In einem Interview für den Visuelle PR Blog beantwortet Dirk Röhrborn, Communardo Software GmbH, Fragen zum Einsatz und Mehrwert von Web 2.0 Technologien in Unternehmen sowie der eigenen Social Media Strategie von Communardo. Wesentliche Aspekte dieses Interviews sind im Folgenden zusammengefasst.

Der Kommunikationsbedarf in Unternehmen steigt erheblich. Die zunehmende Komplexität von Technologien und Prozessen erhöht den Abstimmungsaufwand und erfordert gleichzeitig mit einer wachsenden Anzahl von Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten. Schnelle Ergebnisse und die effiziente Entscheidungsfindung sind auf Basis der Vielzahl an Informationen und beteiligten Personen mit alt hergebrachten Werkzugen, wie bspw. Email, heute nicht mehr zu erzielen. Daher setzt sich der Einsatz von Wikis, Microblogging und Netzwerkplattformen auch innerhalb von Unternehmen durch. Ein wesentliches Ziel ist dabei die Kommunikation in Projekten, in organisationsübergreifenden Prozessen und in der Unternehmensführung deutlich effizienter zu gestalten. Mehr dazu finden Sie im vollständigen Interview für den Visuelle PR Blog.

Welche Technologie letztendlich zum Einsatz kommt, ob beispielsweise ein spezialisiertes Enterprise Wiki System, wie z.B. Atlassian Confluence, ein umfassender Portal Framework, wie z.B. Microsoft SharePoint, oder ein Enterprise Microblogging System wie Communote, ist von den vorherrschenden Arbeitsprozessen und der Social Media Strategie des Unternehmens abhängig. Entscheidend für den Erfolg ist letztendlich, dass Sich die einzelnen Werkzeuge geeignet ergänzen, wie z.B. das Wiki für die Inhaltserstellung bzw. Dokumentation und das Microblogging System für die Kommunikation über Themen, Aufgaben, Inhalte und Dokumente.

Die Akzeptanz solcher Systeme wird hauptsächlich von der Führungskultur beeinflusst. Die Bereitschaft zur offenen, verantwortungsvollen Kommunikation sowie zur Weitergabe von Wissen wird letztendlich dadurch geprägt, wie Führungskräfte mit Wissen, Kritik sowie Informationen umgehen und Enterprise 2.0 vorleben.

Für die Communardo Software GmbH ist die Nutzung von Social Media sowie die Etablierung einer adäquaten Firmenkultur zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie. Die eigenen Corporate Blogs wie der Communardo Techblog und der Human Competence Blog befördern den internen Wissensaustausch und unterstützen in der Außendarstellung unserer Fachkompetenz. Das Wiki-basierte Intranet auf Basis von Atlassian Confluence für den Wissenaustausch und der SharePoint Team- und Projektraum für die Projektdokumentation erleichtern die verteilte Zusammenarbeit, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Mit dem Enterprise Microblogging System Communote wurde die Email für die interne Kommunikation nahezu vollständig abgelöst und hat sich zur zentralen Drehscheibe für die interne Abstimmung entwickelt. Im nächsten Schritt wird der Einsatz von Enterprise Mashups evaluiert, z.B. auf Basis des IBM Mashup Center,  um den Zugriff auf die relevanten Informationen und Zusammenhänge weiter zu verbessern.

Am vergangenen Donnerstag war die Regionalgruppe Dresden der Gesellschaft für Projektmanagement in unserem Hause zu Gast. Über die rege Teilnahme von mehr als 30 Projektmanagement-Profis aus der Region haben wir uns sehr gefreut und gern die Gelegenheit genutzt, unser Leistungsportfolio vorzustellen. Der Haupteil des Abends war dann dem Thema “Microblogging im Projektmanagement” gewidmet.  Die Präsentation ist bei Slidehare verfügbar:

In der anschließenden regen Diskussion wurde deutlich, dass das Interesse an Microblogging zunimmt und der Nutzen immer greifbarer wird. Wichtige Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz sind allerdings die durchgängige Verfügbarkeit von PC und Netzzugang und einschlägige Erfahrungen mit elektronischer Kommunikation für alle Mitglieder in einem Projektteam. Eine durch Offenheit und Transparenz geprägte Kommunikationskultur im Unternehmen ist ebenso vorteilhaft.

Die Enterprise 2.0 Conference in San Francisco konzentrierte sich auffallend stark auf Anwendungsfälle in Unternehmen, was von der zunehmenden Einsatzreife der Social Media Ansätze und Tools zeugt. Besonders überzeugt hat mich die Vorstellung von “Hello” bei Booz Allen & Hamilton.

Dieser Anwendungsfall wurde in einem Interview vorgestellt, welches Andrew McAfee mit Art Fritzson, Vice President und Walton Smith, Senior Associate, Booz Allen Hamilton geführt hat.

Booz Allen & Hamilton ist eine der bekanntesten Unternehmensberatungen in den USA und weltweit. Die Wurzeln der Enterprise 2.0 Initiative i.S.v. von Collaboration und Knowledge Management liegt bereits in den 90er Jahren. In dieser Zeit wurden Systeme wie Livelink, gefolgt von Microsoft Sharepoint eingesetzt, die dokumentenzentriert waren und die aus der IT-Abteilung heraus aufgebaut wurden. Bezüge zu den eigentlichen Personen waren meist schwer herzustellen. Konversationen rund um die wichtigen Geschäftsthemen und die beteiligten Personen waren nicht zugänglich.
Das Auffinden des richtigen Experten für ein Kundenproblem ist jedoch eine der wichtigsten Aufgaben in einer Unternehmensberatung. Im alten Sharepoint-System hatte man eine Rate von 6%, die Inhalte beigetragen haben und Mysites gepflegt haben. Im überarbeiteten, weitestgehend auf Open Source Technologien basierenden, mit dem Namen “Hello” versehenen System ist die Rate der Beteiligung auf 25% gestiegen. Dies wurde erreicht, in dem man sich auf Features für den einzelnen Nutzer und zur Unterstützung von Communities konzentriert hat. Dabei wurden ganz bewusst auch private Aktivitäten zugelassen (z.B. die “Poker Smoker Community”) , um die Akzeptanz und Verbreitung der Plattform im Unternehmen zu verbreiten. Das Management ist dabei ganz bewusst das Risiko eingegangen, was mit der nicht-business-bezogenen Nutzung einhergeht.

[Update: bei Nichtverfügbarkeit kann das Video hier abgerufen werden. Player | Menu | On Demand | Nov 2009 | Keynotes]

“Hello” hilft den Mitarbeitern von Booz Allen & Hamilton, Beziehungen zu anderen Kollegen aufzubauen, die an anderen Standorten arbeiten. Dies war bisher in dieser Form nicht möglich. Insbesondere werden neue Mitarbeiter direkt bei der Einstellung (“on-boarding”) in die Nutzung der Community-Plattform eingebunden. Gerade die neuen Mitarbeiter, die von den Hochschulen zu Booz Allen kommen, verlangen nach Werzeugen dieser Art.

Inhalte in “Hello” können durch andere Nutzer bewertet werden. Die Bewertungen für eigene Inhalten, die von anderen abgegeben wurden, haben dabei eine Auswirkung auf das Gewicht der eigenen Bewertungen. Der Umgang mit den neuen Medien im Unternehmen muss jedoch erlernt werden. “Hello” ist dabei nicht formaler Bestandteil des Leistungsbewertungsprozesses. Es wird jedoch oft informell dafür verwendet.

Neben anderen Werkzeugen hat sich Booz Allen & Hamilton beim Aufbau der nun unternehmensweit von mehr als 30% der Mitarbeiter genutzten Plattform “Hello” für die Enterprise Wiki Lösung Confluence von Atlassian entschieden. Nähere Informationen sind in einem Webinar mit Walton Smitz von Booz Allen & Hamilton zu sehen und zu hören. Booz Allen & Hamilton hat für “Hello” den Open Enterprise 2009 Innovation Award auf der letztjährigen Enterprise 2.0 Conference erhalten.

Hinweis: Communardo ist Partner von Atlassian und spezialisiert auf die Entwicklung von Wiki-Lösungen und Intranet-Portalen auf Basis von Atlassian Confluence.

Dieser Beitrag entstand als Mitschrift zu einer Session mit Susan Bouchard (CISCO) [Blog] zum Thema “Enterprise Mashups Deliver Business Value” entstanden

Ein Mashup ist eine leichtgewichtige Webseite, die Informationen aus unterschiedlichen Quellen miteinander verbindet. Ziel ist es, dem Nutzer die für seine Tätigkeit notwendigen Informationen zu seinen Aufgaben in einer zentralen Stelle bereitzutellen, um auf diese Weise die Zeiten für die Suche nach Informationen zu reduzieren und die Arbeitsproduktivität zu der Wissensarbeiter zu steigern.

Mashups sind nicht mehr allein ein Thema für Portal, die via PC oder Laptop und Webbrowser aufgerufen werden. Vielmehr geht es auch um die Bereitstellung von Mashups auf mobilen Endgeräten.

Anwendungsbeispiele aus dem Vortrag von Susan Bouchard waren: Wetterinformationen für verteilt agierende Unternehmen, Expertenfinder in Kombination mit Google Maps, Videoüberwachung für verteilte Standorte und Excecutive Dashboard.

Während bisherige Mashups eher auf Informationsintegration fokussieren wird der nächste Schritt die Integration von Applikationen und Workflows sein. Cisco will genau in diese Richtung weiter entwickeln. Ziel ist die Bereitstellung eines integrierten Arbeitsplatzes auf Basis eines Enterprise Mashups.

Im Vergleich bis biserigen portal-basierten Entwicklungen soll die Entwicklung von Mashup-Lösungen deutlich schneller und kostengünstiger sein. Oft wird dabei auf agile Entwicklungsprozesse gesetzt. Eingesetzt wurde in diesen Fällen das IBM Mashup Center, zu dem in Kürze in diesem Blog mehr zu lesen sein wird.

Weiterführende Informationen:

• Tweets zu dieser Session sind hier nachzulesen.
• Blogbeitrag von Susan Bouchard zu Enterprise Mashups
• IBM Mashup Center
• Mashup Patterns

Dieser Blogbeitrag beinhaltet meine Notizen zu einer Panel-Diskussion auf der Enterprise 2.0 Konferenz zum Thema “The Future of Social Messaging in the Enterprise” moderiert von Irwin Lazar (Nemertes Resarch).

Teilnehmer waren Akiba Saeedi (IBM), Brett Shockley (Avaya), Dan York (Voxeo), David Sacks (Yammer), Eurgene Lee (Socialtext) und Vivek Khuller (Divitas).

Schon die Zusammenstellung der Panelisten zeigt, dass Social Messaging nun auch von den Anbietern von Sprachtechnologien aufgegriffen wird. Die Anbieter arbeiten ihren Anmerkungen zu Folge daran, Social Messaging in das Gesamtkonzept von Unified Communications zu integrieren. Auch Ideen wie z.B. Kurze Sprachnachrichten (i.S.v. 140 Zeichen)  sowie die Konvertierung von Sprachnachrichten in Textnachrichten und umgekehrt kamen zur Sprache.

Das Web 2.0 hat dazu geführt, dass viele Dienste nunmehr sehr separiert vorliegen. Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiter in den Unternehmen nun viele unterschiedliche Kommunikationskanäle (eMail, IM, Microblog, Wiki, Blog, SMS, Telefon etc.) bedienen (müssen). Dies führt ggf. zu Überforderung zum “Overload”. Es wird deutlich, dass die Zersplitterung dieser Kommunikationskanäle überwunden werden muss. Ob dies durch umfassende Unified Communications Suites oder durch eine Art Mashups erfolgen kann, wird erwartungsgemäß im Panel uneinheitlich gesehen.

Hersteller von Plattformen, wie z.B. IBM argumentieren natürlich den Vorteil der eigenen Produkte, die eine solche Integration natürlich bereits anbieten. Die Toolanbieter heben auf der anderen Seite die bessere Nutzerakzeptanz von best-of-breed Tools hervor, die auf eine bestimmte Aufgabe fokussieren und die Freiheit der Anwender (und -firmen), das für Sie beste Tool auszuwählen.

Wenn es um die Integration öffentlicher Messaging und Microblogging-Dienste geht, so heben viele der Diskutanten die mangelnde Sicherheit dieser Dienste als große Herausforderung hervor. Auf der anderen Seite liegt darin ein großes Potential insb. für Produkt- und Dienstanbieter, z.B. im Bereich Support und Service, wo über die Kommunikation via Twitter o.ä. bereits ein Kontext, Kontakt und Identitätsinformationen vorliegen. Als Trend ist zu sehen, dass Unternehmen von den Kunden gedrängt werden, die Kommunikation mit Ihnen über verschiedendste Kanäle (ggf. im Laufe der Konversation wechselnd) zu kommunizieren. Um diese Kanäle im Zusammenhang zu beherrschen wird es auch zu einer technischen Integration dieser Dienste kommen müssen.

Wie diese Integration letztlich aussehen wird, ob Suite-Ansatz oder Mashup, darüber bestand natürlich in diesem Panel keine Einigkeit. Die Tweets zu diesem Panel sind hier nachzulesen.

Nimmt man zum Beispiel IT Projekte unter die Lupe, so stimmt sicher jeder zu, wenn man behauptet, dass Kommunikation in IT Projekten eine große Rolle spielt. Eher die Regel als die Ausnahme ist es, dass die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten an der Entwicklung von Softwareprojekten arbeiten.

Bisher dominiert hier das immer voller werdende E-Mail Postfach die Kommunikationslandschaft. Doch modernere Formen der Kommunikation, insbesondere Blogging und Micro-Blogging können einen Teil unserer Kommunikation sinnvoller entgegennehmen und verteilen, als das E-Mails können.

Doch wo liegen die Probleme dieser Kommunikation und wie können die neuen Kommunikationswege zu einer Verbesserung führen. Beginnen muss man damit, dass die Ablage der Mails korrekt sortiert in den Postfächern der Mitarbeiter organisiert ist. Wie übergibt man in einer solchen Situation einer Person, die neu in das Projekt kommt, die bisherige Kommunikation inklusive wichtiger Informationen, womöglich auch Themenbezogen? Das damit verbundene Standardvorgehen ist im besten Fall die Freigabe des E-Mail Postfaches für Andere, wesentlich häufiger ist der Informationsstand direkt abhängig vom Zeitpunkt des Projekteintrittes, ohne dass der “Neue” die Möglichkeit erhält, die Historie des Projektes zu ergründen. Aus diesem Grund kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen nicht weitergereicht werden bzw. für die Zukunft im Postfach eines Einzelnen sicher verwahrt werden.

Ein zweites Problem stellt auch die Art der Informationsverteilung dar. Hier muss sich jeder, der eine Information innerhalb des Projektteams versenden möchte, der Frage stellen, für wen denn diese Informationen eigentlich relevant oder interessant sind. Diese Entscheidung muss auch abhängig von der Art der zu versendenden Information jederzeit neu getroffen werden. Alle, die schon einmal an einem Projekt mitgearbeitet haben, bei dem mehrere Abteilungen für verschiedene Aufgaben involviert sind, werden dieses Problem kennen. Fragen der Art “Wer gehört eigentlich jetzt zum Projekt?” oder “Wurde das Team in einer anderen Abteilung/an einem anderen Standort um eine Person vergrößert, an die ich meine Mail auch senden muss?” treten dann relativ schnell auf und sind in der Regel nur zeitintensiv zu beantworten.

Aus der Schilderung der Probleme heraus muss man sich schon die Frage stellen, ob die aktuellen Kommunikationsformen in Projekten durch Web 2.0 Anwendungen wie Blogs oder Micro-Blogs unterstützt oder aber teilweise auch abgelöst werden können?

Am Beispiel des communote Micro-Blogging Servers soll dies Potential aufgezeigt werden.

Kollektiver Kommunikationsspeicher

Nutzt man für einen Teil der Projektkommunikation (Kurznachrichten, Notizen, Hinweise, Statusinformationen) ein Microblogging System, so werden diese Informationen zentral abgelegt. Jeder Projektmitarbeiter hat so einfach und schnell die Möglichkeit, die kommunizierten Informationen einzusehen und darin zu recherchieren. Auch für Mitarbeiter, die später in das Projektteam aufgenommen werden, stehen diese Informationen aus der Zeit vor ihrer Aufnahme unproblematisch zur Verfügung.

Projektkommunikation mit communote

Ebenso vorteilhaft dürfte sich der Einsatz der Microblogging Beiträge auf den unvorhergesehenen Ausfall von Projektmitgliedern und die damit verbundene Notwendigkeit, einen schnellen Ersatz zu finden, auswirken. Wo vorher gerätselt werden musste, auf welchem Stand die Arbeit unterbrochen wurden, lassen die Eintrage im Microblogging Server Hinweise und Schlüsse auf den Stand und die Fertigstellung der Aufgaben zu.

Zentrale Kommunikation – dezentrale Verteilung

Setzt man in IT Projekten auf Micro-Blogging, wendet man sich von der vorausschauenden, direkten Verteilung der Informationen ab. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern eine Erleichterung für denjenigen, der die Informationen bisher vollständig und direkt verteilen musste.

Vielmehr liegt es jetzt in der Pflicht aller Projektmitglieder, die für sie wichtigen Kanäle, Autoren und Themen zu abonnieren. Kommen Projektmitglieder in einer beliebigen Abteilung im Projekt neu dazu, abonnieren diese die wichtigen Themen und werden ab sofort themenbezogen informiert.

Diese Beispiele zeigen, dass Micro-Blogging in IT Projekten das Potential besitzt, die Kommunikation im Team transparenter, nachvollziehbarer und zentral zugreifbar zu organisieren.

In einem nächsten Beitrag möchte ich der Frage nachgehen, welche Anforderungen sich an die Nutzer eines Micro-Blogs stellen.

Ich hatte heute die Gelegenheit als Teilnehmer und Referent das von Kongress Media organisierte ECM-Summit 2008 zu besuchen. Dieser Beitrag fasst einige der Vorträge aus meiner Sicht zusammen, die ich besucht habe. Enthalten sind die Keynotes von Ulrich Kampffmeyer, Dieter Rappold und LeeBryant sowie Anwenderberichte von der Schweizerischen Post, MLP Finanzdienstleistungen und REVACOM GmbH.

Keynote von Ulrich Kampffmeyer zu Human Impact

Hr. Kampffmeyer spricht über “Human Impact”. Was meint er damit? Die Erfindung der Schrift hat zu Dokumenten geführt, schnell kam die Erfindung von Liste und Tabelle, die in heutiger Software vielseitig genutzt werden. Noch vor wenigen Jahren war die Technik der Leistungsfähigkeit des Menschen im Umgang mit Dokumenten noch weit unterlegen. Vor allem die Benutzbarkeit der Computersysteme ist im Vergleich zum Papier (nach wie vor) viel geringer. Zudem sorgt die IT heute dafür, dass wir mit einer Fülle von Nachrichten überflutet werden, die wir nicht mehr bewältigen können.

Diese Informationsfülle erzeugt einen Anschein von Wissen. So wie wir als Menschen den Begriff “Wissen” verwenden, kann er nicht auf Systeme angewendet werden. Der zentrale Unterschied liegt nach Meinung des Autors im “Verstehen”. Während Maschinen Verbindungen, Assoziationen herstellen und ggf. Schlüsse ziehen können, haben Menschen eben auch die Möglichkeit, andere Menschen auch vor dem Hintergrund ihrer sozialen Herkunft oder ihres emotionalen Gemütszustand zu begreifen.

Aber, Maschinen greifen immer öfter in unseren Alltag ein. Man kommt zu der Frage: “Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den Menschen?” Es kommt zu einer neuen Art des Generationenkonfliktes zwischen den (älternen) “Digital Immigrants” und den (jüngeren) “Digital Natives”, die mit der neuen Technologie aufgewachsen sind. Und es gibt die “Digital Addicts”, die ohne E-Mail und Internet nicht mehr leben können. Es entsteht eine neue Sucht-Gefahr mit der wir uns aus gesellschaftlicher Sicht auseinandersetzen müssen.

Ein weiterer Aspekt ist die wachsende Abhängigkeit unserer wirtschaftlichen Prozessen von I&K-Technologien, die immer mehr das Rückgrat unserer Wirtschaft bilden. Werden wir die Kontrolle behalten oder werden wir von Systemen oder wenigen Menschen, die diese Systeme steuern, beherrscht werden. Hr. Kampffmeyer beendet seinen den gegenwärtigen Status quo der Informationsverarbeitung beschreibenden Vortrag mit einem bewusst “pessimistischen” Ausblick, dass es nicht gelingen wird die Technologie zu beherrschen und sinnvoll nutzbar zu machen.

Warum nur? Die nachfolgenden Keynotes und Fachvorträge verströmten diesen Pessimismus nicht.

Was ändert Web 2.0 Marketing an Internet Management ?

Diesem Thema widmet sich Dieter Rappold von Knallgrau Media aus Wien in seinem Vortrag, der verschiedene Aspekte etwas lose gesammelt beleuchtet

Unter dem Schlagwort “Informationsmanagement” erwähnt der Vortragende den Social Bookmarking Dienst del.icio.us und Wikipedia mit dem Hinweis, das Tagging und Tagclouds gerade dort bewiesen haben, dass mit Hilfe große Informationsmengen verwaltet werden können. Der Gatekeeper, also Torwächter mit Zugang zu den Informationsbeständen sei heute die Suchmaschine. Ziel ist es dabei, die Streuverluste auf 0% zu reduzieren.

Wie entstehen News in Massenmedien neu? Während früher Journalisten Wochen benötigt haben, verbreiten sich neue Informationen heute innerhalb weniger Stunden oder Tage. Am Beispiel eines Twitterpostings über den angeblich geplanten Bau eines Datacenters von Google in Kronstorff in Österreich. Dieses Gerücht hat sich innerhalb von 2 Tagen über 2 Blogs in das deutsche Handelsblatt geschafft. Was ist der Unterschied zum klassischen Journalismus vor wenigen Jahren: Die Geschwindigkeit der Ausbreitung.

Nicht nur Geschwindigkeit spielt eine Rolle im neuen Netz, sondern vor allem auch die digitale Idendität, die Identität 2.0. Personen und Firmen haben heute viele digitale Identitäten, z.B. als Account in Twitter, XING, Facebook oder del.icio.us oder schlicht nur als Tag, mit dem beliebige Informationen in Zusammenhang mit Firmen und Personen gebracht werden. Die Menge dieser Identitäten wird immer schwerer kontrollierbar. Das Vertrauen an Identitäten im Netz ist verletzt.

Mehr noch, diese Identitäten müssen durch kontinuierliche Kommunikation miteinander verbunden und am Leben gehalten werden. Beziehungsmanagement im Netz gewinnt an Bedeutung. Webseiten wandeln sich heute zu Kommunikationsplattformen. Es geht um die Trilogie “consume-produce-share”. Es geht darum, sich nicht nur auf die Unternehmens-webseite zu konzentrieren, sondern “Seeding” in vielen Bereichen bzw. Kanälen des Internets sichtbar und aktiv zu werden. Klassische Marken werden so zu “Medien-Marken”.

Alles in Allem eine eindrucksvolle Beschreibung von aktuelle im Internet zu beobachtenden Phänomenen, die leider Lösungsansätze oder Visionen schuldig bleibt.

Content is made of people: from ECM to E2.0

Der Vortragende Lee Bryant ist CEO von Headshift aus London. Sein Vortrag beschäftigt sich mit der Transition von Enterprise Content Management zum Enterprise 2.0. Er erklärt ECM mit seine Schlagworten Create, Store, Manage, Distribute für tot. [Nachtrag: Das bleibt in der Panel Diskussion nicht unumstritten, die ECM-Hersteller sehen natürlich E20-Tools als Ergänzung von ECM und sonstiger Softwareprodukte.] Der wichtigste Inhalt im Enterprise 2.0 ist: der Mensch.

Der nächste Trend im Bereich der Internet-Suche ist seiner Meinung nach “Social Search”. McAfee spricht von bedeutungsvollen Signalen (“Signals of relevance”), die von Personen als Beiträge, Tags, o.ä. ausgesandt werden. Durch die Aufnahme und Verarbeitung dieser Signale entsteht eine emergente Informations-Infrastruktur, bei der kollaborativ entstehende Folksonomies eine weitaus größere Rolle spielt als aufwändig zentral erstellte Taxonomien. Ganz unter dem Schlagwort “Control is hard and expensive. Trust is cheaper and more effective”.

Bryants Herangehensweise an Enterprise 2.0 fasst er mit folgenden Punkten zusammen:

• Public feeds & flows: internal and external RSS, feeds based on subjects, persons, group or search
• Bookmarks & tags: people store, share, tag, vote or comment on useful links and news
• Blogs & social bookmarks: social objects shared within networks and discussed in blogs
• Group collaboration: intimate groups/teams organize knowledge in wikis and group systems
• personal tools: organise your “stuff” by tags; arrange in a portal; manage networks and feeds

Dabei geht es ihm vor allem auch darum, diese Dinge als Stimulanz für die pragmatische Umsetzung der alltäglichen – geschäftskritischen – Aufgaben einzusetzen.

Lee Bryant stellt kurz die wichtigsten Vertreter der Enterprise 2.0 Tools vor, die wir auch hier beschrieben haben. Dabei spielt auch Atlassian Confluence eine Rolle. Microsoft Sharepoint kommt bei ihm aber eher schlecht weg, was die Akzeptanz als Enterprise 2.0 Plattform angeht. Mit dabei ist natürlich auch die Kategorie “Messagging”, zu der ich auf das neueste Ergebnis unserer Entwicklung Communote hinweisen möchte.

Es geht um “Situated solutions”, die sich der jeweiligen Aufgabe richtig anpassen. Es gibt keine “one size fits all” Lösung.

Die Rolle der “Information Professionals” verändert sich. Aufgaben wie Mentoring und Coaching werden wichtiger im Vergleich zur reinen Recherche und Verarbeitung von Informationen.

Heutige Firmen sind geprägt von Management Methoden der 30er Jahre und von IT-Tools der 90er Jahre. Social Computing ist die wichtigste Veränderung seit der Einführung von E-Mail. In der Praxis kämpfen noch sehr viele Mitarbeiter mit dem richtigen Umgang mit E-Mail. Lee Bryant sagt, dass wir also Geduld haben müssen, was die breite Akzeptanz dieser Tools angeht. Aber den aktuellen Trend fasst Lee Bryant zusammen mit dem Satz:

“We are moving from a world of content objects and process to a world of feeds and flow.”

Diese letzte Keynote, Lee Bryants Vortrag, war für mich eindeutig der inspirierendste des Tages.

Post Wide Web: Das Intranet der Schweizerischen Post

Gundekar Giebel ist Leiter E-Medien der Schweizerischen Post und berichtete über das Intranet mit dem schönen Namen “Post Wide Web”. Das Intranet ist für 25.000 (von insgesamt ca. 55.000) Mitarbeiter via PC zugänglich. Die 700.000 Seiten sehen ca. 15 Mio. Seitenaufrufe pro Monat. Beim eingesetzten CMS handelt es sich um eine Eigenentwicklung.

Seit 2007 sind Blogs und Wikis im Intranet im Einsatz. Es sind derzeit 10 Blogs und 6 Wikis vorhanden, wobei man derzeit bewußt nicht auf Masse setze. Ganz erfolgreich wird in der Schweizer Post die Kommentarfunktion genutzt, um aktuelle Probleme zu diskutieren. Hilfreich ist dabei natürlich die recht offene Kommunikationskultur bei der Schweizerischen Post.

RSS-Feeds für News, Blogs, Wikis und Bulletins. Für die Briefträger unterwegs auf der Straße gibt es sogar eine 0800-Nummer, unter der eine Computerstimme die neuesten Firmen und Bereichsnachrichten vorliest.

Webcasts werden von den Mediamatiker-Lehrlingen erstellt und im Intranet veröffentlicht.

Es wurde großer Wert auf eine personalisierte Oberfläche gelegt. So können auf der Startseite des Intranets eigene Links eingestellt und News abonniert werden. Persönliche Angaben für die Personalabteilung können via Intranet gepflegt werden. Ebenso wurde SAP Funktionalität via Netweaver in das Intranet integriert.

Fazit: Ein schönes Beispiel, wie Web 2.0 im Intranet eines sehr konventionellen Unternehmens die Kommunikation verbessern hilft. Aber auch dafür, dass dies ein langer Weg ist.

Social Computing bei MLP Finanzdienstleistungen

Axel Dornis von MLP spricht nun über das Wissensmanagement(-system) bei MLP. Dabei geht es um die Informationsversorgung für Tausende MLP Berater in Deutschland. Das bisherige System “Infoforum” auf Basis von Lotus Notes hat sich überlebt. Das neue System “Expertbase” auf Basis von Coremedia, befindet sich im Aufbau und soll schrittweise das bisherige System ablösen. Das neue System bildet an oberster Stelle die Suche ab und soll mit max. 3-4 Clicks den Weg von der Frage zu Antwort zeigen.

MLP organisiert sein Wissensmanagement auf Basis der Content Management Technologie von Coremedia und zwar sehr stark zentralisiert und legt sehr großen Wert auf die Qualitätssicherung und Redaktionierung der Inhalte. Vor dem Hintergrund der von MLP vertriebenen Finanzprodukte und der in diesem Bereich teils auch gesetzlich vorgeschrieben Governance ist dies sehr gut nachvollziehbar.

Was nicht so gut ist, dass mit dem derzeitigen System keine Bookmarks ausgetauscht werden können. Für 2009 wird geplant Kommentare, Nutzerbewertungen und die Vernetzung zwischen den Personen via Instant Messaging, Web Conferencing und Yellow Pages geplant, sprich der Einstieg in die 2.0-Welt steht im Grunde noch bevor.

Einsatz eines Unternehmens-Wikis für das Wissensmanagement am Beispiel von IT-Delivery-Prozessen der REVACOM GmbH

Im folgenden Vortrag hatte ich die Gelegenheit über den Einsatz von Atlassian Confluence als Unternehmens-Wiki für das Wissensmanagement bei unserem Kunden Revacom GmbH zu berichten. Leider konnte dieser Vortrag nicht wie geplant gemeinsam mit Mathias Baumann von Revacom stattfinden, dem ich an dieser Stelle ganz herzlich für die gemeinsame Vorbereitung danken möchte.

Anstelle einer Mitschrift stellen wir hier die Präsentation bereit:

Im Rahmen des nachfolgenden Panels wurde sehr intensiv über Wissensmanagement mit CMS und Wiki-Technologien gesprochen. Dabei wurde deutlich, dass weder der eine noch der andere Ansatz 1:1 auf andere Firmen übertragen werden kann. Vielmehr geht es darum, den jeweils optimalen Weg für das jeweilige Unternehmen zu finden. Als wichtigstes Erfolgskriterium wurde einhellig die Bedeutung des Menschen hervorgehoben, sei es beim Einbezug der Endanwender, bei der Auswahl von Wiki-Gärtnern, Pilotnutzern und Dienstleistern oder auch bei der Ausrichtung der Inhalte im Wissensmanagement ganz nach dem Leitsatz von Lee Bryants Keynote “Content is made of people”.

Weitere Informationen finden sich z.B. im Eventblog der Veranstaltung. Besonders hinweisen möchte ich auf die Live-Berichterstattung von Martin Koser (frogpond_conf) im Twitter.

Wir leben in einer spannenden Zeit. Nachdem Intranets über viele Jahre das Dasein eines zentral redaktionierten Informationsportals fristeten, welches von den Mitarbeitern oft nur mit Desinteresse gestraft worden ist, bringt nun das Web 2.0 frischen Wind in die Unternehmen. Von Zentralabteilungen gut gehütete Intranet-Redaktionssysteme machen Platz für neue, von den Mitarbeitern selbst gestaltete Plattformen für Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines “Teamweb” als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.

Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten “StraWiki” innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als “Best Practice” anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der “Leuchttürme” müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

Click here to view the embedded video.

In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

Click here to view the embedded video.

Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

• Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
• Unternehmens-Wikis brauchen einen “Kümmerer” oder “Wiki-Gärtner“, der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
• Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
• Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz “Pilot” und “Beta” für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
• Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
• Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein “Big Bang”

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

Die Session zum Enterprise 2.0 ist spontan entstanden und fand in der Kantine statt. Mangels eines nutzbaren Beamers schauen wir uns die Präsentation im Frogpond-Wiki von Martin Koser an! Immerhin sind 12-15 Teilnehmer da und eindeutig die höchste Laptop-Dichte.

Martin Koser spricht zum Thema Unternehmenskultur als Grundvoraussetzung für Enterprise 2.0. Das scheint ein Henne-Ei-Problem zu sein. Aber: nicht erst auf den Kulturwandel warten, bevor Enterprise 2.0 gestaret wird. Enterprise 2.0 ist eher ein Weg als ein Ziel.  Seite 19 im Wiki zeigt harte und weiche Faktoren für die Unternehmenskultur nach Peters und Waterman. Die IT ist heute leichtgewichtig und beherrschbar, die Kultur schwerer zu verändern.

Um Enterprise 2.0 zu meistern, braucht es personelle, strukturelle, informationelle und technische Infrastruktur. Der Vortrag geht dann schnell wieder auf die Frage der Kultur über mit dem Hinweis, dass für Social Media, wie z.B. Corporate Blogging, in Unternehmen Regeln vorhanden sein sollten, die den Rahmen für die Nutzung bieten. Dabei geht es weniger um Reglementierung, sondern darum einen grundlegenden Rahmen zu schaffen, die dann durch kritische Selbstkontrolle der Mitarbeiter umgesetzt werden.

Enterprise 2.0 erfordert eine Veränderung von Prozessen und Arbeitsweisen. Oft wird gefordert, dies nur schrittweise zu tun, weil es anders nicht zu bewältigen ist. Frank Hamm wirft (richtigerweise) ein, dass kleine Schritte aber dann dazu führen, dass die Chancen dann nur ungenügend genutzt werden kann. Ein bewährter Weg ist es, Leute zu finden und zu gewinnen, die als Multiplikatoren die richtigen Kompetenzen mitbringen, um neue Formen der Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Dies ist eine langfristige Sache, die Geduld braucht. Ein Kick-Off unter dem Motto “Ab heute sind wir alle anders” hilft nicht weiter, da der Rückfall in das bisherige gewohnte Verhalten schnell erfolgt.

Zwischenfazit: Es ist eine zentrale Frage der Unternehmensführung, die Unternehmenskultur zu gestalten.

Aufgrund meiner eigenen Session muss ich leider nun abbrechen. Weitere Berichte folgen.

Diese Woche scheint die Blogosphäre ganz unter dem „Wiki-Stern“ zu strahlen. Zumindest findet man das Wiki vielerorts als Themenschwerpunkt in den Beiträgen. Der Grund hierfür liefern sicher das Buch „Wikipatterns“ von Steward Mader und das Barcamp Mitteldeutschland in Jena. Beides hat einiges an Reaktionen zu Einsatzmöglichkeiten und Rahmenbedingungen von Wikis ausgelöst.

Wikipatterns werden in vier ausführlichen Posts bezugnehmend auf das Buch von Steward Mader bei Portals and KM im Vergleich zu Knowledge Management diskutiert. Interessant ist die Einteilung für den Einsatz von Wikis unter drei Themes:

1. Generierung von Inhalten als Wissenbasis, hierunter wird auch der Anwendungsbereich für das Wissensmanagement gesehen.
2. Gruppenarbeit in Projekten, zur Produktentwicklung und Eventplanung.
3. Kommunikationsplattform im Intranet und in Extranets, fürs Blogging, für die externe Kommunikation und als öffentliche Website.

Der Beitrag zu den Pilot Guidelines liefert eine Liste an Faktoren um einen erfolgreichen Wikipiloten zu starten. Die Aussage im dritten Beitrag zeigt uns, dass wir die sogenannten “Patterns” einmal auf den Prüfstand für Wissensmanagement stellen müssen:

”I found it interesting that many more of the good behaviors, what Stewart calls patterns, were also good Knowledge Management practices, while more of the bad behaviors or antipatterns are more unique to wikis.”

Wiki Intranets: Das Beispiel von Bluepedia der IBM drückt aus, dass Wikis für Menschen gerade in effizienten Unternehmen ein Werkzeug darstellen, ihr Wissen nicht mehr alleine suchen zu müssen:

„das Knowhow liegt in der Community. Die Technik ist kein Problem.“

Wikis als Redaktionssystem: Nach den Erfahrungen des redaktionellen Wissensmanagements eignen sich Wikis für die redaktionelle Arbeit

„am besten für Situationen, in denen alle Beteiligten gemeinsam und ohne Hierarchie oder komplexe Workflows an einem Projekt arbeiten.”