections als integrierte Social Software Suite die Möglichkeiten, diese Vorteile für Wissensmanagement, Vernetzung, Innovation und Kommunikation zu nutzen. Es bildet damit die Basis, sich in den nächsten Jahren hin zum vernetzten Unternehmen zu entwickeln.

Unser Produkt Communote hat bereits erfolgreich im Praxiseinsatz bewiesen, wie man Microblogging für Projekt- oder Themenbezogene Kommunikation nutzen und damit die aufgezeigten Vorteile erleben kann.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie auf Basis des Corporate Facebook Prinzips eine moderne, offene und transparente Unternehmens- und Kommunikationskultur entwickeln können.

Intranet 2.0

Prinzip „Authoring“: Alle Mitarbeiter können Inhalte erstellen, ändern oder ergänzen. Diese Möglichkeit bleibt nicht einer kleinen Gruppe von Anwendern vorbehalten, sondern jeder wird in die Lage versetzt, transparent im Unternehmen Inhalte zu generieren (dies wird auch als ‘User generated content’ bezeichnet ) .
Oft wird diese Möglichkeit von den Anwendern in Form von Corporate Blogs, Projekt Wikis oder Microblogs zur transparenten Kommunikation wahrgenommen.

In unserer eigenen Firma und bei unseren Kunden haben wir beobachtet, dass die Fähigkeit der Anwender, Inhalte, wie Texte, Bilder, Videos oder Dokumente, in einem Kontext gemeinschaftlich zu organisieren dazu führt, dass mehr Informationen und Wissen allgemein zugänglich abgelegt werden. Gerade in Projekten entstehen so Wissensinseln, die über Intranet 2.0 Technologien schnell auch durch andere Mitarbeiter gefunden und genutzt werden können.
Durch die Umsetzung einer microblog-orientierten Kommunikation (z.B. mit Communote) in Projekten oder im Unternehmen allgemein, konnten wir eine höhere Transparenz im Unternehmen schaffen, die wiederum zu einer stärkeren und übergreifenden Zusammenarbeit der Mitarbeiter unabhängig von Abteilungsgrenzen führte.
Die Vorteile entstehen durch effiziente Problemlösungsprozesse durch die Integration von Kollegen mit entsprechenden Kompetenzen, der Vermeidung von Doppelarbeit oder Mehrfachrecherchen und aktiver Unterstützung durch Fach- und Führungskräfte im Kontext der Aufgabenstellungen der Mitarbeiter.

Prinzip „Linking“: In einem Intranet 2.0 ist es möglich, alle Inhalte miteinander zu verlinken, Inhalte einzubetten oder auf externe Quellen im Internet zu verweisen.
Durch die Anwendung dieses Prinzips generieren die Mitarbeiter im Unternehmen ein übergreifendes Wissensnetz. Der Vorteil hierbei, die relevanten Inhalte werden nicht ausschließlich über hierarchische Strukturen erreicht, sondern es werden die verschiedenen Verlinkungen im Intranet genutzt. Diese dynamische, automatisch generierte und integrierte Navigation führt zum schnelleren Zugriff auf die benötigten Informationen.

Prinzip „Tagging“: Einens der wertvollsten Prinzipien ist das „Tagging“ der Inhalte in einem Intranet 2.0. Durch das Markieren der Informationen mit Tags (einzelne Begriffe, die Inhalte näher beschreiben bzw. kategorisieren) ist es für die Anwender einfacher, Filter auf die Inhalte des Intranets oder auf Suchergebnisse anzuwenden und die angezeigten Ergebnisse entsprechend ihres Informationsbedarfes einzuschränken.
Aus dieser Eigenschaft heraus hat sich eine neue Arbeitsweise entwickelt, die auf der Filtereigenschaft der Tags beruht und als asynchroner Arbeitsprozess bezeichnet wird. Der Vorteil dieser Arbeitsweise ist die Möglichkeit, mit Hilfe des richtigen Taggings sicherzustellen, dass Informationen und Aufgaben zu jedem Zeitpunkt (z.B. einem regelmäßigen Termin) aufgegriffen und bearbeitet werden können.

Wir nutzen diese Möglichkeit z.B. für unsere Arbeit im Führungsteam, welches sich alle zwei Wochen trifft. In der Zeit zwischen den Terminen werden die notwendigen Informationen und Themen über unseren Microblog durch alle Mitglieder des Führungsteams gesammelt und entsprechend getaggt. In den Terminen wird dann nach den vereinbarten Schlagworten gefiltert, um die relevanten Themen von den restlichen Informationen des Microblogs zu trennen und effizient zu bearbeiten. Dies funktioniert in der Praxis hervorragend.
Auch die automatische Aggregation von Inhalten zu übergreifenden Listen bietet sich auf Basis des Taggings an und findet in der Praxis häufig Anwendung.

Prinzip „Signals“: Wie im Internet entstehen durch den Einsatz von Social Software Suites im Unternehmen lebendige Intranetsysteme, deren Inhalte und Nutzen durch die Gemeinschaft der Mitarbeiter ständig wächst. In diesem Zusammenhang entstand aus der Web 2.0 Evolution heraus die RSS-Funktion, die es Anwendern erlaubt, sich gezielt über Neuerungen von Inhalten oder ganzen Inhaltsbereichen zu informieren. Heute gehört es in Enterprise 2.0 Systemen wie Atlassian Confluence, IBM Lotus Connections, Communote oder Microsoft Sharepoint zum Standard, RSS Feeds von Seiten, Dokumenten, Blogs oder den Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu abonnieren und mit anderen RSS-Feeds zu einem persönlichen und individuellen Informationsstream zu kombinieren.
Neben RSS-Feeds, die auch übergreifend genutzt werden können, hat sich die Funktion des ‚Followings‘ innerhalb moderner Intranet 2.0 Applikationen durchgesetzt. Basis dieser Funktion ist es, Inhalten, Tags oder Nutzern innerhalb des Intranets zu folgen, um bei Änderungen oder neuen Einträgen im persönlichen Dashboard informiert zu werden.
Als weitere Quelle des Following-Prinzips können Anwender ‚Activity Streams‘ einbinden, die sie gezielt über Aktualisierungen in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel einer Projekt-Community, informieren.

Prinzip „Search“: Das aus dem Internet bekannte Prinzip nur neu verpackt? Nicht ganz. Im Intranet 2.0 haben die Funktionen wie Autovervollständigung, Keyword-Suche und Tag-Filterung Einfluss auf die klassische Suchfunktion genommen. Somit konnte diese zu einem effizienten Werkzeug entwickelt werden. Anwender werden besser bei der Suche nach Informationen unterstützt und schneller zu passenden Suchergebnissen geführt.

Prinzip „Extensions“: Der modulare, serviceorientierte und standardisierte Aufbau des Intranets führt zu einer leichteren Erweiterbarkeit mit neuen Funktionen und Diensten (z.B. über Plugins).
Die meist in einer eigenen Community entwickelten Funktionen können als Plugins die Intranet Basis ständig ergänzen und führen damit zu einer Effizienzsteigerung, in dem sie die Funktionalität erweitern und wiederkehrende Aufgaben und Prozesse abbilden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, vorhandene Inhalte und Dienste miteinander zu kombinieren. Die Integration von externen Diensten wie Goolge Maps, Flickr, Slideshare, Scribd oder Youtube sind nur einige Bespiele, welche den Anwendern eine Integration in das Intranet 2.0 ermöglichen und zur Kombination von extern verfügbaren Informationen mit den im Intranet dokumentierten Inhalten führen.
Die Kombination von unternehmensinternen und externen Diensten in Form von Enterprise Mashups versetzt die Anwender selbst in die Lage, Dienste und Prozesse zu automatisieren, die sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Neben den von McAfee geprägten Prinzipen ist das Hauptmerkmal heutiger, moderner Intranet 2.0 Systeme, persönliche Netzwerke abzubilden und integriert zu nutzen.

Prinzip „Corporate Social Network“: Gerade die Funktion eigene Profilseiten mit Kontaktdaten, Interessen, Fähigkeiten und aktuellen Projekten bzw. Aufgaben zu erstellen, schafft Transparenz im Unternehmen und erlaubt es den Mitarbeitern untereinander schnell Ansprechpartner zur Unterstützung bei ihren Aufgaben zu identifizieren sowie selbst Anregungen und Empfehlungen zu geben.
Gerade auch die abteilungs- oder standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern wird durch das Social Network des Unternehmens stark gefördert und trägt im Sinne des Unternehmens zur Beschleunigung und Effizienzsteigerung der Prozesse bei.

Herausforderungen

Neben den Möglichkeiten, die Intranet 2.0 Systeme aktuell bieten bestehen auch noch einige Herausforderungen, deren Lösung den Einsatz und die Akzeptanz dieser Systeme im Unternehmen weiter verbessern.
Aus unseren Projekten wissen wir, dass dazu die folgenden Bereiche zählen, auf die in den nächsten Beiträgen näher eingegangen werden soll:

• Nutzung von Enterprise Mashups im Intranet 2.0
• Semantische, personalisierte und individuelle Informationsfilterung mit verschiedenen Filterstufen (Content Clustering)
• Generierung und Integration von leichtgewichtigen Topicmaps/Ontologien im Unternehmenskontext
• Der Umgang mit großen Datenmengen und deren Archivierung

Die Herausforderungen des Intranet 2.0 sind mit verschiedenen Technologiealternativen zu meistern. In unseren Intranet 2.0 Projekten setzten wir Technologien wie IBM Lotus Connections, Atlassian Confluence oder Microsoft Sharepoint ein. Darüber erfahren Sie in den folgenden Beiträgen dieser Reihe mehr.

Das erste Communardo Trendforum in Stuttgart ist bereits Geschichte: In der sehr angenehmen Atmosphäre der biokraftwerk Catering Lounge haben sich am 8. Februar 2011 mehr als 25 verantwortliche Entscheider zum gemeinsamen Erfahrungsaustausch und fundierten Diskussionen zum Thema “Prozess(R)evolution im Enterprise 2.0″ getroffen. Die Hintergründe sind dabei sowohl hinsichtlich der vertretenen Branchen wie auch der Führungspositionen, aus denen unsere Gäste kamen, genauso vielschichtig, wie das Thema Enterprise 2.0 selbst: Die Vertreter kamen unter anderem aus der Automobil- und Zulieferindustrie, der chemischen Industrie, dem Baugewerbe sowie verschiedenen IT- und Dienstleistungsunternehmen und deckten dabei ein Aufgabenspektrum ab, welches vom Berater, Fachbereichsverantwortlichen, Wissensmanager, Account-Manager über HR- und Marketingverantwortliche bis hin zur internen und externen Unternehmenskommunikation reichte.

Zum 10jährigen Firmenjubiläum von Communardo (Communardo ist seit 2001 in Dresden mit Lösungen rund um Enterprise 2.0 vertreten – und seit genau einem Jahr auch in Stuttgart) wurden die Teilnehmer nach der Begrüßung von Michael Grüning durch den in der Region Stuttgart und darüber hinaus bekannten Kabarettisten Klaus Birk auf einen ebenso spannenden wie auch unterhaltsamen Abend eingestimmt.

Direkt im Anschluss folgte der erste Impulsvortrag zum Thema “Der Enterprise 2.0 Irrtum” von Ilja Hauß. Die wichtigsten Erkenntnisse waren dabei, dass es in keinem Fall Großprojekte sind, die Enterprise 2.0 in einem Unternehmen zum Erfolg verhelfen – sondern im Gegenteil sehr kleine, aber geeignete Maßnahmen an der richtigen Stelle sind, die den Grundstein für den Erfolg von Enterprise 2.0 im Unternehmen legen. Darüber hinaus hat ein funktionierendes Enterprise 2.0 einen hohen Nutzen bei den Themen Geschwindigkeit, Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter und nicht zuletzt ein enormes Potenzial an Kosteneinsparungen.

Fundiert durch Studien, die in mehreren Unternehmen geführt wurden, konnte im zweiten Vortrag “Best Practices im Enterprise 2.0″ durch Prof. Dr. Joachim Niemeier aufgezeigt werden, welche Ansätze für eine Einführung von Enterprise 2.0 in Unternehmen angewendet wurden. Eine wichtige Erkenntnis ist dabei durchaus, dass die Strategie der Einführung stark mit der Größe der Unternehmen korreliert. Genauso wurden sehr gute Beispiele aufgezeigt, wo die Einführung von Enterprise 2.0 Ansätzen sehr sinnvoll ist – und wo man auch bei bestehenden Strukturen bzw. Lösungen verbleiben kann.

Die anschließende Diskussionsrunde bei vorzüglicher Bewirtung durch das sehr aufmerksame Team des Biokraftwerks zeigte, dass das Thema Enterprise 2.0 in den meisten Unternehmen so weit vorangeschritten ist, dass man zwischenzeitlich bei weitem nicht mehr über das “ob”, sondern bereits ausführlich über das “wie” und vor allem das “wie weiter” diskutiert - eine ebenso erfreuliche wie notwendige Entwicklung.

Für den gemütlichen und unterhaltsamen Ausklang des Abends konnte im Anschluss wieder Klaus Birk sorgen, der mit seinen ebenso treffenden wie wahren Anekdoten rund um die Stadt Stuttgart und die Schwaben die Gäste auf hohem Niveau auf das Köstlichste amüsierte.

Wir möchten die Gelegenheit an dieser Stelle noch einmal nutzen, um uns ganz herzlich bei all unseren Gästen für deren Kommen und vor allem über die fruchtbaren und hochinteressanten Diskussionen zu bedanken. Unser besonderer Dank gilt Prof. Dr. Joachim Niemeier für die Unterstützung im Vorfeld des Trendforums und seinen hochinteressanten Vortrag. Darüberhinaus möchten wir uns ganz herzlich bei Klaus Birk für seine organisatorische Unterstützung und seinen großartigen Auftritt sowie beim Team der biokraftwerk Catering Lounge bedanken. Wir haben uns sehr über das Gelingen dieses Abends gefreut.

Weitere Bilder des Abends können Sie sich hier ansehen.

Die Vorträge des Abends finden Sie untenstehend als Slideshare.

Michael Grüning:
Hr. Birk, ich konnte Sie bereits bei einem Ihrer vielen Auftritte im neuen Renitenz-Theater in Stuttgart erleben und konnte mich dabei fantastisch amüsieren über Ihre stichhaltigen Pointen zu gesellschaftspolitischen Themen der Stadt Stuttgart, der Region Stuttgart und des Landes Baden-Württemberg. Was verbindet Sie mit der Region Stuttgart und wie schaffen Sie es, über so viele Themen so gut informiert zu sein?

Klaus Birk:
Vor allem verbindet mich mein Leben mit der Region Stuttgart, es ist die reine Freude, wenn da nicht die Schwaben wären. Sie sind wunderbar, einfühlsam, gastfreundlich, haben aber meist keine Zeit dies einem zu zeigen. Teil zwei der Frage: Um gut informiert zu sein, hilft es täglich die Stuttgarter Zeitung und die Stuttgarter Nachrichten zu lesen, mit Leuten zu reden und im Hintergrund freundlich zu recherchieren.

Michael Grüning:
Welche Projekte bearbeiten Sie derzeit und wo kann man Sie in 2011 noch alles live erleben?

Klaus Birk:
Live kann man mich überall erleben, wo ich persönlich auftrete. So im April in Leonberg, im Juli und September  sowie zwischen Ende November, Anfang Dezember und im Januar insgesamt drei Wochen lang im Renitenz Theater in Stuttgart. Projekte sind wir immer: Das neue Programm für Stuttgart “Wahl statt Stuttgart (2011)!”, Szenen fürs Radio, Fernsehen, Zeitungen und meine Bühnenprogramme, wie zum Beispiel “Liebe Dich oder Du kannst mich gern haben!” und “Freude pur!”.

Michael Grüning:
Mit welchen Erwartungen sehen Sie dem Trendforum am 08.02.2011 entgegen?

Klaus Birk:
Ich sehe dem Trendforum gelassen entgegen. Versuche dabei frei von Erwartungen zu sein. Es ist diese ruhige Gelassenheit, die den Schwaben sagen lässt: “Wir können alles, außer was dafür!”. Und solang hier kein Paradigmenwechsel an uns vorgenommen wird, finden wir jeden Trend prima, der diesen Satz bestätigt.

Am 8. Februar 2011 findet das Communardo Trendforum erstmals in Stuttgart unter dem Motto “Prozess(R)evolution im Enterprise 2.0″ statt. Das Trendforum ist die Diskussions- und Austauschplattform für Führungskräfte sowie verantwortliche Entscheider aus den Bereichen, Intranet, Unternehmenskommunikation, Organisationsentwicklung und Wissensmanagement zu aktuellen, wichtigen Themen rund um die Optimierung von Kommunikationsprozessen und Team Collaboration in Unternehmen. Im Vorfeld haben wir mit den Referenten Kurzinterviews durchgeführt. Hier das Gespräch mit Prof. Dr. Joachim Niemeier, Executive Consultant der centrestage GmbH zum Thema “Best Practices im Enterprise 2.0“.

Michael Grüning:
Herr Niemeier, Sie beschäftigen sich sowohl aus wissenschaftlicher als auch aus unternehmerischer Sicht mit Enterprise 2.0 Lösungen. Wie wichtig ist aus Ihrer Sicht die Umsetzung von Enterprise 2.0 für Unternehmen?

Joachim Niemeier:
Enterprise 2.0 ist ein Thema, das bislang vorrangig in der betrieblichen Praxis diskutiert wird. Enterprise 2.0 wurde zunächst von den Beratern und von Technologieanbieteren zur Diskussion gestellt, in der Zwischenzeit kann es sich aber wahrscheinlich kaum ein Unternehmen mehr leisten, sich nicht damit zu beschäftigen. In vielen Unternehmen wird damit experimentiert und in anderen hat es schon eine breite Akzeptanz gefunden. Aber noch längst nicht sieht jede Führungskraft ein, dass Enterprise 2.0 entscheidend für den Unternehmenserfolg ist. Daher geht es jetzt darum, den Nutzen nachzuweisen und aufzuzeigen, welche echten Probleme man mit Enterprise 2.0 lösen kann.

Spannend finde ich, dass es zunehmend Forscherkollegen sowohl in der Informatik als auch in der Betriebswirtschaftslehre gibt, die sich mit Enterprise 2.0 in den verschiedenen Facetten beschäftigen. Diese Forschungsergebnisse liefern zunehmend eine fundierte Basis für die Unternehmen, den Weg zur Einführung von Enterprise 2.0 besser zu gestalten.

Michael Grüning:
Das Communardo Trendforum in Stuttgart steht im Jahr 2011 unter dem Motto „Prozess(R)evolution im Enterprise 2.0“. Welche Trends und Prozessveränderungen erleben Sie augenblicklich in Zusammenhang mit dem Motto der Veranstaltung, die Sie den Teilnehmern vermitteln möchten?

Joachim Niemeier:
Bislang stand beim IT-Einsatz in den Unternehmen vor allem die Automation von Transaktionen und die Optimierung von Geschäftsprozessen im Mittelpunkt. Bei Enterprise 2.0 geht es nun vor allem um Kollaboration und Partizipation. Ziel einer erfolgreichen Einführung muss es daher sein, neben einer effektiven und effizienten Gestaltung der Kollaboration in Teams und Arbeitsgruppen auch bisher nicht vorhandene Verbindungen sowohl im Unternehmen als auch mit Kunden und Partnern zu ermöglichen, um im Sinne der geschäftlichen Zielsetzung bislang unwahrscheinliche Kommunikation wahrscheinlich zu machen und die Mitwirkungs- und Partizipationschancen zu erhöhen.

Michael Grüning:
Hat sich aus Ihrer Sicht die Bedeutung von Enterprise 2.0 in den letzten Jahren verändert und welche Rolle wird Enterprise 2.0 in den kommenden 3-5 Jahren spielen?

Joachim Niemeier:
Ja, da kann man schon Veränderungen feststellen. Vor 3 Jahren standen in der Diskussion über Enterprise 2.0 vor allem technische Themen im Vordergrund. Sind Open Source Angebote als technologische Basis für Enterprise 2.0 geeignet? Kann man einem normalen Nutzer eine Wiki-Syntax zumuten? Wie sollte ein Tagging-Framework für Enterprise 2.0 aussehen?

In der nächsten Phase waren dann vor allem Visionen zur Nutzung von Enterprise 2.0 in den Unternehmen gefragt. Neue Kollaborations- und Arbeitsformen, vor allem aber auch Führungsphilosophien standen im Zentrum der Diskussion. Und heute geht es vor allem um Best Practices und den Nutzennachweis.

Wenn ich wie gewünscht mal einen Blick in die Zukunft werfen darf, dann sehe ich dort Themen wie Change Management im Kontext von Enterprise 2.0, neue Qualifikationsanforderungen zur praktischen Nutzung der neuen Arbeitsformen und die Einbindung von Enterprise 2.0 in eine längerfristige Organisationsentwicklung.

Michael Grüning:
Mit welchen persönlichen Erwartungen nehmen Sie am Trendforum in Stuttgart teil?

Joachim Niemeier:
Meine Erwartungen sollten hier gar nicht im Vordergrund stehen (lacht). Ich bin zufrieden, wenn es gelingt, mit den Teilnehmern über spannende Trends im Enterprise 2.0 zu diskutieren und darüber hinaus Meinungen und Erfahrungen auszutauschen.

Michael Grüning:
Herr Hauß, Sie beschäftigen sich in Ihrer alltäglichen Praxis mit Enterprise 2.0 Lösungen. Wie wichtig ist aus Ihrer Sicht die Umsetzung von Enterprise 2.0 für Unternehmen?

Ilja Hauß:
Enterprise 2.0 Lösungen gewinnen zunehmen an Bedeutung. Wir selbst und unsere Kunden stehen vor der Herausforderung, Mitarbeiter durchgängig von der Führungskraft bis zum Arbeitsplatz in der Produktion optimal zu informieren, Entscheidungen schnell, sicher und transparent abzustimmen sowie zu kommunizieren – und zwar ohne Hindernisse über Standorte und Bereichsgrenzen hinweg. Nicht zuletzt müssen wir die Vernetzung unserer Mitarbeiter im ganzen Unternehmen sicherstellen. Althergebrachte Werkzeuge wie Email und der dokumentenbasierte Austausch helfen hier oft nicht weiter und sind viel zu unübersichtlich oder zu träge. Letztlich geht es immer darum, die Kommunikation für den Mitarbeiter schneller, übersichtlicher und effizienter zu gestalten – ohne Einbußen in der Professionalität und Sicherheit.

Michael Grüning:
Das Communardo Trendforum in Stuttgart steht im Jahr 2011 unter dem Motto „Prozess(R)evolution im Enterprise 2.0“. Welche Trends und Prozessveränderungen erleben Sie augenblicklich in Zusammenhang mit dem Motto der Veranstaltung, die Sie den Teilnehmern vermitteln möchten?

Ilja Hauß:
Manchmal können es durchaus kleine Änderungen oder Maßnahmen sein, die zu großen Veränderungen und Erfolgserlebnissen führen. Deshalb heißt Enterprise 2.0 auch nicht zwingend, ein langwieriges Großprojekt durchzuführen, sondern mit kleinen aber richtigen Ansätzen einen Erfolg zu erzielen. Trend ist sicherlich, dass zunehmend die Grenzen vorhandener Tools wie z.B. Email erkannt werden und zunehmend neue Ansätze wie z.B. Enterprise Microblogging ernsthaft in Betracht gezogen werden.

Michael Grüning:
Hat sich aus Ihrer Sicht die Bedeutung von Enterprise 2.0 in den letzten Jahren verändert und welche Rolle wird Enterprise 2.0 in den kommenden 3-5 Jahren spielen?

Ilja Hauß:
Die Rolle von Enterprise 2.0 hat sich nicht verändert, jedoch sind Nutzen und Bewusstsein mittlerweile in den Unternehmen angekommen. Es gibt heute bereits fundierte Erfahrungen und erprobte Werkzeuge, so dass die kommenden Jahre mit der Umsetzung von Enterprise 2.0 Projekten in den Unternehmen geprägt sein werden.

Michael Grüning:
Mit welchen persönlichen Erwartungen nehmen Sie am Trendforum in Stuttgart teil?

Ilja Hauß:
Ich freue mich auf gleichsam interessante wie kontroverse Diskussionen und den Austausch mit erfahrenen Anwendern aus Unternehmen, die sich intensiv mit Enterprise 2.0 beschäftigen. Besonders interessant erscheint mir dabei, ein umfassendes Meinungsbild aufbauen zu können, wie Enterprise 2.0 Konzepte erfolgreich umgesetzt werden können.

Termin	08. Februar 2011
Veranstaltungsort	biokraftwerk Catering Lounge, Theodor-Heuss-Straße 2, 70174 Stuttgart (im Gebäude der IG Metall / roter Eingangsbereich) (Anreise)
Veranstalter	Communardo Software GmbH, Königstraße 10C, 70173 Stuttgart
Registrierung	Für Ihre Anmeldung bitten wir Sie entweder um eine kurze Antwort per E-Mail (mit Angabe Ihre Namens, Ihres Unternehmens und Ihrer aktuellen Position sowie Ihrer E-Mail-Adresse und Telefonnumer, unter der wir Sie erreichen können) oder alternativ können Sie sich direkt über Xing anmelden. Wir bestätigen Ihre Anmeldung im Anschluss persönlich per E-Mail.

Ist Enterprise 2.0 ein ernstzunehmendes Thema oder nur eine neue Modeerscheinung? Zeigt die jüngste WikiLeaks Affäre das Versagen von Vernetzung und Transparenz auf? Steigern Social Intranets, Wikis, Blogs etc. tatsächlich die Produktivität?  Welche Rolle spielen Compliance, Führungsfunktionen, Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit dabei? Muss jeder alles wissen?

Das Communardo Trendforum Stuttgart bietet für diese und weitere Fragen eine Diskussions- und Austauschplattform für Führungskräfte sowie verantwortliche Entscheider aus den Bereichen, Intranet, Unternehmenskommunikation, Organisationsentwicklung und Wissensmanagement zu aktuellen, wichtigen Themen rund um die Optimierung von Kommunikationsprozessen und Team Collaboration in Unternehmen.

Diskutieren Sie mit uns, Enterprise 2.0 Experten und verantwortlichen Unternehmensvertretern zukunftsweisende Trends und tauchen Sie mit dem Kabarettisten Klaus Birk anschließend ein in die Welt der herzhaft kopfgeschüttelten Alltagswunder.

Dazu möchten wir Sie ganz herzlich zum Communardo Trendforum erstmals in Stuttgart am 08. Februar 2011 ab 17.30 Uhr in die biokraftwerk Catering Lounge einladen.

Die Abendveranstaltung steht im Jahr 2011 unter dem Motto „Prozess(R)evolution im Enterprise 2.0“ und hält die nachfolgenden Programmpunkte für Sie bereit:

Agenda
17.30 Uhr	Empfang
18.00 Uhr	Begrüßung und Programmvorstellung (Moderation: Klaus Birk)
18.15 Uhr	“Der Enterprise 2.0 Irrtum” (Ilja Hauß, Geschäftsführer Communardo Software GmbH) “Best Practices im Enterprise 2.0″ (Prof. Dr. Joachim Niemeier, centrestage GmbH)
19.00 Uhr	Diskussion und Buffet
20.30 Uhr	Kabarett mit Klaus Birk

Wir freuen uns, Sie am 08. Februar 2011 bei uns begrüßen zu dürfen und Ihnen damit einen gleichsam informativen, kulinarischen wie unterhaltsamen Abend zu bereiten.

Neben einer Einführung in das Thema Wissensmanagement wurden auch die Fallbeispiele unserer Kunden VBH (siehe auch Beitrag zur VBH Wissensdatenbank auf dem CCD09), K.D.Feddersen und T-Systems Multimedia (siehe auch Beitrag zum “Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence“) vorgestellt. Bereits während der Vorträge kam eine lebhafte Diskussion auf. Insbesondere auch zu den vorgestellten Fallbeispielen.

Stefan Ehrlich von T-Systems Multimedia Solutions stellte in seinem Vortrag das wiki-basierte Intranet “Teamweb” vor, welches in enger Zusammenarbeit mit Communardo entstanden ist. Das Teamweb wird in diesem Jahr das klassische CMS-basierte Intranet vollständig ablösen. Vor allem aber ist das Teamweb ein Arbeitsmedium, z.B. für die Vorbereitung und Protokollierung von Mitarbeitermeetings, die Sammlung und Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen oder auch die Erstellung und Verbreitung von Management-Berichten über Blogbeiträge. Die Umstellung vom klassischen, von Teamassistenzen redaktionierten Berichtsdokumenten hin zum Berichtswesen 2.0 über Blogbeiträge, die über Tags (“Wochenbericht”) aggregiert werden stellt eine Prozessoptimierung dar, die bei T-Systems MMS zu deutlicher Zeitersparnis geführt hat. Stefan Ehrlich berichtete zudem, dass viele Mitarbeiter die Anzeige ihrer Fotos begrüßen und stolz auf Ihre Beiträge sind. So sind in den letzten zwei Jahren aktiver Nutzung über 15.000 Artikel im Teamweb entstanden. Dies ist vor allem auf die breite Anwendung für alle wichtigen Themen im Unternehmen zurückzuführen, von der Strategieentwicklung über Projekte bis hin zu internen Communities und Interest Groups.

In folgenden Vortrag stellte Björn Erik Mai das “Staxwiki” von Staxera vor, einem Hersteller von Hochtemperatur-Brennstoffzellen aus Dresden. Als Unternehmen mit einem hohen Anteil an Aktivitäten im Bereich Forschung und Entwicklung betreibt Staxera ein internes Wiki unter dem Motto  “Der Wissensvorsprung ist unser Erfolgsrezept”. Nach einem ersten Pilotversuch erfolgte eine konzeptionell begleitete Einführung im Top-down Vorgehen, welche vom BMWI-Vorhaben “DiWis – Wissenswerkstätten” begleitet wurde. Hr. Mai berichtete, dass es besonders wichtig war, die ersten engagierten Nutzer zu fördern, denn “Vorbildfunktion schafft Wiederholungstäter”. Das Staxwiki ist als Arbeitstool für die Mitarbeiter im Einsatz. Erstellt und verteilt werden auf diese Weise z.B. Produktbeschreibungen, Vorlagen, Protokolle u.v.a.m. Dies hat insbesondere nach dem Weggang eines australischen Mitarbeiters in seine Heimat sehr geholfen, zumindest Teile seines Wissens für das Unternehmen zu erhalten. Besonders interessant ist die bei Staxera konsequent umgesetzte Kategorisierung aller Wikiseiten durch Einordnung in einen Würfel mit den Dimensionen Inhaltskategorie, Betriebsbereich, Berechtigung. Die Einführung wurde anfangs von der Geschäftsleitung vorangetrieben. Nach erster Skepsis haben auch die Führungskräfte recht schnell das Potential erkannt und mitgezogen. Heute ist das Staxwiki “bei uns nicht mehr wegzudenken” und ein strategisches Element im Unternehmen, betontet Herr Mai in seinem Fazit.

Im anschließenden Vortrag stellte Herr Lesch von der Systema GmbH vor, wie das Unternehmen ein nahezu lückenloses Informations- und Wissensmanagement auf Basis von Lotus Notes aufgebaut hat. Dieses umfasst vor allem Applikationen rund um die Themen Kundendaten, Projekt- und Dokumentenmanagement.

Im Abschlussvortrag stellte Klemens Keindl (Core Business Development GmbH, Berlin) das o.g. Projekt DiWis und die Wissenswerkstätten vor und berichtete von einem Projekt zur Einführung einer unternehmensweiten Suchmaschine bei einem teilnehmenden Unternehmen.

Neben Themen wie “Vertrauen durch Kommunikation – Strategien im Web 2.0 tragen zu erfolgreichen Kundenbeziehungen bei“  oder “Das TUCEAS-Projekt: eine Architektur für Activity Streams im Unternehmen” war auch Communardo auf der GeNeMe ’10 vertreten. Im Vortrag zum Thema “Wie viel Struktur benötigt ein Wiki? – Fallbeispiel wikibasiertes Intranet” wurden typische Fragen bei der Einrichtung von Wikisystemen beleuchtet und Herangehensweisen für die Strukturierung eines Intranetwikis aufgezeigt.

Wikisysteme in der Praxis

In vielen Unternehmen haben sich Wiks als Werkzeug für die Dokumentation und Verteilung von Wissen etabliert. Dabei zeichnen vor allem die einfache Erstellung von Inhalten, die kooperative Arbeit sowie die Verteilung von Dokumenten moderne Wikisysteme aus. Neben der technischen Funktionalität dieser Systeme sind es aber gleichermaßen die fachlichen Aspekte, die für die erfolgreiche Einführung eines Wikis verantwortlich sind. Dabei haben sich insbesondere die Fragen zur Strukturierung der Inhalte im Wiki als maßgeblich für dessen spätere Gebrauchstauglichkeit erwiesen:

• Welche strukturellen Vorgaben sind für die Inhalte des Wikis notwendig?
• Welche Freiheiten lassen wir den Nutzern?
• Wie können wir sicherstellen, dass die Nutzer den Überblick behalten und relevante Informationen gefunden werden?

Strukturen in Wikis

In Wikisystemen können Strukturen auf verschiedenen Wegen entstehen. Zunächst werden Strukturen durch die Nutzer selbst gebildet, die in ihrer täglichen Arbeit mit dem Wiki neue Inhalte anlegen, verschieben, verknüpfen und verschlagworten. Diese benutzerdefinierten Strukturen bilden das Herz eines Wikis: die Arbeit der Nutzer in einem bestehenden System stellt sicher, dass relevante Informationen eingestellt, verknüpft und damit anderen Nutzern verfügbar gemacht werden.

Eine der Herausforderung bei der Einführung und Pflege eines Wikisystems besteht nun darin, den Nutzern ein inhaltliches Grundgerüst zur Verfügung zu stellen und damit einen Rahmen für die Entstehung benutzerdefinierter Strukturen zu schaffen. Die Strukturierung durch Wiki-Gärtner besteht daher in der Etablierung einer übergeordneten Inhaltsstruktur sowie von Dashboards und Übersichten.

Dabei hat sich die Regel: “Soviel Vorgaben wie nötig und so wenig wie möglich.” als geeigneter Ansatz erwiesen: eine fest definierte, grobe Struktur ist hilfreich, indem sie den Nutzern eine dauerhafte Orientierungs- und Navigationsmöglichkeit zur Verfügung stellt. Gleichzeitig sollten zu tiefe und starre Strukturen vermieden werden, da diese nicht immer nachvollzogen werden können und das Erstellen von Inhalten unnötig erschweren.

Fazit

Die einfache Nutzbarkeit ist ein maßgeblicher Faktor für die Akzeptanz eines Wikisystems. Unter diesem Gesichtspunkt ist es sinnvoll, die Orientierung im Wiki durch die Bereitstellung einer groben Inhaltsstruktur und Inhaltsübersichten zu unterstützen. Diese bilden das Gerüst, an dem sich benutzerdefinierte Strukturen entwickeln und in die Gesamtstruktur des Wikis einordnen können.

Die Veranstaltung “Wissensmanagement im Unternehmen – Finden was man sucht” war mit ca. 100 Besuchern sehr gut besucht, ganz zur Freude der Veranstalter von saxxess.com und Bildungswerk der sächsischen Wirtschaft, dem Kompetenzzentrum com.pas und den Förderern vom Sächsischen Staatsministerium für Wirtschaft und Arbeit.

Die Initiative com.pas bietet auf Basis einer Förderung des sächsischen Wirtschaftsministeriums kostenlose, herstellerneutrale Einstiegsberatung für Unternehmen an, speziell in den Bereichen Online-Handel, Online_marketing, RFID, IT-Sicherheit, IT-Recht u.a.m. Vor diesem Hintergrund fand auch die Veranstaltung zum Thema Wissensmanagement statt.

Als erster Referent führte Hr. Dr. Uwe Debitz von der Technischen Universtität Dresden (Fachbereich Psychologie) in das Themengebiet Wissensmanagement ein. Eingangs betonte er die Bedeutung von Wissen als Produktions- und Erfolgsfaktor für Unternehmen. Die richtige Nutzung von Wissen kann zu einem strategischen Wettbewerbsfaktor für ein Unternehmen werden. Für die Einführung in das Themengebiet nutzte Hr. Debitz u.a. die Wissenstreppe von North und die Bausteine des Wissensmanagements nach Probst/Romhardt.

Der nächste Vortrag kam von Jörg Schmidt, der in der Anwendungsentwicklung des Softwarehauses forcont aus Leipzig tätig ist. Der Vortrag handelte von unternehmensweiter Dokumentenverwaltung und -archivierung. Nach einer Studie von IntraCom verbringen Büromitarbeiter ca. 45% ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen. Dabei liegen lt. AIIM 80% aller Informationen in unstrukturierter Form vor. Sein Vorschlag zur Bewältigung dieses Berges von Informationen ist der Einsatz eines Enterprise Content Management Systems, welches sämtliche Arten von Informationen verwalten kann. Ziel ist es, nur noch ein browserbasiertes System nutzen zu müssen, um auf relevante Informationen für die aktuell anstehende Aufgabe direkt zugreifen zu können. Dafür ist es jedoch notwendig, die vorhanenen Applikationen und Datenbestände an oder in ein solches ECM einzubinden. Wichtig auch die Abbildung von Zugriffsberechtigungen, um vertrauliche Informationen zuverlässig zu schützen. Ein wichtiger Vorteil eines ECM kann die integrierte Historie bzw. Versionsverwaltung sein. Als Anwendungsgebiete von ECM wurden u.a. Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Media Asset Management genannt.

André Rößler vom Kompetenzzentrum com.pas sprach zum Abschluss über Web Content Management Systeme. Speziell wurden Erfahrungen mit dem Open Source WebCMS Joomla vorgestellt.