Neben Themen wie “Vertrauen durch Kommunikation – Strategien im Web 2.0 tragen zu erfolgreichen Kundenbeziehungen bei“  oder “Das TUCEAS-Projekt: eine Architektur für Activity Streams im Unternehmen” war auch Communardo auf der GeNeMe ’10 vertreten. Im Vortrag zum Thema “Wie viel Struktur benötigt ein Wiki? – Fallbeispiel wikibasiertes Intranet” wurden typische Fragen bei der Einrichtung von Wikisystemen beleuchtet und Herangehensweisen für die Strukturierung eines Intranetwikis aufgezeigt.

Wikisysteme in der Praxis

In vielen Unternehmen haben sich Wiks als Werkzeug für die Dokumentation und Verteilung von Wissen etabliert. Dabei zeichnen vor allem die einfache Erstellung von Inhalten, die kooperative Arbeit sowie die Verteilung von Dokumenten moderne Wikisysteme aus. Neben der technischen Funktionalität dieser Systeme sind es aber gleichermaßen die fachlichen Aspekte, die für die erfolgreiche Einführung eines Wikis verantwortlich sind. Dabei haben sich insbesondere die Fragen zur Strukturierung der Inhalte im Wiki als maßgeblich für dessen spätere Gebrauchstauglichkeit erwiesen:

• Welche strukturellen Vorgaben sind für die Inhalte des Wikis notwendig?
• Welche Freiheiten lassen wir den Nutzern?
• Wie können wir sicherstellen, dass die Nutzer den Überblick behalten und relevante Informationen gefunden werden?

Strukturen in Wikis

In Wikisystemen können Strukturen auf verschiedenen Wegen entstehen. Zunächst werden Strukturen durch die Nutzer selbst gebildet, die in ihrer täglichen Arbeit mit dem Wiki neue Inhalte anlegen, verschieben, verknüpfen und verschlagworten. Diese benutzerdefinierten Strukturen bilden das Herz eines Wikis: die Arbeit der Nutzer in einem bestehenden System stellt sicher, dass relevante Informationen eingestellt, verknüpft und damit anderen Nutzern verfügbar gemacht werden.

Eine der Herausforderung bei der Einführung und Pflege eines Wikisystems besteht nun darin, den Nutzern ein inhaltliches Grundgerüst zur Verfügung zu stellen und damit einen Rahmen für die Entstehung benutzerdefinierter Strukturen zu schaffen. Die Strukturierung durch Wiki-Gärtner besteht daher in der Etablierung einer übergeordneten Inhaltsstruktur sowie von Dashboards und Übersichten.

Dabei hat sich die Regel: “Soviel Vorgaben wie nötig und so wenig wie möglich.” als geeigneter Ansatz erwiesen: eine fest definierte, grobe Struktur ist hilfreich, indem sie den Nutzern eine dauerhafte Orientierungs- und Navigationsmöglichkeit zur Verfügung stellt. Gleichzeitig sollten zu tiefe und starre Strukturen vermieden werden, da diese nicht immer nachvollzogen werden können und das Erstellen von Inhalten unnötig erschweren.

Fazit

Die einfache Nutzbarkeit ist ein maßgeblicher Faktor für die Akzeptanz eines Wikisystems. Unter diesem Gesichtspunkt ist es sinnvoll, die Orientierung im Wiki durch die Bereitstellung einer groben Inhaltsstruktur und Inhaltsübersichten zu unterstützen. Diese bilden das Gerüst, an dem sich benutzerdefinierte Strukturen entwickeln und in die Gesamtstruktur des Wikis einordnen können.

Moderne Intranetlösungen stellen Werkzeuge für die Erfüllung dieser Anforderungen bereit. Wikis strukturieren firmeninternes Wissen, Content-Management Systeme verwalten Dateien und Dokumente, CRM-Systeme erfassen Kundendaten, ERP-Systeme organisieren den Einsatz vorhandener Ressourcen. An dieser Aufzählung wird jedoch die gemeinsame Schwachstelle dieser Lösungen deutlich: so zahlreich wie die Anforderungen in einem modernen Unternehmen sind, so zahlreich sind die Lösungen, mit denen sie umgesetzt werden. In einem üblichen Intranet können durchaus 5 oder mehr Systeme gleichzeitig im Einsatz sein – jedes als “Insellösung” mit einem klar definierten Einsatzgebiet. Es liegt auf der Hand, dass aus dieser Vielfalt Probleme erwachsen. Im Normalfall verfügt jedes dieser Systeme über eine eigene Benutzerverwaltung, eigene Oberflächen und ein eigenes Bedienkonzept. Zudem erschweren fehlende Standards die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen einzelnen Software-Produkten.

An dieser Problemstellung setzen webbasierte Portalsysteme an. Dabei ist zunächst festzuhalten: wo bereits bewährte Intranetlösungen exisitieren, werden diese durch den Einsatz einer Portallösung keinesfalls ersetzt. Vielmehr agieren Portale eine Ebene über bestehenden Wikis, CMS oder ERP-Systemen: sie integrieren die in einem Netzwerk vorhandenen IT-Systeme unter einer gemeinsamen Oberfläche und kombinieren deren Funktionalität zu einer neuen, zentralen Informations- und Prozessplattform. Gleichzeitig können durch den Einsatz mitgelieferter Out-of-the-box Funktionalität sowie durch die Integration neuer Systeme vorhandene Lücken effektiv geschlossen werden. Auf diese Weise schaffen Portale Einheitlichkeit. Benutzer müssen sich nicht mehr in allen Systemen einzeln anmelden; nach der einmaligen Eingabe von Benutzernamen und Passwort für das Portal ist der Nutzer in allen integrierten Systemen authentifiziert (Single Sign-On). Da der Zugriff über einen Browser erfolgt, sind keine zusätzlichen Software-Installationen notwendig. Gleichzeitig können die Mitarbeiter das Portal von jedem internetfähigen Rechner aus benutzen.

Ein Portalsystem kann verschiedene Schwerpunkte aufweisen, deren Ausprägung je nach Einsatzgebiet variieren kann.

• Informationsportal – Aus klassischen Content-Management Systemen bekannte Funktionen können in Portallösungen integriert und unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst werden. Der Einsatz von Formularen, Vorlagen und Workflows gewährleistet auch in hochgradig strukturierten Prozessen einen klar definierten Arbeitsablauf.
• Wissensportal – Mitarbeiter können ihren Erfahrungsschatz, ihre Ideen, Konzepte und Strategien in einer gemeinsamen Wissensbasis verwalten. Das Know-How einer Firma wird strukturiert verwaltet und kann zentral recherchiert werden. Jeder kann seine Erfahrungen mit Anderen teilen und gleichtzeig vom Wissen seiner Kollegen profitieren.
• Projektportal – Eine gemeinsame Arbeitsplattform verbessert die Zusammenarbeit räumlich verteilter Mitarbeiter und Teams. Teamräume fördern die Kommunikation und schaffen einen Platz für das kollaborative Lösen von Problemen.
• Social Networks – Die Vernetzung der Mitarbeiter schafft neue Wege der Kommunikation, fördert den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl. Alle Angestellten erhalten einen besseren Überblick, welches Wissen in ihrem Unternehmen vorhanden ist und an wen sie sich bei Problemen wenden können.
• Prozessportal – Durch die Steuerung von Workflows können Portale gewährleisten, dass Arbeitsabläufe nach einem vorgegebenen Schema ablaufen. Prozesschritte können automatisiert und die Aktivitäten der beteiligten Personen besser koordiniert werden.
• Integration Services – Moderne Portallösungen verfügen über Schnittstellen zu allen geschäftsrelevanten Applikationen und Services. Bestehende Funktionalität wird dabei unter einer gemeinsamen Oberfläche gebündelt.

Unabhängig von der konkreten Ausprägung verbindet Portallösungen ein gemeinsames Merkmal: die flexible Architektur ermöglicht eine personalisierbare Zusammenstellung von Informationen. Auf Wunsch kann jeder Nutzer eigene Sichten auf vorhadene Daten anlegen und in individuellen Oberflächen – den Dashboards – organisieren. Relevante Informationen werden gefiltert und zusammengefasst, Irrelevantes kann ausgeblendet werden. Durch die Bereitstellung vordefinierter Sichten erhalten Führungskräfte einen besseren Überblick über die Vorgänge in ihrem Unternehmen und sind jederzeit über aktuelle Statusmeldungen und Projektberichte informiert. Mitarbeiter können die für sie relevanten Team- und Projektinformationen auf einen Blick einsehen und auswerten.

Besonders bei Portalsystemen hat sich die Verwendung von Open Source Software (z.B. Liferay, JetSpeed, JBoss) im Unternehmenseinsatz als vorteilhaft erwiesen. Dank der Standardkonformität und Interoperabilität, auf die in der Open-Source Gemeinde besonderer Wert gelegt wird, entstehen systemoffene und flexibel erweiterbare Lösungen. Teure Individualentwicklungen für Datenmigration und proprietäre Kommunikation entfallen. Durch die große Gemeinde an freiwilligen Entwicklern wird die Qualität der zugrunde liegenden Software sowie eine fortlaufende, kostenlose Weiterentwicklung garantiert. Auch unternehmenskritische Aspekte wie Sicherheit, effiziente Suche sowie Skalierbarkeit sind Schwerpunkte aktueller Entwicklungen und müssen den Vergleich mit kommerziellen Systemen nicht scheuen. Für viele Unternehmen spielt natürlich auch die Kostenersparnis durch die Lizenzkostenfreiheit von Open Source Software eine wichtige Rolle. Dieser Aspekt sollte allerdings nicht der Ausschlaggebende sein – auch bei Open Source Produkten entstehen Kosten für Betrieb und Wartung, für das Training der Mitarbeiter sowie die Integration von Drittsystemen. Eine Amortisation der anfänglichen Investition ist dabei nach etwa einem bis drei Jahren realistisch.

Im Vergleich verschiedener Open Source Portale hat sich insbesondere Liferay als praktikable Lösung für den Unternehmenseinsatz etabliert und ist unter anderem bei der Lufthansa, der Deutschen Post und der BMW AG im Einsatz. Dank der Vielzahl mitgelieferter Portlets lässt sich bereits Out-of-the-box ein funktionales Intra- und Internetportal erstellen. Die – im Vergleich zu JetSpeed und JBoss – überragende Unterstützung von Standards (u.a. JSR 168, JSR 286, JSF-314, WSRP, Hessian/Burlap, REST, RMI, Mikroformat) garantiert ein interoperables und zukunftssicheres System.

Vergleicht man das dargestellte Potential eines webbasierten Unternehmensportals mit den Eingangs angeführten Anforderungen an moderne Unternehmen, werden die Vorteile für alle Beteiligten deutlich: Mitarbeiter erlangen an zentraler Stelle Zugang zu allen Informationen, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen. Internes Know-How kann team- und projektübergreifend verwaltet werden und steht allen Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Führungskräfte sind jederzeit über das firmeninterne Geschehen informiert. Eine u.U. zerstreute und ungenutzte Intranetlandschaft wird vereinheitlicht, die Akzeptanz und der Umgang mit bewährten und neuen Lösungen steigt.

Die aus Offenheit und Flexibilität resultierenden Vorteile machen deutlich, dass der Einsatz eines Open Source Portals im Unternehmensumfeld eine wirtschaftlich sinnvolle Kombination aus Qualität, Funktionalität und Preis-Leistung darstellen kann. Insbesondere für Lösungen mit hohem Anspruch an Funktionsvielfalt, Personalisierbarkeit und Zukunftssicherheit stellen Portale eine ernstzunehmende Alternative zu proprietären Eigenentwicklungen dar.

Wie bei vielen IT-Lösungen gilt allerdings auch hier: um die erfolgreiche Integration in ein Unternehmen zu gewährleisten, sollte bei der fachliche Konzeption und der technischen Integration Rückhalt durch einen erfahrenden Dienstleister eingeholt werden. Auf diese Weise bietet die Einführung eines Unternehmensportals die Chance und das Potential, sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern.