8 bekannte Autoren der der Social Intranet Szene  behandeln fachliche-organisatorische, technologische und für das Change Management relevante Themen für die Planung und Umsetzung von Social Intranet Initiativen.

Die sechs Thesen von Frank Schönefeld zur Weiterentwicklung des Intranets und dem daraus ableitbaren Nutzen, regen zum Nachdenken an. Insbesondere die sechste These: “  Gute Zusammenarbeit erfodert  zwei Drittel Führungsqualität und ein Drittel Technologiefähigkeit”- kann ich nur unterstützen. Diskussionspunkt wird allerdings immer noch bleiben, ob die Technologieentwicklungen die Arbeitsprozesse in Unternehmen und damit das Intranet verändern, oder ob sich die Arbeits-, Verhaltens- und Denkweisen verändern und zukünftig die Intranet-Entwicklungen dominieren werden.

Jane McConnell (Netstrategy/JMC) stellt die 5 Megatrends auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz dar: Einstiegspunkt, Teams und Zusammenarbeit, Zeit- und Ortsunabhängigkeit, Unmittelbarkeit, Menschen.

Frank Wolf (T-Systems MMS) beschreibt einen pragmatisch, gut nutzbaren Rahmen für die Planung und Umsetzung eines Social Intranet Projekts. Insbesondere das  Kapitel über das Spannungsfeld zwischen Planung und Improvisation ist lesenswert und für jeden gut nachvollziehbar, der in der konkreten Umsetzungsverantwortung eines Social Intranets steht.

Der Ausflug zum Nutzen und ROI eines sozialen Intranets von Professor Joachim Niemeier ist sehr lesenswert.  Niemeier kommt zu dabei zu dem Ergebnis, dass reine Quantifizierung den tatsächlichen Wert nicht greifbar machen kann. Diese Schlussfolgerung  ist nach meiner Meinung jedoch nicht überraschend. Bei einem Social Intranet handelt es sich meiner Auffassung nach nicht um ein Projekt, sondern um eine strategisch, angelegte Initiative, die einen grundlegenden Wandel der Zusammenarbeit und Kommunikationsprozesse im Unternehmen begründet.

Wilhelm Buhses Konzept des ” Reverse Mentoring ist auch sehr interessant und die Überlegung wert, es einfach auszuprobieren: Er beschreibt dabie das Konzept, das  Senior Führungskräften durch junge „Digital Natives“ als Vorbereitung für das Enterprise 2.0 geschult werden sollen.

Die von Sean McNiven (SAP AG) dargestellten Verhaltensregeln für SAP Mitarbeiter zur Social Media Nutzung  ist eine sehr gute Blaupause, die in das eigene Unternehmen übertragen werden kann. Mit zunehmender Durchdringung von 2.0 Ansätzen, der Verschmelzung des Internets mit dem Intranet und der Öffnung von Kommunikationsprozessen entstehen neue Anforderungen an die Mitarbeiter:  Social Media Kompetenz gehört heute zu den wichtigen Skills eines Mitarbeiters.

Professor Karsten Wendland (Hochschule Aalen) beleuchtet den Zusammenhang zwischen Unternehmenskultur sowie IT. Insbesondere die These, dass IT-Projekte  soziale Projekte sind, kann ich aus meiner eigenen Projekterfahrung sehr gut nachvollziehen.

Tony Byrne (CEO Real Story Group) vermittelt einen Überblick über die Social Intranet Tools und ordnet diese in eine Content Technology Vendor Map ein. Für  Einsteiger in die teilweise unübersichtliche 2.0 Toolwelt ein guter Ausgangs- und Einstiegspunkt. Auch obwohl ich-  natürlich aus Eigeninteresse- bei den Microblogging/ActivityStream Anbietern noch Communote vermisse.

Praktische Tipps und Hinweise konnte ich dem Beitrag von Jan Jursa und Ulf Sthamer (T-Systems MMS) zur Informationsarchitektur des Social Intranets entnehmen. Was ist bei der Strukturierung eines Social Intranets zu beachten? Wie kann dem Information Overload begegnet werden? Dies sind interessante Fragestellungen, die hier anhand von Beispielen beleuchtet werden.

Der Aufsatz von Thomas Müller (Business Software Solutions) zur optimierten, unternehmensweiten Suche rundet das Buch sehr gut ab. Denn wir alle wissen: eine unternehmensweite  Suchfunktion kann und darf  in keinem Social Intranet fehlen.

In den anschließenden sechs Fallstudien der ING-DiBa, Deutschen Telekom, Bayer AG, SAP und T-Systems MMS kann man sich von den Erfahrungen inspirieren lassen.

Fazit

Das Buch liefert einen hilfreichen Überblick, beleuchtet verschiedene Aspekte der Organisation, Technologie und Einführung von Social Intranets und ist insbesondere auch für Einsteiger leicht verständlich und lesenswert.

Das zweite Communardo Enterprise 2.0 Forum fand letzte Woche anlässlich unseres zehnjährigen Firmenjubiläums am 22. Juni 2011 in Dresden statt. In den Communardo Trendforen stehen die aktuellen Trends und visonären Entwicklungen für den produktiven Unternehmenseinsatz von Social Software im Mittelpunkt.

Frau Birgit Gebhardt, Geschäftsführerin des Trendbüro, zeigte in Ihrem Vortrag sehr plastisch die deutliche Veränderung der Kommunikationsprozesse, vor der die Unternehmen stehen. Die revolutionären Entwicklungen im Internet durch das Web 2.0, wie bspw. Twitter, Facebook & Co. greifen zunehmend auch auf die unternehmensinternen Kommunikationsprozesse über.  Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten akzeptieren behäbige, umständliche Formen der Zusammenarbeit nicht mehr und fordern die Geschwindigkeit, Transparenz sowie Vernetzung, die sie aus dem Web 2.0 gewohnt sind.

“Kollektive Intelligenz, hierarchiefreie Kommunikation und Open Innovation sind die Vorteile, die unternehmensintern eine neue Struktur verlangen, die nicht nur die Kommunikation nach außen betrifft, sondern alle Mitarbeiter in allen Abteilungen enger und durchlässiger miteinander kurzschließt.” so Frau Gebhardt vom Trendbüro.

Das Trendbüro, als strategisches Beratungsunternehmen für gesellschaftlichen Wandel, und die Muttergesellschaft Avantgarde, als führende Agentur für Marken- und Live-Kommunikation, haben ein solch lebendiges Intranet à la Facebook auf ihre Bedürfnisse hin gemeinsam mit Communardo und auf Basis von Communote co-entwickelt. 300 Mitarbeiter kommunizieren an weltweit 13 Standorten per Microblogging. Jede Anregung, Projektinfo oder (nicht-exklusive) Präsentation landet im internen Intranet, das einer Mischung aus Facebook und Twitter gleicht.

(Klicken Sie auf das Bild, um die Bildergalerie zu durchblättern)

In dem zweiten Vortrag gab Jens Osthues, Teamleiter Communote, den Ausblick auf “Enterprise Activity Streams” und Enterprise Microblogging sowie deren Bedeutung, sowohl für Unternehmen als auch für die gesamte vernetzte Lieferkette. Intern kommunizieren wie mit Twitter, mit Kollegen vernetzen wie in Facebook und Wissensmanagement wie Wikipedia, das wird nun auch in den Unternehmen gefordert. Microblogging etabliert sich dabei zunehmend als ernsthafte Ergänzung oder sogar Alternative für die interne Email Kommunikation.  Allerdings werden in einer Vielzahl von Systemen Nachrichten, Aktivitäten und Statusinformationen erzeugt, sowohl manuell als auch automatisch. Der nächste logische Entwicklungsschritt für die “Microblogging Streams”  ist daher die “intelligente” Aggregation und personalisierte Aufbereitung aller erzeugten Nachrichten verschiedener Systeme in einem “Activity Stream”.

“Die Mitarbeiter sind so gut und so aktuell informiert wie nie zuvor, die aktuelle Herausforderung ist es nun, Activity Streams intelligent zu integrieren und überschaubar zu machen.”, so Jens Osthues auf die Frage zum nächsten Entwicklungsschritt für Communote.

Der spannende Vortrag “Wikinomics in the Enterprise 2.0″ von Dr. Frank Schönefeld, COO T-Systems Multimedia Solutions sowie Autor des “Praxisleitfadens Enterprise 2.0″, richtete den Blick darauf, wie Unternehmen direkt und indirekt von Enterprise 2.0 profitieren können. Mit der Referenzarchitektur für das Enterprise 2.0 wird ein übersichtliches Gesamtbild zur Einordnung der verschiedenen technologischen Entwicklungen und Funktionaliäten dargestellt. Als sehr praktische Realisierungshilfe wurden ca. 60 Blueprints in 9 verschiedenen Unternehmensbereichen identifiziert und bewertet. Gerade zu Projektbeginn stellt sich meist die Frage, mit welchen Anwendungsfällen denn  sinnvoll gestartet werden kann. Das Buch “Praxisleitfaden Enterprise 2.0” von Dr. Frank Schönefeld ist für jeden zu empfehlen, der sich konkret mit der Umsetzung von Enterprise 2.0 im Unternehmen beschäftigt.

Das “Enterprise Facebook” und der auf Social Software basierende “Collaboration Workplace” sind nachhaltig in den Unternehmen angekommen. Doch was unterscheidet eigentlich den Collaboration Workplace vom “alten” Projektraum, was verändert sich tatsächlich und welche Auswirkungen hat das? Diese Fragestellung habe ich in meinem Vortrag “Collaboration Workplace trifft Social Communication” näher beleuchtet.

Die folgenden drei Prämissen sind dabei von zentraler Bedeutung:

• Der Collaboration Workplace ersetzt keine Geschäftsanwendungen wie CRM, ERP, SCM etc., sondern ist die übergreifende Ergänzung, um die bisher unstrukturierten,  Kommunikations- und Arbeitsprozesse effizienter, transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten.  D.h. der Collaboration Workplace adressiert die Prozesse zur projekt-, prozess- und organisationsübergreifenden Zusammenarbeit, wie z.B. Entscheidungs-, Abstimmungs-, Koordinations-, Problemlösungs-, Konzeptions- und dynamische ad-hoc-Prozesse.
• Nicht das Social Software Tool als solches ist ausschlaggebend, sondern die Änderung überholter Arbeitsweisen, d. h. zum Beispiel die Veränderung zur wikibasierten Konzpetion (2.0) vs. Dokumentenerstellung (1.0), oder die Microblogging-basierte “Echtzeit-Steuerung” (2.0) vs. Berichtswesen (1.0).
• Mit dem Collaboration Workplace reduzieren wir nicht “Emails, Posts oder Nachrichten”. Vielmehr sind wir der Überzeugung, dass wesentlich mehr, intensiver und umfassender kommuniziert werden müsste. Hier liegt eines der größten Produktivitätspotenziale für die nächsten Jahre. D.h. der Collaboration Workplace wird die Kommunikationsintensität erhöhen, aber auch gleichzeitig beherrschbar und überschaubar machen müssen.

Der Kommunikationsbedarf in Unternehmen steigt erheblich. Die zunehmende Komplexität von Technologien und Prozessen erhöht den Abstimmungsaufwand und erfordert gleichzeitig mit einer wachsenden Anzahl von Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten. Schnelle Ergebnisse und die effiziente Entscheidungsfindung sind auf Basis der Vielzahl an Informationen und beteiligten Personen mit alt hergebrachten Werkzugen, wie bspw. Email, heute nicht mehr zu erzielen. Daher setzt sich der Einsatz von Wikis, Microblogging und Netzwerkplattformen auch innerhalb von Unternehmen durch. Ein wesentliches Ziel ist dabei die Kommunikation in Projekten, in organisationsübergreifenden Prozessen und in der Unternehmensführung deutlich effizienter zu gestalten. Mehr dazu finden Sie im vollständigen Interview für den Visuelle PR Blog.

Welche Technologie letztendlich zum Einsatz kommt, ob beispielsweise ein spezialisiertes Enterprise Wiki System, wie z.B. Atlassian Confluence, ein umfassender Portal Framework, wie z.B. Microsoft SharePoint, oder ein Enterprise Microblogging System wie Communote, ist von den vorherrschenden Arbeitsprozessen und der Social Media Strategie des Unternehmens abhängig. Entscheidend für den Erfolg ist letztendlich, dass Sich die einzelnen Werkzeuge geeignet ergänzen, wie z.B. das Wiki für die Inhaltserstellung bzw. Dokumentation und das Microblogging System für die Kommunikation über Themen, Aufgaben, Inhalte und Dokumente.

Die Akzeptanz solcher Systeme wird hauptsächlich von der Führungskultur beeinflusst. Die Bereitschaft zur offenen, verantwortungsvollen Kommunikation sowie zur Weitergabe von Wissen wird letztendlich dadurch geprägt, wie Führungskräfte mit Wissen, Kritik sowie Informationen umgehen und Enterprise 2.0 vorleben.

Für die Communardo Software GmbH ist die Nutzung von Social Media sowie die Etablierung einer adäquaten Firmenkultur zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie. Die eigenen Corporate Blogs wie der Communardo Techblog und der Human Competence Blog befördern den internen Wissensaustausch und unterstützen in der Außendarstellung unserer Fachkompetenz. Das Wiki-basierte Intranet auf Basis von Atlassian Confluence für den Wissenaustausch und der SharePoint Team- und Projektraum für die Projektdokumentation erleichtern die verteilte Zusammenarbeit, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Mit dem Enterprise Microblogging System Communote wurde die Email für die interne Kommunikation nahezu vollständig abgelöst und hat sich zur zentralen Drehscheibe für die interne Abstimmung entwickelt. Im nächsten Schritt wird der Einsatz von Enterprise Mashups evaluiert, z.B. auf Basis des IBM Mashup Center,  um den Zugriff auf die relevanten Informationen und Zusammenhänge weiter zu verbessern.

Wir bedanken uns für das große Interesse im Nachgang und stehen für die weitere Diskussion gern bereit.

In Vorbereitung auf die CeBIT 2008, auf der wir das Enterprise Wiki Confluence und Einsatzmöglichkeiten im Wissensmanagement und in Zusammenhang mit Sharepoint vorstellen werden, wollte ich hier vorab noch einige Informationen aus der Blogwelt zu Atlassian zusammenstellen, die aus meiner Sicht zeigen, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben:

• Obwohl Sharepoint einen eigenen Wikiservice hat, wird nun das Wiki von Atlassian, Confluence, integriert. Da fragt man sich sicher, warum? Confluence war einfach besser als das Wiki von Sharepoint und „Microsoft’s customers were asking it to support Atlassian’s“. Aber wie es zu dieser Partnerschaft von David Confluence mit Goliath MS-Sharepoint kam, erzählen Jeffrey Walker, der Präsident und Mike Cannon-Brookes, CEO von Atlassian im Interview mit Robert Scoble in eigenen Worten im folgenden Video.

  Your browser does not support JavaScript. This media can be viewed at http://www.podtech.net/home/4392/microsoft-partners-with-atlassian-over-sharepoint-wiki

• Zur Integration von Confluence und Sharepoint stellt Jeffrey Walker in seinem Blog Radiowalker folgende Keyfeatures vor: „The Connector is available today with:
  • Search: Users can search SharePoint and Confluence content together from one place.
  • Content sharing: From within SharePoint, users can embed Confluence page contents allowing users to blend content.
  • Linking: Within Confluence, users can access SharePoint document facilities. By including SharePoint lists and content within Confluence, users, in a single click, can edit Microsoft Office documents.
  • Single Sign-On and Security: With one login, users can access both systems while seeing only what they have permission to view.”

• Wie das ganze dann aussehen kann, sieht man an diesem Beispielscreen:

• Natürlich können Sie auch im Blog von Atlassian dies alles und weiteres über die Entscheidung und Kooperation mit Microsoft lesen.

• Die Reaktion der Blogosphäre war überwiegend positiv beeindruckt. Zwei Stimmen dazu:
  • Die Konfluenz zweier Welten: “the flow-oriented thinking and collaboration, represented by Confluence, the market-leading enterprise wiki, and the more traditional approach of documents, lists, folders, represented by Microsoft SharePoint. Or perhaps it’s a right-brain / left-brain thing.”
  • Die Befreiung der Organisationen von einer One size fits all Mentalität: “enables them to let people choose the best tool for their work – with the knowledge that no matter what they choose the tools will work together.”

• Ein Best Practice Case zur Entwicklung und Einführung eines Intranets auf Basis von Confluence wird bei engineer exzellent und detailliert beschrieben. Heute integriert dort das Intranet neben einer Menge von Inhalten auch den direkten Zugang zu Data Warehouse, CRM und internen operativen Systemen. Ein gutes Beispiel für Enterprise 2.0.

Über unsere eigenen Erfahrungen und Best Practice Beispiele im Zusammenhang mit Confluence und der Beziehung zu Atlassian werden wir im weiteren Verlauf hier in diesem Blog berichten.

Zur Pressemitteilung.

• Tools sind intuitiv und einfach zu bedienen.
• Menschen und spezifische Informationen sind schnell und einfach zu finden.
• Soziale Tools erlauben persönliche Ausdrucksweise und das Teilen gemeinsamer Interessen.

Alle Aspekte haben mit der Akzeptanz neuer Technologien zu tun. Ein Thema, das in den 80 und 90er Jahren eines der am meist diskutierten Kriterien bei der Spezifikation und Einführung neuer Technologiekonzepte gewesen war. Mit Web 2.0 scheint dieses Akzeptanzthema zumindest auf Nutzerebene weitgehend verschwunden zu sein.

Initiativen, die den Erfolg unterstützen, sind verbunden mit nicht-monetären Incentives, mit “Gärtnern” und “Evangelisten”, die mit offiziellem “Mindset” und klaren Zielen Strukturen beschleunigen helfen und nie müde werden, immer wieder die Vorzüge der Tools und Techniken zu erklären und die Unterschiede aufzuzeigen.

Don Tapscot beschreibt vier Treiber für die Veränderungen in den Unternehmen: Web 2.0 mit entsprechender Verbreitung von Breitbandtechnologien, die Netzwerk Generation, die mit Internet und Computer interagieren und sich in ihren persönlichen Netzwerken austauschen und bereits an den Bürotüren anklopfen, die soziale Revolution und damit verbundene Communityeffekte, die ökonomische Revolution mit neuen, disruptiven Geschäftsmodellen.

Wikipatterns werden in vier ausführlichen Posts bezugnehmend auf das Buch von Steward Mader bei Portals and KM im Vergleich zu Knowledge Management diskutiert. Interessant ist die Einteilung für den Einsatz von Wikis unter drei Themes:

1. Generierung von Inhalten als Wissenbasis, hierunter wird auch der Anwendungsbereich für das Wissensmanagement gesehen.
2. Gruppenarbeit in Projekten, zur Produktentwicklung und Eventplanung.
3. Kommunikationsplattform im Intranet und in Extranets, fürs Blogging, für die externe Kommunikation und als öffentliche Website.

Der Beitrag zu den Pilot Guidelines liefert eine Liste an Faktoren um einen erfolgreichen Wikipiloten zu starten. Die Aussage im dritten Beitrag zeigt uns, dass wir die sogenannten “Patterns” einmal auf den Prüfstand für Wissensmanagement stellen müssen:

”I found it interesting that many more of the good behaviors, what Stewart calls patterns, were also good Knowledge Management practices, while more of the bad behaviors or antipatterns are more unique to wikis.”

Wiki Intranets: Das Beispiel von Bluepedia der IBM drückt aus, dass Wikis für Menschen gerade in effizienten Unternehmen ein Werkzeug darstellen, ihr Wissen nicht mehr alleine suchen zu müssen:

„das Knowhow liegt in der Community. Die Technik ist kein Problem.“

Wikis als Redaktionssystem: Nach den Erfahrungen des redaktionellen Wissensmanagements eignen sich Wikis für die redaktionelle Arbeit

„am besten für Situationen, in denen alle Beteiligten gemeinsam und ohne Hierarchie oder komplexe Workflows an einem Projekt arbeiten.”

Mit anderen Worten: es werden die organisatorischen Regeln des Unternehmens und Grundsätze der Unternehmensführung, verknüpft mit informellen Kommunikationsprozessen und Nutzerinteressen. Dies muss letztendlich auch ein Ziel von Enterprise 2.0 sein.

Die Herausforderung besteht darin, erfolgreiche Lösungen des traditionellen Wissensmanagements und der Kollaboration mit Social Computing und Web 2.0 Anwendungen zu mischen. Hier liegen noch geringe Erfahrungen vor. Im Produktbereich wird daran gearbeitet. Man darf gespannt sein, was hier derzeit entwickelt wird.

• Eine 8-teilige Serie zum Einsatz von Blogs bei namics für das Wissensmanagement: wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, beim managen der Informationsflut, für Umfragen, für Management-Information. Die Serie wurde in Form von Videoposts produziert von Prof. Dr. Back Uni St. Gallen.
• Die Präsentation von Björn Negelmann zeigt, dass Enterprise 2.0 nicht nur aus der Einführung von Blogs und Wikis besteht sondern es geht um Nutzerpartizipation, um kollektive Intelligenz und die Flexibilität zur Veränderung.

• Eine Zusammenstellung von erfolgreichen Enterprise 2.0-Anwendungen in Unternehmen. Realisiert wurde u.a.: Intranet, Projektmanagement, Wikis, Blogs.
• Einige Fallstudien aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen.
• Wer sollte sich für Enterprise 2.0 interessieren? Mit der Nutzung von Web 2.0 in den Unternehmen verändern sich Verhalten, Kulturen, Kommunikation und damit Prozesse und Organisationsformen: ein Thema mit strategischer Bedeutung für Entscheider.
• Die organisatorischen Umgebungen, in denen Projekte stattfinden, verändern sich: interdisziplinäre Teams müssen koordiniert werden, formale und informale Kommunikationsprozesse finden statt. Moderne Projektleiter kennen die Vorteile von Social Software Tools.
• Die Vorteile und Barrieren für Enterprise Social Bookmaring: die Suche nach Experten, speziellem Wissen, diskutierten Themen und Inhalten; von Mitarbeitern geprägte Inhaltestrukturierung. Aber immer wieder wird die Frage nach der Unternehmenskultur gestellt.
• Wie können Unternehmen Twitter produktiv einsetzen? Es werden sieben Einsatzmöglichkeiten vorgestellt, die vor allem damit zu tun haben, dass Mitarbeiter Informationen an ihre Community/Team senden, um die Kontinuität der Zusammenarbeit zu sichern.