Doch was steckt hinter diese großartigen Weiterentwicklung?

Punkt 1: IBM Connections integriert den Activity Stream – Doch warum ist dieser Punkt so wichtig?

Bereits heute konsumieren wir unsere Informationen aus den verschiedensten Quellen. Dabei den Überblick zu behalten, richtig zu priorisieren und die Informationen effizient zu verarbeiten ist aktuell die Herausforderung. Das Prinzip des  Activity Streams, der uns unsere Informationen unterschiedlicher Quellen in einem Strom zur Verfügung stellt, leistet hier einen wichtigen Beitrag zur effizienten Verarbeitung dieser Informationen.

Verknüpft mit den Embedded Apps erhält der Anwender die Möglichkeit, direkt aus dem Activity Stream heraus Prozesse zu starten oder zu steuern, ohne dabei die Applikationen wechseln zu müssen.

Damit wird der Activity Stream das zentrale Informations-Cockpit für Anwender. Klassische Portale, wie wir sie aktuell noch kennen, werden zunehmend durch das Prinzip des Activity Stream verdrängt werden. Der Activity Stream bietet Nutzern eine zugeschnittene und personalisierte Ansicht.

Unterstützt werden die Anwender durch die Social Analytics Funktionen von Connections, die helfen, Informationen innerhalb des Activity Streams zu filtern und zu priorisieren. Damit behalten die Anwender den Überblick und steuern die Verarbeitung der anfallenden Informationen effizient.

Punkt 2: Activity Streams halten Einzug in die Communities

Das Prinzip der transparenten und sichtbaren Kommunikation regt gerade in Projektteams oder Themen-Communities den Austausch untereinander und die Selbstorganisation von Teams an. Dabei hilft es, dass Teams im Kontext ihres Projektes oder einer Themen-Community eine sichtbare Kommuniktion in Communities nutzen können. Diese Funktion ermöglicht es den Mitgliedern in  Projekt- oder Themencommunities, ihre Kommunikation sichtbar und im Kontext  der Community gefiltert aufzunnehmen und zu führen.

Punkt 3: E-Mail inside – Connections integriert die klassische E-Mail

Das die Hersteller bereits mit Hochdruck daran arbeiten, die klassische E-Mail Funktion als ein Teil der Collaboration Tools mit in die Social Software Suites zu integrieren, ist bereits an dem Aufwand  zu sehen, mit dem sie ihre Web-Varianten der E-Mail Clients vorantreiben.

IBM geht hier aber einen Schritt weiter. Nicht nur,  dass die E-Mail Funktion einem Connections-Anwender integriert in seiner Social Business Umgebung zur Verfügung steht, bietet IBM doch in Connections Next auch die Möglichkeit, Exchange-Server anzubinden. Die Anwender nutzen dann in ihre Social Software Umgebung integriert E-Mail und Kalender. Dies dürfte sich auch positiv auf die Akzeptanz der Pilotnutzer auswirken. Dies ist ein wichtiger Schritt nach vorn.

Quelle: cmswire.com

Punkt 4: IBM Docs

Jeder, der schon einmal gemeinsam und gleichzeitig mit anderen Inhalte erstellt hat und dafür Dienste wie Etherpad oder typewith.me nutzte, kennt den Vorteil der Echtzeit-Kollaboration. Dieses Prinzip wurde durch IBM in Connections Next integriert und bietet Anwendern die Möglichkeit, gemeinsam mit sofortigem Feedback Inhalte zu erstellen und an Dokumenten zu arbeiten.

Punkt 5: Social Business goes Mobile

IBM verschreibt sich dem aktuellen Trend, Anwendung auch mobil zur Verfügung zu stellen. Bereits in der jetztigen Version von Connections ist die Nutzung durch iOS oder Android Geräte möglich. IBM wird hier aber die Unterstützung und die angebotenen Funktionen weiter ausbauen – ein folgerichtiger Schritt.

Diese Punkte zeigen, dass IBM das Produkt Connections erheblich durch wichtige Funktionen wie Activity Streams, E-Mail Integration, Echtzeit-Kollaboration, Mobile oder die Interaktion mit anderen Anwendungen aufwertet und damit 2012 eine führende Rolle im Social Software Markt einnehmen wird.

Gerade in der Weihnachtszeit nutze ich die verschiedenen Online Shops, wie Amazon, Cyberport oder Ebay, um einige Geschenke für das Weihnachtsfest zu bestellen.

Dabei sehe ich mir verschiedene Artikel in den Shops an, setze das eine oder andere Produkt auf die Merkliste und schweife getrieben von neuen Ideen am nächsten Tag durch das Internet.

Auf der Suche nach anderen Geschenkideen oder einfach beim Lesen von Nachrichten muss ich feststellen, dass mich Produkte der Online Shops von Cyberport oder Ebay weiter verfolgen. Auf beliebigen Webseiten tauchen immer mal wieder genau die Produkte des vorherigen Tages auf, die ich mir angesehen habe. Diese Integration in andere Webseiten schafft es, meine Aufmerksamkeit auf diese bereits besuchten Produktseiten zu lenken. Selbst eine größere Anzahl dargestellter Produkte wird durch wechselnde Inhalte dynamisch angezeigt.

Auch bei Amazon werde ich hinsichtlich der Auswahl möglicher Geschenkideen optimal unterstützt. Durch die letzten Bestellungen bietet mir Amazon sofort ähnliche Produkte unter “Neu für Sie” an, die spontan meine Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Selbst im Bekanntenkreis habe ich schon öfters gehört, dass man “Opfer von Amazon” geworden sei, und sich darüber freute.

Doch was hat diese Werbung mit Enterprise 2.0 zu tun?

Durch diese Werbung erhalte ich beim Weihnachtsshopping zum einen den Hinweis, dass sich relevante Angebote in anderen Web Shops befinden und zum anderen Vorschläge, welche Produkte am besten zu mir passen. In dieser Form werde ich auf die vorhandenen Produkte aufmerksam gemacht.

Ersetzt man nun Produkte durch Informationen und begibt sich in den Bereich des Enterprise 2.0, muss man feststellen, dass es sich bei einem Social Intranet mit IBM Connections auch um einen Marktplatz handelt, in dem fortlaufend neue und vernetzte Informationen enthalten sind. Doch wie werde ich auf diese Informationen aufmerksam? Durch eine aktive Suche? Durch das vorausschauende Abonnieren von Inhalten? Mit Sicherheit reicht dieses verhalten nicht aus, um Informationen zu erschließen, von denen ich noch nicht einmal weiß, dass sie vorhanden sind.

Stellen wir uns zum Beispiel vor, dass sich im Social Intranet mit IBM Connections eine Projekt-Community gebildet hat, die Experten eines Wissensgebietes für das Erreichen der Projektziele benötigt. Das Projektteam ist bereits über verschiedene Standorte verteilt und arbeitet erfolgreich in der Projekt-Community zusammen.

Doch dieses Team bemerkt nicht unbedingt, wenn an einem anderen Standort ein erfahrener Mitarbeiter im Unternehmen neu beginnt, der auf dem selben Wissensgebieten Erfahrungen gesammelt hat, wie das Projektteam sie benötigt.

Wendet man nun die Werbeprinzipien des kommerziellen Internets an und schlägt in der Projekt-Community den Mitarbeiter vor, der auf Grund seiner Expertise gut zum Projektteam passt, werden diese sich schneller mit dem neuen Mitarbeiter vernetzen, Erfahrungen austauschen und auf ihn als Experten zurückgreifen können.

Enterprise AdContext Widgets für IBM Connections

Dieses Prinzip verfolgen die Enterprise AdContext Widgets für IBM Connections von Communardo. An geeigneten Stellen in Communities und der persönlichen Homepage können sie eingesetzt werden, um die Vernetzung der Informationen sicherzustellen und frühzeitig auf neue, passende Informationen aufmerksam zu machen. Über diesen Weg wird auch dem Projektteam der neue Kollege an einem anderen Standort vorgeschlagen oder ich als Anwender erhalte wertvolle Informationen zu neuen Communities oder aktuellen Diskussionen in Blogs. Auf diese Weise erhalten Anwender eine weitere Möglichkeit, in IBM Connections die für Sie wichtigen Informationen über “Werbung” zu finden.

Fazit

Wie so oft werden Prinzipien des freien Internets auch im Unternehmenskontext angewendet. Ich bin überzeugt davon, dass zukünftige Enterprise 2.0 Lösungen verstärkt auch Funktionen in diesem Bereich  anbieten werden und eine personalisierte Informationsversorgung ermöglichen. Für alle, die bereits IBM Connections einsetzen, wird sich die Gelegeheit bieten, die AdContext Widgets von Communardo auf der CeBit 2012 zu erleben.

Tino Schmidt

vielen Dank, dass Sie heute für ein Interview zum Einsatz von Enterprise 2.0 in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Mit Blick auf die Einführung und Nutzung von Social Software bei Ihnen, würde ich Ihnen gerne 5 Fragen zum Thema Enterprise 2.0 stellen.

Dies bringt mich auch zu meiner ersten Frage: Wann sind Sie zum ersten Mal mit Enterprise 2.0 in Berührung gekommen?

 
Lydia Heydel Das war vor über einem Jahr mit den ersten Rückmeldungen unserer Kollegen von der KnowTech.

Tino Schmidt

Tino Schmidt

 
Lydia Heydel Es ist nicht nur ein aufgabenzentrierter Einsatz, den wir pflegen. Wir haben eher danach gesehen, wie wir die Lösung in unsere Struktur und unsere Prozesse einfließen lassen können, dass wir das gesamtunternehmerische Ziel, das wir als Managementberatung haben, bestmöglich erreichen können. D.h. dass sich der Einsatz natürlich auf bestimmte Aufgaben, wie Aktivitätensteuerung, Informationsaustausch, Blogs schreiben, Foren pflegen, bezieht. Aus unserer Sicht ist die ganzheitliche systemische Perspektive entscheidend, um die Software nicht nur als Wissensplattform nutzbar zu machen, sondern als nicht zuletzt kulturellen Treiber der Unternehmensausrichtung. Der Einsatz in unserem Haus spielt auf das Ziel des organisationalen Lernens für mehr Innovation und Qualität ein. Die Struktur des Systems und die Art und Weise, wie wir damit umgehen, ist praktisch dieser strategischen Zielausrichtung untergeordnet, was teils durch bestimmte Umgangsregeln unterstützt und in regelmäßigen Dialogen insbesondere im Rahmen der Einführung reflektiert wird.

Tino Schmidt

Tino Schmidt

Tino Schmidt

Tino Schmidt

 
Lydia Heydel Ja.

Tino Schmidt

Enterprise 2.0 ist mehr als eine Technologie. Es geht darum, sie verankert im strategischen Rahmen der Unternehmensziele und Zukunftsausrichtung zum systemischen Treiber einer Dialogkultur für mehr Wachstum, Qualität und Innovation zu entwickeln. In Verbindung mit der Kulturentwicklung eröffnet sich die Chance, die Software im täglichen Tun sowohl analog als auch digitalisiert zum Rahmen einer bereichsübergreifend lernenden und innovierenden Organisation zu integrieren.

Tino Schmidt

 
Lydia Heydel Wir persönlich bei Contas verfolgen das Ziel, unser Lernen zu beschleunigen und auf ein höheres Niveau zu setzen und personenunabhängig organisational zu verankern. Wir wollen unsere Kompetenzentwicklung und Innovationsstärke auf gleichbleibender Qualität und mit höherer Geschwindigkeit entwickeln, auch wenn projektgetrieben eine Fluktuation der Mitarbeiter vorhanden ist. Connections ist dafür gut geeignet, um den Dialog in Foren zu ermöglichen, Wissen in Wikis zu extrahieren oder Projektstories in Blogs entstehen zu lassen, welchen Dokumente, Wikis etc. untergeordnet sind und damit auch das Kontextverständnis zu bestimmten Projekten transparenter zu machen.

Unser Ziel ist ein starkes Netzwerk über alle Bereiche hinweg, welches einen übergeordneten Innovationsprozess praktisch nicht mehr notwendig macht, da das Lernen in jeder einzelnen Arbeitszelle möglich wird und damit auch das Generieren neuer Kundenlösungen, die besser sind als bekannte Methoden. Die Frage, wie sich Dialogräume etablieren, in denen sowohl analog als auch digital Neues entstehen kann und gleichzeitig die Kollaborationskultur treibt, birgt ein enormes Potenzial.

Tino Schmidt

Corporate Facebook Lösungen als Beschleuniger für Wissensmanagement, Vernetzung, Innovation und Kommunikation

Facebook oder andere soziale Netzwerke sind in aller Munde. Kaum eine Diskussion führt an diesem Thema vorbei. Aus der privaten Nutzung heraus entdecken Unternehmen, wie sie mit einem Corporate Facebook gezielt die Transparenz und Kommunikation im Unternehmen verbessern, wie sie ihre Mitarbeiter zur Zusammenarbeit und Problemlösung vernetzen und wie sie das Wissensmanagement im Unternehmen positiv beeinflussen können.

Aus dem Finaki-Report geht z.B. hervor, dass über 90 Prozent der befragten CIOs ‘Corporate Facebook’ für eine gute oder sehr gute Plattform für firmeninternes Wissensmanagement halten. (Quelle)

Die verschiedenen Möglichkeiten des Corporate Facebook, die den Mitarbeitern im Rahmen einer solchen Lösung zur Verfügung stehen, wirken dabei als Beschleuniger.

In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, aus welchen Elementen ein Corporate Facebook besteht und welche Wirkung diese im Unternehmen entfalten können.

Die Nutzung neuer Kommunikationsformen

Durch den Einsatz von Corporate Facebook Lösungen bekommt die monopolisierte Kommunikation per E-Mail ernsthafte Konkurrenz. Gartner stellte bereits 2010 die Prognose auf, dass im Jahre 2012 über 50 Prozent der Unternehmen Activity Streams und Microblogging einsetzten.

Microblogs verbessern unter anderem die Kommunikation innerhalb von Teams und Projekten. Über Activity Streams lässt sich ähnlich zu Facebook in Form von Status Updates kommunizieren. Mehr als zwei Drittel der Befragten des Finaki-Reports stufen ‘Corporate Twitter’, d.h. Kommunikation über Microblogs, als einen guten Kanal für die innerbetriebliche Nachrichtenverbreitung ein. (Quelle)

Die Kommunikation gestaltet sich somit schnell, transparent und offen, also mehr wie eine Dialog mit den Kollegen, als starr, unflexibel und intransparenten per E-Mail.

Auch Steffen Pfeiffer bestätigte in seinem Vortrag den Trend, dass „…in einer Unternehmenswelt, in der Komponenten des ‘Social Workplace’ verstärkt eine Rolle spielen, gehe der Trend vom E-Mail- und dokumenten-orientiertem Arbeiten zu mehr Zusammenarbeit in Echtzeit, zu Instant Messaging, Unified Telephony und Videokonferenzen.“ (Quelle)

Instant Messagings, Video- und Webkonferenzen runden die Möglichkeiten zur vernetzten Zusammenarbeit weiter ab. Sobald Mitarbeiter sehen, dass ein für sie wichtiger Kollege „online“ ist, können sie ihn per Instant Messaging kontaktieren und in Echtzeit mit ihm kommunizieren. Wichtige Unterstützung kann so zeitnah erfolgen und führt nicht zur Unterbrechung von Aufgaben und Prozessen.

Mit diesen Methoden wird es möglich, eine Kommunikation mit Kollegen unabhängig von Zeit, Ort und Präsenz zu führen, die vom Gefühl dem „Ich frage bei meinem Kollegen gegenüber nach…“  oder  “Ich habe wichtige Anregungen für mein Projekt durch das Gespräch auf dem Flur erhalten.“, sehr nahe kommt.

Unsere Kunden Avantgarde und Trendbüro haben genau diesen Effekt feststellen können. Sie nutzen seit Jan. 2011 Communote als Microblogging Plattform, welche ihre Kommunikation verändert und den täglichen Informationsfluss zwischen 13 Standorten und 350 Mitarbeitern gewährleistet (mehr). 

Das Prinzip der persönlichen Informationsversorgung führt zu Mitarbeiternetzwerken

Im Zeitalter von E-Mails war ich als Mitarbeiter immer darauf angewiesen, dass Kollegen wichtige Informationen an mich weiterleiten. Das „Facebook“-Prinzip stellt dieses Grundsatz auf den Kopf. Nicht mehr meine Kollegen entscheiden darüber, welche Informationen mich erreichen, ich selbst bestimme, welche Informationen von welchen Mitarbeitern ich bekommen möchte.

Dieses als „Following“ bezeichnete Prinzip erlaubt es mir, den Activity Stream der für mich wichtigen Personen anzuzapfen. Dies beschränkt sich jedoch nicht nur auf Personen, denen ich folge, es können auch Projekt-Communities, Wikiseiten oder Dokumente sein, über die ich bei Änderungen und Aktivitäten informiert werden möchte.

All diese Informationen laufen in meinem eigenen Activity Stream zusammen, der es mir ermöglicht zu filtern und durch Kommentare mit den Kollegen zu kommunizieren.

Aus dem Antrieb der persönlichen Informationsversorgung heraus entstehen im Unternehmen Netzwerke, die zum einen den schnellen Austausch von Informationen gewährleisten und zum anderen jederzeit für den Einzelnen aktiviert werden können, um aktiv und zeitnah zu Informationen, Meinungen oder Entscheidungen zu gelangen.

Durch transparente Kommunikation agil zusammenarbeiten

All die bisher vorgestellten Ansätze führen dazu, dass ich als Mitarbeiter viel transparenter informiert bin und mein Netzwerk schneller für Entscheidungen, Unterstützung oder wichtige Hinweise und Anregungen nutzen kann. Durch das Corporate Facebook entsteht ein Mitarbeiternetzwerk, in dem die Mitarbeiter gemeinsam zum Vorteil des Unternehmens effektiv zusammenarbeiten. Den Rahmen dafür bilden gemeinsam definierte Ziele, Leitbilder und die Unternehmensvision.

Die transparente Kommunikation und die Prinzipien eines Corporate Facebook führen also zu einem regeren gegenseitigen Austausch, wodurch die Mitarbeiter selbstständiger sowie zielorientiert arbeiten und Unterbrechungen durch fehlende Informationen von außen seltener die Arbeitseffektivität der Mitarbeiter senken. Das Facebook-Prinzip trägt maßgeblich dazu bei, in einem dynamischen Arbeitsumfeld agil und schnell zusammen zu arbeiten.

Mobile Nutzung

Durch den unternehmensweiten Einsatz eines Corporate Facebook  lässt sich die direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander über die Büros und Flure des Unternehmens hinaus auf das virtuelle Unternehmensnetzwerk ausdehnen. Ohne die Unterstützung mobiler Endgeräte würde diese Ausdehnung an den Grenzen des physischen Netzwerks, den Computerarbeitsplätzen im Unternehmen, enden. Aus diesem Grund setzen Corporate Facebook-Lösungen auf die Unterstützung mobiler Endgeräte, die auch Mitarbeiter einbinden, die unterwegs, beim Kunden oder im Home Office arbeiten (mehr dazu im Beitrag “Das mobile Social Intranet mit Lotus Connections”). Über diesen Zugriff ist sichergestellt, dass die wertvolle, direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern bei Rückfragen zu Aufgaben, zur Lösung von Problemen oder für Anregungen und Meinungen von unterwegs erfolgen kann.

Lösungen

Communardo bietet verschiedene Lösungen an, die diese Ansätze umsetzen und den Aufbau eines Corporate Facebooks im Unternehmen ermöglichen.

Die Social Software Suite IBM Lotus Connections ist darauf spezialisiert, ein Mitarbeiternetzwerk aufzubauen, in Communities Themen- oder Projektbezogen zusammenzuarbeiten, den eigenen Activity Stream für Information und Kommunikation zu nutzen und mobil auf das Corporate Facebook zuzugreifen.

Das Corporate Facebook ist ein Prinzip, welches 2011 Einzug in die Unternehmen hält. Dies zeigen die Beispiele bei Continental oder Rheinmetall. Damit bietet Lotus Connections als integrierte Social Software Suite die Möglichkeiten, diese Vorteile für Wissensmanagement, Vernetzung, Innovation und Kommunikation zu nutzen. Es bildet damit die Basis, sich in den nächsten Jahren hin zum vernetzten Unternehmen zu entwickeln.

Unser Produkt Communote hat bereits erfolgreich im Praxiseinsatz bewiesen, wie man Microblogging für Projekt- oder Themenbezogene Kommunikation nutzen und damit die aufgezeigten Vorteile erleben kann.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie erfahren möchten, wie Sie auf Basis des Corporate Facebook Prinzips eine moderne, offene und transparente Unternehmens- und Kommunikationskultur entwickeln können.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Sie in Ihrem Unternehmen ein modernes Intranet nutzen können, Sie aber noch ihre E-Mails im Push-Verfahren auf das Smartphone erhalten? Kennen Sie das Gefühl, trotz mobiler E-Mail unterwegs von Ihren Kollegen abgeschnitten zu sein? Sind Ihre Mitarbeiter oft bei Kunden unterwegs und arbeiten überwiegend außerhalb des Unternehmens?

Dann stellen Sie sich die entscheidende Frage, wie Sie noch schneller Ihre Kollegen unterwegs aktivieren, um Antworten auf Ihre Fragen zu finden, an wichtigen Themen und Diskussionen teilhaben oder Anregungen und Tipps geben können. Der Ort, an dem Sie sich dazu befinden wird zur Nebensache. Durch die mobile Nutzung von Status Updates, Communities, Blogs und Aktivitäten sind sie auch außerhalb der Unternehmensgrenzen mit Ihren Kollegen vernetzt und können live die Aktivitäten und Geschehnisse im Unternehmen verfolgen und aktiv beeinflussen.

IBM Lotus Connections bietet dazu den mobilen Zugriff auf das Social Intranet, der es Ihnen ermöglicht, über Smartphones wie Blackberry, iPhone oder andere daran direkt teilzunehmen. Öffnet man die mobilen Seiten des Intranets, erhält man die Statusupdates seines Netzwerkes als Nachrichtenstrom angezeigt. Es ist sofort möglich, eigene Statusupdates zu schreiben, die von den Kollegen im Unternehmen gelesen, kommentiert oder beantwortet werden können.
Wenn Sie Ihre Arbeit im Rahmen von Projekten oder wichtigen Initiativen in Communities organisieren, haben Sie über die mobilen Seiten den vollständigen Zugriff auf Ihre Daten, Informationen und Aktivitäten, unabhängig davon, ob diese in Blogs, Wiki, Foren oder als Dateien abgelegt sind.
Damit sind Sie auch unterwegs jederzeit in der Lage sind, den Kontakt zu Ihren Kollegen zu halten oder über Unternehmensgrenzen hinweg aktiv zusammen zu arbeiten, sollten Sie den mobilen Zugriff auf das Community basierte Intranet mit IBM Lotus Connections nutzen.

Erfahren Sie in unserem WebCast am 07. April von 14.00 bis 15.00 Uhr alles zum Thema “IBM Lotus Connections Neuerungen in 2011”. Wir stellen Ihnen die Roadmap von Lotus Connections in den Versionen 3.0.1 und 4.0 vor. Mehr Informationen zum Webinar und die Möglichkeit der Anmeldung finden Sie auf unserer Homepage.

Mobiles Intranet 2.0 mit IBM Lotus Connections

Click here to view the embedded video.

Intranet 2.0

Prinzip „Authoring“: Alle Mitarbeiter können Inhalte erstellen, ändern oder ergänzen. Diese Möglichkeit bleibt nicht einer kleinen Gruppe von Anwendern vorbehalten, sondern jeder wird in die Lage versetzt, transparent im Unternehmen Inhalte zu generieren (dies wird auch als ‘User generated content’ bezeichnet ) .
Oft wird diese Möglichkeit von den Anwendern in Form von Corporate Blogs, Projekt Wikis oder Microblogs zur transparenten Kommunikation wahrgenommen.

In unserer eigenen Firma und bei unseren Kunden haben wir beobachtet, dass die Fähigkeit der Anwender, Inhalte, wie Texte, Bilder, Videos oder Dokumente, in einem Kontext gemeinschaftlich zu organisieren dazu führt, dass mehr Informationen und Wissen allgemein zugänglich abgelegt werden. Gerade in Projekten entstehen so Wissensinseln, die über Intranet 2.0 Technologien schnell auch durch andere Mitarbeiter gefunden und genutzt werden können.
Durch die Umsetzung einer microblog-orientierten Kommunikation (z.B. mit Communote) in Projekten oder im Unternehmen allgemein, konnten wir eine höhere Transparenz im Unternehmen schaffen, die wiederum zu einer stärkeren und übergreifenden Zusammenarbeit der Mitarbeiter unabhängig von Abteilungsgrenzen führte.
Die Vorteile entstehen durch effiziente Problemlösungsprozesse durch die Integration von Kollegen mit entsprechenden Kompetenzen, der Vermeidung von Doppelarbeit oder Mehrfachrecherchen und aktiver Unterstützung durch Fach- und Führungskräfte im Kontext der Aufgabenstellungen der Mitarbeiter.

Prinzip „Linking“: In einem Intranet 2.0 ist es möglich, alle Inhalte miteinander zu verlinken, Inhalte einzubetten oder auf externe Quellen im Internet zu verweisen.
Durch die Anwendung dieses Prinzips generieren die Mitarbeiter im Unternehmen ein übergreifendes Wissensnetz. Der Vorteil hierbei, die relevanten Inhalte werden nicht ausschließlich über hierarchische Strukturen erreicht, sondern es werden die verschiedenen Verlinkungen im Intranet genutzt. Diese dynamische, automatisch generierte und integrierte Navigation führt zum schnelleren Zugriff auf die benötigten Informationen.

Prinzip „Tagging“: Einens der wertvollsten Prinzipien ist das „Tagging“ der Inhalte in einem Intranet 2.0. Durch das Markieren der Informationen mit Tags (einzelne Begriffe, die Inhalte näher beschreiben bzw. kategorisieren) ist es für die Anwender einfacher, Filter auf die Inhalte des Intranets oder auf Suchergebnisse anzuwenden und die angezeigten Ergebnisse entsprechend ihres Informationsbedarfes einzuschränken.
Aus dieser Eigenschaft heraus hat sich eine neue Arbeitsweise entwickelt, die auf der Filtereigenschaft der Tags beruht und als asynchroner Arbeitsprozess bezeichnet wird. Der Vorteil dieser Arbeitsweise ist die Möglichkeit, mit Hilfe des richtigen Taggings sicherzustellen, dass Informationen und Aufgaben zu jedem Zeitpunkt (z.B. einem regelmäßigen Termin) aufgegriffen und bearbeitet werden können.

Wir nutzen diese Möglichkeit z.B. für unsere Arbeit im Führungsteam, welches sich alle zwei Wochen trifft. In der Zeit zwischen den Terminen werden die notwendigen Informationen und Themen über unseren Microblog durch alle Mitglieder des Führungsteams gesammelt und entsprechend getaggt. In den Terminen wird dann nach den vereinbarten Schlagworten gefiltert, um die relevanten Themen von den restlichen Informationen des Microblogs zu trennen und effizient zu bearbeiten. Dies funktioniert in der Praxis hervorragend.
Auch die automatische Aggregation von Inhalten zu übergreifenden Listen bietet sich auf Basis des Taggings an und findet in der Praxis häufig Anwendung.

Prinzip „Signals“: Wie im Internet entstehen durch den Einsatz von Social Software Suites im Unternehmen lebendige Intranetsysteme, deren Inhalte und Nutzen durch die Gemeinschaft der Mitarbeiter ständig wächst. In diesem Zusammenhang entstand aus der Web 2.0 Evolution heraus die RSS-Funktion, die es Anwendern erlaubt, sich gezielt über Neuerungen von Inhalten oder ganzen Inhaltsbereichen zu informieren. Heute gehört es in Enterprise 2.0 Systemen wie Atlassian Confluence, IBM Lotus Connections, Communote oder Microsoft Sharepoint zum Standard, RSS Feeds von Seiten, Dokumenten, Blogs oder den Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu abonnieren und mit anderen RSS-Feeds zu einem persönlichen und individuellen Informationsstream zu kombinieren.
Neben RSS-Feeds, die auch übergreifend genutzt werden können, hat sich die Funktion des ‚Followings‘ innerhalb moderner Intranet 2.0 Applikationen durchgesetzt. Basis dieser Funktion ist es, Inhalten, Tags oder Nutzern innerhalb des Intranets zu folgen, um bei Änderungen oder neuen Einträgen im persönlichen Dashboard informiert zu werden.
Als weitere Quelle des Following-Prinzips können Anwender ‚Activity Streams‘ einbinden, die sie gezielt über Aktualisierungen in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel einer Projekt-Community, informieren.

Prinzip „Search“: Das aus dem Internet bekannte Prinzip nur neu verpackt? Nicht ganz. Im Intranet 2.0 haben die Funktionen wie Autovervollständigung, Keyword-Suche und Tag-Filterung Einfluss auf die klassische Suchfunktion genommen. Somit konnte diese zu einem effizienten Werkzeug entwickelt werden. Anwender werden besser bei der Suche nach Informationen unterstützt und schneller zu passenden Suchergebnissen geführt.

Prinzip „Extensions“: Der modulare, serviceorientierte und standardisierte Aufbau des Intranets führt zu einer leichteren Erweiterbarkeit mit neuen Funktionen und Diensten (z.B. über Plugins).
Die meist in einer eigenen Community entwickelten Funktionen können als Plugins die Intranet Basis ständig ergänzen und führen damit zu einer Effizienzsteigerung, in dem sie die Funktionalität erweitern und wiederkehrende Aufgaben und Prozesse abbilden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, vorhandene Inhalte und Dienste miteinander zu kombinieren. Die Integration von externen Diensten wie Goolge Maps, Flickr, Slideshare, Scribd oder Youtube sind nur einige Bespiele, welche den Anwendern eine Integration in das Intranet 2.0 ermöglichen und zur Kombination von extern verfügbaren Informationen mit den im Intranet dokumentierten Inhalten führen.
Die Kombination von unternehmensinternen und externen Diensten in Form von Enterprise Mashups versetzt die Anwender selbst in die Lage, Dienste und Prozesse zu automatisieren, die sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Neben den von McAfee geprägten Prinzipen ist das Hauptmerkmal heutiger, moderner Intranet 2.0 Systeme, persönliche Netzwerke abzubilden und integriert zu nutzen.

Prinzip „Corporate Social Network“: Gerade die Funktion eigene Profilseiten mit Kontaktdaten, Interessen, Fähigkeiten und aktuellen Projekten bzw. Aufgaben zu erstellen, schafft Transparenz im Unternehmen und erlaubt es den Mitarbeitern untereinander schnell Ansprechpartner zur Unterstützung bei ihren Aufgaben zu identifizieren sowie selbst Anregungen und Empfehlungen zu geben.
Gerade auch die abteilungs- oder standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern wird durch das Social Network des Unternehmens stark gefördert und trägt im Sinne des Unternehmens zur Beschleunigung und Effizienzsteigerung der Prozesse bei.

Herausforderungen

Neben den Möglichkeiten, die Intranet 2.0 Systeme aktuell bieten bestehen auch noch einige Herausforderungen, deren Lösung den Einsatz und die Akzeptanz dieser Systeme im Unternehmen weiter verbessern.
Aus unseren Projekten wissen wir, dass dazu die folgenden Bereiche zählen, auf die in den nächsten Beiträgen näher eingegangen werden soll:

• Nutzung von Enterprise Mashups im Intranet 2.0
• Semantische, personalisierte und individuelle Informationsfilterung mit verschiedenen Filterstufen (Content Clustering)
• Generierung und Integration von leichtgewichtigen Topicmaps/Ontologien im Unternehmenskontext
• Der Umgang mit großen Datenmengen und deren Archivierung

Die Herausforderungen des Intranet 2.0 sind mit verschiedenen Technologiealternativen zu meistern. In unseren Intranet 2.0 Projekten setzten wir Technologien wie IBM Lotus Connections, Atlassian Confluence oder Microsoft Sharepoint ein. Darüber erfahren Sie in den folgenden Beiträgen dieser Reihe mehr.

Unter dem Begriff Mashups fasst man diese Art der Applikationen zusammen, die man bereits heute im Netz erleben und verwenden kann. Beliebt sind hier Dienste, die geographische Visualisierungen mit anderen Informationen wie Bildern, Adressen, Statistikdaten oder Positionsangaben kombinieren. Doch wie wirken sich diese neuen Ansätze auf die Arbeitsplätze der Wissensarbeiter im Unternehmen in der Zukunft aus? Welche Möglichkeiten werden sich Ihnen bieten, auf Informationen und Dienste zuzugreifen und diese im Kontext ihrer Aufgaben zu verwenden? Welchen Nutzen bringen diese intelligenten Dienste im Arbeitssalltag? Die Antworten auf diese Fragen entwickeln sich gerade. Offensichtlich ist, dass die technologischen Entwicklungen der letzten Jahre wie RSS, SOAP, AJAX oder REST zu einer Fülle neuer Möglichkeiten geführt haben, Daten auszutauschen und Dienste zu nutzen. Sie bilden die Basis für die Initiative, Daten und Services in Form von Mashups zusammenzufassen und situations- oder aufgabenbezogen anzuwenden. Wissensarbeitern werden sich zukünftig verschiedene Möglichkeiten bieten, Daten und Dienste auch eigenverantwortlich so zu kombinieren, dass sie Informationen schneller und gerichteter finden und ihre Prozesse effektiver und schneller bearbeiten können. Ob die Informationen und Dienste dabei aus dem Unternehmensnetz kommen oder aber über das Internet abgerufen werden wird dabei nur einen untergeordnete Rolle spielen. Die Vernetzung und Integration von Informationen und Services aus dem Internet in den Arbeitsplatz im Unternehmen wird zunehmen. Dies zeigt sich bereits heute durch die intensive Nutzung von Web 2.0 Diensten wie doodle.com für interne, unternehmensbezogene Umfragen oder Mindmeister.com für die übergreifende Zusammenarbeit an Mind Maps.

Wie sich solche Services oder auch spezifische Informationen unter Verwendung des IBM Mashup Center in einen Arbeitsplatz im Unternehmen integrieren können, präsentierten wir Ihnen auf der Webciety zur CeBit 2010 im Track Interaktiv! Remix the Web. Die Folien dazu finden Sie in diesem Beitrag, das Video können Sie über die Homepage der Webciety sehen. Im nächsten Blogpost stelle ich Ihnen den Demo Case für einen Arbeitsplatz für Produkt Manager mit der Enterprise Mashup Technologie des IBM Mashup Centers vor.

Falls Sie bereits Fragen zum Einsatz von Mashup Technologien im Unternehmen haben, können Sie mich gerne kontaktieren. Meine Kontaktdaten finden Sie hier.

Nimmt man zum Beispiel IT Projekte unter die Lupe, so stimmt sicher jeder zu, wenn man behauptet, dass Kommunikation in IT Projekten eine große Rolle spielt. Eher die Regel als die Ausnahme ist es, dass die Projektmitarbeiter an verschiedenen Standorten an der Entwicklung von Softwareprojekten arbeiten.

Bisher dominiert hier das immer voller werdende E-Mail Postfach die Kommunikationslandschaft. Doch modernere Formen der Kommunikation, insbesondere Blogging und Micro-Blogging können einen Teil unserer Kommunikation sinnvoller entgegennehmen und verteilen, als das E-Mails können.

Doch wo liegen die Probleme dieser Kommunikation und wie können die neuen Kommunikationswege zu einer Verbesserung führen. Beginnen muss man damit, dass die Ablage der Mails korrekt sortiert in den Postfächern der Mitarbeiter organisiert ist. Wie übergibt man in einer solchen Situation einer Person, die neu in das Projekt kommt, die bisherige Kommunikation inklusive wichtiger Informationen, womöglich auch Themenbezogen? Das damit verbundene Standardvorgehen ist im besten Fall die Freigabe des E-Mail Postfaches für Andere, wesentlich häufiger ist der Informationsstand direkt abhängig vom Zeitpunkt des Projekteintrittes, ohne dass der “Neue” die Möglichkeit erhält, die Historie des Projektes zu ergründen. Aus diesem Grund kann es schnell passieren, dass wichtige Informationen nicht weitergereicht werden bzw. für die Zukunft im Postfach eines Einzelnen sicher verwahrt werden.

Ein zweites Problem stellt auch die Art der Informationsverteilung dar. Hier muss sich jeder, der eine Information innerhalb des Projektteams versenden möchte, der Frage stellen, für wen denn diese Informationen eigentlich relevant oder interessant sind. Diese Entscheidung muss auch abhängig von der Art der zu versendenden Information jederzeit neu getroffen werden. Alle, die schon einmal an einem Projekt mitgearbeitet haben, bei dem mehrere Abteilungen für verschiedene Aufgaben involviert sind, werden dieses Problem kennen. Fragen der Art “Wer gehört eigentlich jetzt zum Projekt?” oder “Wurde das Team in einer anderen Abteilung/an einem anderen Standort um eine Person vergrößert, an die ich meine Mail auch senden muss?” treten dann relativ schnell auf und sind in der Regel nur zeitintensiv zu beantworten.

Aus der Schilderung der Probleme heraus muss man sich schon die Frage stellen, ob die aktuellen Kommunikationsformen in Projekten durch Web 2.0 Anwendungen wie Blogs oder Micro-Blogs unterstützt oder aber teilweise auch abgelöst werden können?

Am Beispiel des communote Micro-Blogging Servers soll dies Potential aufgezeigt werden.

Kollektiver Kommunikationsspeicher

Nutzt man für einen Teil der Projektkommunikation (Kurznachrichten, Notizen, Hinweise, Statusinformationen) ein Microblogging System, so werden diese Informationen zentral abgelegt. Jeder Projektmitarbeiter hat so einfach und schnell die Möglichkeit, die kommunizierten Informationen einzusehen und darin zu recherchieren. Auch für Mitarbeiter, die später in das Projektteam aufgenommen werden, stehen diese Informationen aus der Zeit vor ihrer Aufnahme unproblematisch zur Verfügung.

Projektkommunikation mit communote

Ebenso vorteilhaft dürfte sich der Einsatz der Microblogging Beiträge auf den unvorhergesehenen Ausfall von Projektmitgliedern und die damit verbundene Notwendigkeit, einen schnellen Ersatz zu finden, auswirken. Wo vorher gerätselt werden musste, auf welchem Stand die Arbeit unterbrochen wurden, lassen die Eintrage im Microblogging Server Hinweise und Schlüsse auf den Stand und die Fertigstellung der Aufgaben zu.

Zentrale Kommunikation – dezentrale Verteilung

Setzt man in IT Projekten auf Micro-Blogging, wendet man sich von der vorausschauenden, direkten Verteilung der Informationen ab. Dies ist jedoch kein Nachteil, sondern eine Erleichterung für denjenigen, der die Informationen bisher vollständig und direkt verteilen musste.

Vielmehr liegt es jetzt in der Pflicht aller Projektmitglieder, die für sie wichtigen Kanäle, Autoren und Themen zu abonnieren. Kommen Projektmitglieder in einer beliebigen Abteilung im Projekt neu dazu, abonnieren diese die wichtigen Themen und werden ab sofort themenbezogen informiert.

Diese Beispiele zeigen, dass Micro-Blogging in IT Projekten das Potential besitzt, die Kommunikation im Team transparenter, nachvollziehbarer und zentral zugreifbar zu organisieren.

In einem nächsten Beitrag möchte ich der Frage nachgehen, welche Anforderungen sich an die Nutzer eines Micro-Blogs stellen.