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Open Source Portale im Unternehmenseinsatz

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Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmes hängt von vielen Faktoren ab. Neben leistungsstarken Produkten, einem tragfähigen Konzept und einer engagierten Führung wird die Durchsetzungskraft einer Firma vor allem durch einen Faktor bestimmt: die Mitarbeiter. Die Effektivität und Effizienz, mit der die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre tägliche Arbeit verrichten, entscheidet maßgeblich über dessen Leistungsfähigkeit. In modernen Unternehmen gewinnt dabei die Ressource Information immer mehr an Bedeutung. Wie erfolgreich ein Angestellter seiner Tätigkeit nachgehen kann, hängt entscheidend davon ab, ob ihm die dafür benötigten Informationen ohne lange “Dienstwege” zu jeder Zeit und – z.B. im Außendienst – an jedem Ort zur Verfügung stehen. Probleme müssen gelöst, Prozesse eingehalten und neues Wissen verarbeitet werden. Für die Gestaltung eines Unternehmes ergeben sich daraus neue, vielschichtige Anforderungen. Wie kann man Mitarbeitern Zugang zu Informationen ermöglichen, die für sie wichtig sind? Wie lässt sich internes Know-How team- und projektübergreifend verwalten? Wie lassen sich Geschäftsprozesse optimieren, die Prozessqualität steigern und die Kosten senken?

Herausforderungen Intranetportal

Moderne Intranetlösungen stellen Werkzeuge für die Erfüllung dieser Anforderungen bereit. Wikis strukturieren firmeninternes Wissen, Content-Management Systeme verwalten Dateien und Dokumente, CRM-Systeme erfassen Kundendaten, ERP-Systeme organisieren den Einsatz vorhandener Ressourcen. An dieser Aufzählung wird jedoch die gemeinsame Schwachstelle dieser Lösungen deutlich: so zahlreich wie die Anforderungen in einem modernen Unternehmen sind, so zahlreich sind die Lösungen, mit denen sie umgesetzt werden. In einem üblichen Intranet können durchaus 5 oder mehr Systeme gleichzeitig im Einsatz sein – jedes als “Insellösung” mit einem klar definierten Einsatzgebiet. Es liegt auf der Hand, dass aus dieser Vielfalt Probleme erwachsen. Im Normalfall verfügt jedes dieser Systeme über eine eigene Benutzerverwaltung, eigene Oberflächen und ein eigenes Bedienkonzept. Zudem erschweren fehlende Standards die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen einzelnen Software-Produkten.

An dieser Problemstellung setzen webbasierte Portalsysteme an. Dabei ist zunächst festzuhalten: wo bereits bewährte Intranetlösungen exisitieren, werden diese durch den Einsatz einer Portallösung keinesfalls ersetzt. Vielmehr agieren Portale eine Ebene über bestehenden Wikis, CMS oder ERP-Systemen: sie integrieren die in einem Netzwerk vorhandenen IT-Systeme unter einer gemeinsamen Oberfläche und kombinieren deren Funktionalität zu einer neuen, zentralen Informations- und Prozessplattform. Gleichzeitig können durch den Einsatz mitgelieferter Out-of-the-box Funktionalität sowie durch die Integration neuer Systeme vorhandene Lücken effektiv geschlossen werden. Auf diese Weise schaffen Portale Einheitlichkeit. Benutzer müssen sich nicht mehr in allen Systemen einzeln anmelden; nach der einmaligen Eingabe von Benutzernamen und Passwort für das Portal ist der Nutzer in allen integrierten Systemen authentifiziert (Single Sign-On). Da der Zugriff über einen Browser erfolgt, sind keine zusätzlichen Software-Installationen notwendig. Gleichzeitig können die Mitarbeiter das Portal von jedem internetfähigen Rechner aus benutzen.

Ein Portalsystem kann verschiedene Schwerpunkte aufweisen, deren Ausprägung je nach Einsatzgebiet variieren kann.

  • Informationsportal – Aus klassischen Content-Management Systemen bekannte Funktionen können in Portallösungen integriert und unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst werden. Der Einsatz von Formularen, Vorlagen und Workflows gewährleistet auch in hochgradig strukturierten Prozessen einen klar definierten Arbeitsablauf.
  • Wissensportal – Mitarbeiter können ihren Erfahrungsschatz, ihre Ideen, Konzepte und Strategien in einer gemeinsamen Wissensbasis verwalten. Das Know-How einer Firma wird strukturiert verwaltet und kann zentral recherchiert werden. Jeder kann seine Erfahrungen mit Anderen teilen und gleichtzeig vom Wissen seiner Kollegen profitieren.
  • Projektportal – Eine gemeinsame Arbeitsplattform verbessert die Zusammenarbeit räumlich verteilter Mitarbeiter und Teams. Teamräume fördern die Kommunikation und schaffen einen Platz für das kollaborative Lösen von Problemen.
  • Social Networks – Die Vernetzung der Mitarbeiter schafft neue Wege der Kommunikation, fördert den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl. Alle Angestellten erhalten einen besseren Überblick, welches Wissen in ihrem Unternehmen vorhanden ist und an wen sie sich bei Problemen wenden können.
  • Prozessportal – Durch die Steuerung von Workflows können Portale gewährleisten, dass Arbeitsabläufe nach einem vorgegebenen Schema ablaufen. Prozesschritte können automatisiert und die Aktivitäten der beteiligten Personen besser koordiniert werden.
  • Integration Services – Moderne Portallösungen verfügen über Schnittstellen zu allen geschäftsrelevanten Applikationen und Services. Bestehende Funktionalität wird dabei unter einer gemeinsamen Oberfläche gebündelt.

Unabhängig von der konkreten Ausprägung verbindet Portallösungen ein gemeinsames Merkmal: die flexible Architektur ermöglicht eine personalisierbare Zusammenstellung von Informationen. Auf Wunsch kann jeder Nutzer eigene Sichten auf vorhadene Daten anlegen und in individuellen Oberflächen – den Dashboards – organisieren. Relevante Informationen werden gefiltert und zusammengefasst, Irrelevantes kann ausgeblendet werden. Durch die Bereitstellung vordefinierter Sichten erhalten Führungskräfte einen besseren Überblick über die Vorgänge in ihrem Unternehmen und sind jederzeit über aktuelle Statusmeldungen und Projektberichte informiert. Mitarbeiter können die für sie relevanten Team- und Projektinformationen auf einen Blick einsehen und auswerten.

Überblick Portallösung

Besonders bei Portalsystemen hat sich die Verwendung von Open Source Software (z.B. Liferay, JetSpeed, JBoss) im Unternehmenseinsatz als vorteilhaft erwiesen. Dank der Standardkonformität und Interoperabilität, auf die in der Open-Source Gemeinde besonderer Wert gelegt wird, entstehen systemoffene und flexibel erweiterbare Lösungen. Teure Individualentwicklungen für Datenmigration und proprietäre Kommunikation entfallen. Durch die große Gemeinde an freiwilligen Entwicklern wird die Qualität der zugrunde liegenden Software sowie eine fortlaufende, kostenlose Weiterentwicklung garantiert. Auch unternehmenskritische Aspekte wie Sicherheit, effiziente Suche sowie Skalierbarkeit sind Schwerpunkte aktueller Entwicklungen und müssen den Vergleich mit kommerziellen Systemen nicht scheuen. Für viele Unternehmen spielt natürlich auch die Kostenersparnis durch die Lizenzkostenfreiheit von Open Source Software eine wichtige Rolle. Dieser Aspekt sollte allerdings nicht der Ausschlaggebende sein – auch bei Open Source Produkten entstehen Kosten für Betrieb und Wartung, für das Training der Mitarbeiter sowie die Integration von Drittsystemen. Eine Amortisation der anfänglichen Investition ist dabei nach etwa einem bis drei Jahren realistisch.

Im Vergleich verschiedener Open Source Portale hat sich insbesondere Liferay als praktikable Lösung für den Unternehmenseinsatz etabliert und ist unter anderem bei der Lufthansa, der Deutschen Post und der BMW AG im Einsatz. Dank der Vielzahl mitgelieferter Portlets lässt sich bereits Out-of-the-box ein funktionales Intra- und Internetportal erstellen. Die – im Vergleich zu JetSpeed und JBoss – überragende Unterstützung von Standards (u.a. JSR 168, JSR 286, JSF-314, WSRP, Hessian/Burlap, REST, RMI, Mikroformat) garantiert ein interoperables und zukunftssicheres System.

Vergleicht man das dargestellte Potential eines webbasierten Unternehmensportals mit den Eingangs angeführten Anforderungen an moderne Unternehmen, werden die Vorteile für alle Beteiligten deutlich: Mitarbeiter erlangen an zentraler Stelle Zugang zu allen Informationen, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benötigen. Internes Know-How kann team- und projektübergreifend verwaltet werden und steht allen Mitarbeitern dauerhaft zur Verfügung. Führungskräfte sind jederzeit über das firmeninterne Geschehen informiert. Eine u.U. zerstreute und ungenutzte Intranetlandschaft wird vereinheitlicht, die Akzeptanz und der Umgang mit bewährten und neuen Lösungen steigt.

Die aus Offenheit und Flexibilität resultierenden Vorteile machen deutlich, dass der Einsatz eines Open Source Portals im Unternehmensumfeld eine wirtschaftlich sinnvolle Kombination aus Qualität, Funktionalität und Preis-Leistung darstellen kann. Insbesondere für Lösungen mit hohem Anspruch an Funktionsvielfalt, Personalisierbarkeit und Zukunftssicherheit stellen Portale eine ernstzunehmende Alternative zu proprietären Eigenentwicklungen dar.

Wie bei vielen IT-Lösungen gilt allerdings auch hier: um die erfolgreiche Integration in ein Unternehmen zu gewährleisten, sollte bei der fachliche Konzeption und der technischen Integration Rückhalt durch einen erfahrenden Dienstleister eingeholt werden. Auf diese Weise bietet die Einführung eines Unternehmensportals die Chance und das Potential, sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu steigern.

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2 Antworten zu:
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  2. claudia_lu
    17. August 2009, 20:53 Uhr

    Open Source Portale im Unternehmenseinsatz http://tinyurl.com/qsf9sp
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