Human Network Competence

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Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence

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Wir leben in einer spannenden Zeit. Nachdem Intranets über viele Jahre das Dasein eines zentral redaktionierten Informationsportals fristeten, welches von den Mitarbeitern oft nur mit Desinteresse gestraft worden ist, bringt nun das Web 2.0 frischen Wind in die Unternehmen. Von Zentralabteilungen gut gehütete Intranet-Redaktionssysteme machen Platz für neue, von den Mitarbeitern selbst gestaltete Plattformen für Informationsaustausch und Zusammenarbeit.

Es gibt immer mehr Unternehmen, die diesen mutigen, aber konsequenten Schritt hin zu mehr Freiheit in der internen Kommunikation gehen. Über die Schweizer Synaxon AG wurde schon viel berichtet. Wir haben derzeit die Gelegenheit, unseren Kunden T-Systems Multimedia Solutions bei diesem Prozess zu begleiten. Ganz konkret geht es dabei um den Aufbau eines „Teamweb“ als neue wiki-basierte Kommunikationsplattform. Für diese Plattform wurde das Enterprise-Wiki System Confluence von Atlassian ausgewählt. Die Gründe hierfür lagen im Wesentlichen in der guten Abdeckung der für ein Intranet notwendigen Wiki-Funktionalität, in der guten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit und der Skalierbarkeit des Systems, welches den gestiegenen Anforderungen des in den letzten Jahren stark gewachsenen IT-Unternehmens gerecht werden muss.

Besonders hervorzuheben ist vor allem die breite Beteiligung der Fachbereiche an diesem Vorhaben. Im Kernteam sind nicht nur Vertreter der IT und des Realisierungspartners vertreten, sondern eben auch Mitstreiter aus verschiedenen Abteilungen, darunter Consultants, Abteilungsleiter und Vertreter aus dem Stab der Geschäftsführung. Diese Mischung macht Entscheidungen nicht immer einfach, dafür wird jedoch eine breite Verankerung im Hause erzielt und viele gute Ideen und Erfahrungen aus den eigenen Projekten können in die Entwicklung, einer echten Gemeinschaftsproduktion, einfließen.

Unsere Aufgabe als Implementierungspartner für Atlassian Confluence war neben der konzeptionellen Ausrichtung vor allem die technische Realisierung des Teamweb. Die Entwicklung erfolgte in kurzen mehrwöchigen Entwicklungsphasen, die jeweils einen Praxistest durch die Pilotnutzer beinhalteten. Dabei ging es vor allem um die CI/CD-konforme Anpassung der Oberfläche von Confluence-Themes, die Bereitstellung von speziellen Seitentemplates, die Erweiterung der Blogging-Funktionalität um wesentliche Features wie z.B. Tagclouds und Kategorien sowie um die Gestaltung eines persönlichen Bereiches für alle Mitarbeiter. Hinzu kamen Single-Sign-On Funktionen und die Einbindung von für die Arbeit im Teamweb nützlichen Plugins. In die Entwicklung sind unzählige Hinweise der IT-Consultants von T-Systems MMS eingeflossen. Dabei ist es immer wieder hochspannend zu beobachten, mit wieviel Ideenreichtum Mitarbeiter die Möglichkeiten von Confluence nutzen, um eigene Informationsangebote aufzubauen oder mit anderen Diensten zu verbinden. Auf diese Weise entstand u.a. eine persönliche Visitenkarte für alle Nutzer, die automatisch mit den Kontakt- und Fotodaten aus dem zentralen Mitarbeiterverzeichnis gefüllt wird.

Judith Schmalz hat unseren Ansatz für Wiki-basierte Intranet-Lösungen auch im Rahmen des Atlassian Usergroup Treffens am 23.10. in Berlin vorgestellt.


Das Teamweb bietet allen Abteilungen, Teams, Interessensgruppen und Mitarbeitern ein virtuelles Zuhause im Intranet. Mittlerweile sind viele Bereiche des Hauses mit eigenen Wikiseiten vertreten. Interessensgruppen können sich finden, un für ein Thema einen Bereich eröffnen. Mitarbeiter erhalten einen eigenen Bereich, der quasi als eigene Homepage mit Visitenkarte und Weblog dienst. Das Ganze ist selbstverständlich kein Zwang, sondern ein freiwilliges Angebot. Vor allem die Blogfunktionalität wird immer häufiger genutzt. Das Teamweb wird zunehmend zur Plattform für bereichsübergreifendes Wissensmanagement und die Zusammenarbeit. Beispielsweise erfolgte die Entwicklung der neuen Unternehmensstratege durch die Führungskräfte in einem sogenannten „StraWiki“ innerhalb des Teamweb. Nachdem die Strategiedefinition zunächst im kleinen Kreis (zugriffsgeschützt) erarbeitet wurde, folgte später die Öffnung für alle Mitarbeiter des Hauses. Dieses Vorgehen ist durchaus als „Best Practice“ anzusehen, denn zum einen wurde frühzeitig gezeigt, dass die Wikiplattform als Arbeitsmedium taugt und zum anderen wurden Mitarbeiter und Führungskräfte darüber frühzeitig mit dem Teamweb vertraut gemacht.

Ohne das Strawiki wäre der Strategieprozess nicht so gut umsetzbar gewesen, berichten beteiligte Führungskräfte. Man sei in der haus-internen Kommunikation einen großen Schritt vorangekommen, sagen andere. Doch die firmenweite Einführung braucht Zeit, durchdachte Kommunikation und viel Engagement. Erste gute Erfahrungen der „Leuchttürme“ müssen auch in anderen Bereichen umgesetzt werden. Noch sind nicht alle Bereiche an Bord. Die Verantwortlichen bei T-Systems MMS sprechen offen über ihre Erfahrungen auf dem Weg zum Enterprise 2.0. So führte Ulrike Reinhardt vor wenigen Wochen ein Interview mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann, die im Teamweb-Kernteam die Entwicklung ganz entscheidend vorangetrieben haben:

A video used to be embedded here but the service that it was hosted on has shut down.

In einem weiteren Interview mit Peter Klingenburg, dem Geschäftsführer von T-Systems Multimedia steht vor allem der Aspekt des Wissensmanagements im Mittelpunkt des Gesprächs:

A video used to be embedded here but the service that it was hosted on has shut down.

Darüberhinaus hat Stefan Ehrlich das Teamweb-Projekt auch in einer Session auf dem Barcamp Berlin 3 vorgestellt. Einen Live-Bericht dazu hat Martin Koser in seinem Blog verfasst.

Im Rahmen dieses Projekte wurden eine Reihe von Erfahrungswerten bestätigt, die im Rahmen von Intranet-Projekten immer wieder wichtig sind:

  • Es ist hilfreich und wichtig, frühzeitig Nutzer einzubeziehen und deren Feedback in die Entwicklung einfließen zu lassen.
  • Unternehmens-Wikis brauchen einen „Kümmerer“ oder „Wiki-Gärtner„, der mit Begeisterung für die Vorzüge der Plattform wirbt, neue Formen der Zusammenarbeit vorlebt und gute Praktiken aktiv vermittelt.
  • Es ist förderlich, wenn das Management hinter dem Team steht und aktiv an der Nutzung teilnimmt.
  • Wiki-Intranets werden in kurzer Zeit angenommen und für produktive Zwecke genutzt. Deshalb muss von Beginn an, trotz „Pilot“ und „Beta“ für einen stabilen Betrieb der Plattform mit Ausfallsicherheit, Backup und Systemmonitoring gesorgt werden.
  • Tagging ist nicht für alle Mitarbeiter sofort verständlich. Einige Hinweise und Regeln helfen, das Potential der Folksonomien im Unternehmen zu entfalten
  • Eine iterative Vorgehensweise in kleinen Schritten ist besser als ein „Big Bang“

Es liegt in der Natur der Sache, dass der Weg zum Intranet 2.0 noch lange an seinem Ende ist. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung des Teamweb und die Einsatzformen in der täglichen Praxis.

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8 Antworten zu:
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  1. […] Beitrag von Dirk Röhrborn: Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence http://www.humannetworkcompetence.de/2008/10/28/der-spannende-weg-zum-intranet-20-firmen-wiki-als-te… […]

  2. […] Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence […]

  3. Experts profile: Dirk Röhrborn
    25. Februar 2009, 17:32 Uhr

    […] Der spannende Weg zum Intranet 2.0: Firmen-Wiki als Teamweb mit Atlassian Confluence […]

  4. Dirk Röhrborn
    20. November 2008, 17:08 Uhr

    In der Computerwoche ist ein weiterer interessanter Bericht zum Teamweb erschienen:
    http://www.computerwoche.de/job_karriere/personal_management/1878893/

  5. Dirk Röhrborn
    12. November 2008, 14:31 Uhr

    Hallo Ludwig, vielen Dank für Deine Rückmeldung und den Hinweis zu den Videos, welche jetzt auch wieder angezeigt werden. Viele Grüße nach München, Dirk.

  6. Ludwig
    11. November 2008, 21:02 Uhr

    Hallo. Ich mag es wirklich wenn ein Beitrag ausführlich ist und sich Zeit für die Details nimmt sowie einzelne Aspekte. Danke für den Artikel. Ich hätte auch gerne noch die Interviews mit Stefan Ehrlich und Berit Jungmann gesehen, aber leider werden sie nicht angezeigt – nicht im FF 3 und nicht in der aktuellsten Opera-Version. Ich würde mich freuen wenn ihr das reparieren könntet. Danke und viele Grüße, Ludwig

  7. Tino Böhler
    4. November 2008, 11:45 Uhr

    Es ist erstaunlich, wie sich gewisse Dinge im Leben wiederholen, wenn auch in Varianten: So erinnert mich das Thema „Teamweb“ an die erfolgreiche Einführung von Fertigungsinseln (als Ersatz für die stupide und wenig motivierende Fließbandarbeit) in der Produktionslogistik der Automobilindustrie, hierzu eine interessante Definition bei LexisNexis: „Als Fertigungsinsel bezeichnet man eine Form der Gruppenarbeit, bei der eine bestimmte Fertigungsaufgabe durch mehrere Arbeitskräfte gemeinsam an einem Ort, an dem alle Betriebsmittel zusammengefasst sind, erledigt wird. Die Verantwortung für die Arbeitsteilung und Organisation liegt in der Gruppe, die an der Fertigungsinsel arbeitet. […] Die Gruppenmitglieder müssen in der Lage sein, verschiedene Maschinen in der Fertigungsinsel zu bedienen und bei Bedarf auch die Aufgaben anderer Kollegen zu übernehmen. Ein entscheidender Aspekt für diese Art der Fertigung ist daher die Bereitschaft und Fähigkeit der Mitarbeiter, verschiedene Tätigkeiten auszuüben, unmittelbare Verantwortung für die Produktionsziele zu übernehmen und eng mit den anderen Kollegen zusammenzuarbeiten. Dieses Konzept der Gruppenarbeit wurde in der jüngeren Vergangenheit daher vor allem dort eingesetzt, wo die Fließfertigung auf Grund mangelnder Motivation an Grenzen stieß. Fertigungsinseln haben in solchen Fällen u.a. zur Verringerung der Fehlzeiten, zur Erhöhung der Qualität und zu verstärkter Höherqualifizierung der Mitarbeiter geführt.“ Bei aller Unterschiedlichkeit – zum beschriebenen, wissensbasierten Teamweb inklusive des Endprodukts – sind meiner Meinung nach dennoch ein paar ganz wesentliche Begriffe und damit Gemeinsamkeiten u.v.a. Stärken hervorzuheben wie „Verantwortung für Ziele“, „Motivation“ oder auch „Höherqualifizierung“. Sicher, es gibt in jeder sozialen Gemeinschaft, sei dies das Unternehmen, die Familie, die Schule oder der Verein, immer Einzelgänger oder Einzelkämpfer. Doch bleiben gemeinsam erzielte Erfolge innerhalb eines Unternehmens – um die es hier gehen soll – die dauerhaftesten und manifestieren sich zudem bei allen an diesem Erfolg beteiligten Teammitgliedern nachhaltig im Gedächtnis. Insofern kann man den Verantwortlichen in den Unternehmen heute nur zurufen: ‚Öffnet euch für neue, zeitgemäße Formen einer offenen Unternehmens- und damit Kommunikationskultur im Enterprise 2.0 nutzt die vorhanden, praxiserprobten Werkzeuge wie etwa das Atlassian-Tool Confluence – das u.a. auch von Unternehmen wie Siemens, Microsoft, Deutsche Bank und auch Disney eingesetzt wird – und greift auch auf die Spezialisten in diesem Gebiet wie etwa Communardo zurück. Legt die Potenziale eurer Mitarbeiter frei, nutzt deren Wissen noch stärker für den und beteiligt sie damit am Unternehmenserfolg. Reist die Bestandssicherungsmauern in den Köpfen ein, macht Platz für die Zukunft!’ Denn: die hat bekanntermaßen schon heute begonnen.

  8. Bill
    29. Oktober 2008, 00:52 Uhr

    Thank you for sharing your story about creating an „Intranet 2.0.“ Keep us posted on how things progress. One idea for driving adoption is to encourage all new employees to create an introductory blog post on their first day. It gets them accustomed to blogging and also allows everyone in the company a chance to welcome them to the company by commenting on the blog post.
    ——-
    Vielen Dank das Sie Ihre Geschichte über die Implementierung eines „Intranets 2.0“ mit der Öffentlichkeit teilen. Bitte halten Sie uns auf dem laufenden wie das Projekt fortschreitet.

    Eine Idee die mit der Akzeptanz helfen kann ist neue Mitarbeiter anzuregen einen Blog Post zu schreiben um sich dem Rest der Firma vorzustellen. Das hilft neuen Mitarbeitern gleich von Anfang an an das Bloggen zu gewöhnen und erlaubt es dem Rest der Firma den neuen Mitarbeiter Wilkommen zu heissen indem man Ihm/Ihr einen Kommentar hinterlässt.

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